Conditions générales d'utilisation et de vente, et protection des données personnelles

Version du 10 octobre 2026. Ces conditions s'appliquent à toute personne qui crée un compte Prophetix, souscrit un abonnement ou utilise une application du catalogue.

1. Langue officielle et portée

Les présentes conditions sont publiées en français, en anglais, en allemand, en italien et en espagnol. Le français est la langue officielle : seule la version française fait foi. Les autres versions sont des traductions fournies pour faciliter la lecture ; en cas de différence ou de doute, le texte français l'emporte.

Les chapitres sur la protection des données personnelles (section 13) et l'accord de traitement des données (section 14) font partie des conditions générales. Pour toute question sur ces textes, écrivez à dpo@prophetix.com.

2. Éditeur et contact

Le service est édité et exploité par Prophetix, dont l'identité, l'hébergeur et les coordonnées sont indiqués ci-dessous.

Protection des données (DPO): dpo@prophetix.com

3. Le service

Prophetix propose, par abonnement, un compte unique qui ouvre un catalogue d'applications : applications web utilisées dans le navigateur, applications à installer sur Windows ou Linux, applications Android. Le compte, les organisations, les sièges, les formules et les accès sont gérés par la plateforme de comptes (account.prophetix.com).

Le catalogue évolue : des applications sont ajoutées, modifiées ou retirées. Chaque application est présentée sur la vitrine (apps.prophetix.com) avec son état (disponible ou en préparation), ses fonctionnalités, ses limites connues et, quand elle existe, sa version pour votre système.

4. Compte et accès

Pour créer un compte, vous fournissez une adresse de courriel valide, un nom et un mot de passe, et vous acceptez les présentes conditions. Vous garantissez l'exactitude de ces informations et vous les mettez à jour.

Vos identifiants sont personnels. Vous ne les partagez pas ; chaque personne qui utilise le service a son propre accès. Le nombre de sessions ouvertes en même temps est limité. Vous pouvez activer la double authentification et vous êtes responsable de la sécurité de vos appareils et de vos identifiants.

Une organisation (entreprise, famille, groupe) a un responsable. Le responsable invite les membres, attribue les sièges, choisit les applications autorisées et peut retirer un accès à tout moment. Une invitation s'accepte avec une adresse de courriel confirmée.

5. Abonnement, prix et paiement

L'abonnement est mensuel et sans engagement de durée. Le prix est celui qui est affiché dans le portail au moment de la souscription, par siège et par mois ; il peut évoluer pour l'avenir, avec une information préalable avant le renouvellement concerné.

Le paiement s'effectue en ligne par l'intermédiaire du prestataire de paiement Stripe. Prophetix ne conserve pas les numéros de carte bancaire.

Vous pouvez résilier à tout moment depuis le portail. La résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée, pendant laquelle l'accès est maintenu. Les sommes versées pour une période commencée ne sont pas remboursées, sauf obligation légale.

Si vous agissez en tant que consommateur, vous disposez du droit de rétractation prévu par la loi. Lorsque le service numérique est mis à votre disposition à votre demande avant la fin du délai de rétractation, la loi prévoit que vous payez la part du service déjà fournie ou, selon les cas, que vous renoncez à ce droit.

6. Les applications

Chaque fiche de la vitrine indique l'état de l'application. Une application « en préparation » n'est pas encore ouverte à tous ; elle est annoncée avec son échéance. Les fiches indiquent aussi ce qui n'est pas encore fait ou n'a pas été éprouvé dans des conditions réelles : ces limites font partie de la description du service.

Prophetix n'affirme la conformité d'aucune application à une loi, une norme ou une réglementation (comptabilité, fiscalité, paie, droit du travail, protection des données…). Les modèles de documents et les jeux de règles fournis sont des aides : ils doivent être relus et validés par votre propre conseil avant usage.

7. Usage du service et obligations

Vous utilisez le service conformément à la loi et aux présentes conditions. Il est interdit notamment : d'y stocker ou d'y diffuser des contenus illicites ; de tenter d'accéder aux données d'une autre organisation ; de perturber le service ou d'en contourner les limites ; de revendre ou de partager un accès individuel.

Vous êtes responsable des contenus que vous saisissez et, lorsque vous y inscrivez des données concernant d'autres personnes (salariés, locataires, clients, enfants, contacts…), de leur licéité, de leur exactitude et de l'information de ces personnes (voir la section 13).

Prophetix peut suspendre un accès en cas de manquement grave ou d'atteinte à la sécurité, après information lorsque c'est possible.

8. Propriété et données du client

Prophetix conserve tous les droits sur le service, les applications, les textes et les marques. Vous disposez d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non transférable, pendant la durée de votre abonnement.

Les données que vous saisissez appartiennent à votre organisation, pas à la personne qui quitte l'organisation. Prophetix ne les utilise que pour fournir le service et selon vos instructions (voir les sections 13 et 14). Prophetix n'utilise pas les données de ses clients pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

9. Disponibilité, support et responsabilité

Prophetix met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité et la sécurité du service, mais ne garantit pas un fonctionnement sans interruption ni sans erreur. Des sauvegardes techniques sont réalisées ; elles ne remplacent pas vos propres exports, que les applications permettent lorsqu'elles le proposent.

Dans les limites permises par la loi, la responsabilité de Prophetix est limitée aux dommages directs et prévisibles, et ne dépasse pas les sommes versées au titre des douze derniers mois précédant le fait générateur. Elle n'est pas exclue en cas de faute lourde ou dolosive, de dommage corporel, ni pour ce que la loi ne permet pas d'exclure, notamment à l'égard des consommateurs.

10. Fin du contrat, restitution et suppression des données

À la fin de l'abonnement ou à la fermeture d'une organisation :

l'accès aux applications est coupé ; les données de l'organisation sont conservées pendant une période de restitution de 30 jours, pendant laquelle le responsable de l'organisation peut en demander l'export en écrivant à dpo@prophetix.com ;
Prophetix supprime les données de l'organisation, y compris les pièces jointes, au plus tard 90 jours après la fermeture ;
les données effacées disparaissent aussi des sauvegardes techniques à l'expiration de leur durée de conservation, au plus 30 jours ;
les données de facturation (factures, identité de facturation) sont conservées 10 ans, comme la loi comptable l'impose ; les autres données personnelles du compte sont effacées ou anonymisées.

Vous pouvez aussi supprimer votre compte personnel depuis votre espace, tant que vous n'êtes pas l'unique responsable d'une organisation active.

11. Modification des conditions

Prophetix peut modifier les présentes conditions, notamment pour tenir compte d'une évolution du service ou de la loi. La version applicable est celle publiée sur cette page, avec sa date. Les modifications importantes vous sont signalées par courriel ou dans le portail avant leur entrée en vigueur ; si vous les refusez, vous pouvez résilier.

12. Droit applicable, langue et tribunal compétent

Les présentes conditions sont soumises au droit français. Elles sont rédigées en langue française, qui est la langue officielle du contrat et de tout échange contractuel.

À défaut d'accord amiable, tout litige relatif à leur formation, leur interprétation ou leur exécution relève de la compétence du tribunal de Metz (France). Cette clause ne prive pas le consommateur des règles impératives de compétence qui lui sont applicables, ni de la possibilité de recourir à la médiation de la consommation lorsque l'éditeur en désigne un (voir la section 2).

13. Protection des données personnelles (RGPD)

Cette partie décrit comment Prophetix traite les données personnelles, conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Elle complète la section 14, qui est l'accord de traitement des données.

13.1 Qui est responsable de quoi

Prophetix agit avec deux rôles différents :

responsable de traitement pour les données qu'il utilise pour ses propres besoins : votre compte, la facturation, la sécurité de la plateforme, les journaux de la plateforme et le site de présentation ;
sous-traitant pour les données que votre organisation saisit dans les applications (contacts, locataires, salariés, documents, messages…) : l'organisation cliente est alors responsable de traitement et décide des finalités ; Prophetix traite ces données selon ses instructions (section 14).

13.2 Contact protection des données (DPO)

Pour toute question ou demande relative aux données personnelles, écrivez au contact protection des données (DPO) : dpo@prophetix.com.

13.3 Données dont Prophetix est responsable de traitement

Compte et authentification : nom, adresse de courriel, mot de passe (conservé uniquement sous forme hachée), double authentification, sessions, appartenance aux organisations et rôles, acceptation des conditions. Base : l'exécution du contrat.
Appareils et licences : nom du poste, système, empreinte technique du poste et adresse IP lors de l'activation d'une application installée. Base : l'exécution du contrat et l'intérêt légitime de protéger le service contre les abus.
Journal d'usage de la plateforme : événements de connexion et d'usage, adresse IP et pays. Base : l'intérêt légitime (sécurité, détection des abus, preuve).
Facturation et paiement : identité de facturation, abonnement, factures ; les données de paiement sont traitées par Stripe. Base : l'exécution du contrat et l'obligation légale de conservation comptable.
Courriels de service : confirmation d'adresse, invitation, réinitialisation de mot de passe, avis relatifs à votre abonnement. Base : l'exécution du contrat.
Site de présentation (apps.prophetix.com) : aucun traceur et aucune ressource tierce, seulement des cookies techniques (protection contre la falsification de requêtes, répartition de charge entre serveurs) ; les journaux techniques du serveur peuvent contenir l'adresse IP des visiteurs.

Ces données sont fournies par vous ou produites par votre usage du service. Elles sont nécessaires à la fourniture du service ; sans elles, le compte ne peut pas être créé.

13.4 Données traitées pour le compte de l'organisation

Les données que votre organisation saisit dans les applications web, ou synchronise depuis une application installée vers les serveurs de Prophetix, sont traitées par Prophetix en tant que sous-traitant. Elles sont cloisonnées par organisation : un utilisateur n'accède qu'aux données de son organisation et selon son rôle. L'organisation est responsable de la licéité de ces données, de l'information des personnes concernées et de la réponse à leurs demandes ; Prophetix l'y aide (section 14).

Certaines applications traitent des données qui demandent une attention particulière (par exemple des données de salariés ou de santé, des enregistrements de réunions ou d'appels, la surveillance de postes ou d'enfants). Avant de les utiliser, l'organisation vérifie sa base légale et réalise, si la loi l'exige, une analyse d'impact. Les applications qui fonctionnent uniquement sur votre appareil ne transmettent pas leurs données à Prophetix ; leur fiche l'indique.

13.5 Sous-traitants ultérieurs et destinataires

Prophetix ne vend pas de données personnelles. Il fait appel à des prestataires, qui reçoivent des données dans la mesure nécessaire à leur mission :

l'hébergeur des serveurs, identifié à la section 2 ;
Stripe, pour le paiement des abonnements ;
OVHcloud, pour l'envoi des courriels de service ;
Google (Firebase Cloud Messaging) et Apple (notifications push), seulement lorsque l'exploitant active les notifications de validation de connexion sur un téléphone ;
des fournisseurs d'intelligence artificielle, de reconnaissance de texte ou de traduction, seulement lorsque vous ou votre organisation activez la fonction concernée et fournissez, le cas échéant, votre propre clé : par exemple Mistral, Anthropic, OpenAI, Microsoft Azure pour la reconnaissance d'images, ou les services de traduction en ligne MyMemory et LibreTranslate. La fiche de chaque application concernée l'indique, et l'application vous avertit avant l'envoi lorsque c'est prévu.

Lorsqu'un assistant d'intelligence artificielle est connecté à une application par le protocole MCP, il reçoit les réponses des outils que la personne lui autorise, avec les droits de cette personne. Le responsable de l'organisation peut interdire cet usage dans le portail.

La liste à jour des sous-traitants ultérieurs est celle de cette section. Les propriétaires d'organisation sont informés par courriel au moins 30 jours avant l'ajout d'un nouveau sous-traitant ultérieur qui traiterait leurs données.

13.6 Transferts hors de l'Union européenne

Prophetix héberge ses serveurs chez l'hébergeur et dans le pays indiqués à la section 2. Certains prestataires listés à la section 13.5 (paiement, notifications, intelligence artificielle, traduction) peuvent traiter des données en dehors de l'Union européenne. Un tel transfert n'a lieu que dans le cadre prévu par le chapitre V du RGPD : décision d'adéquation, clauses contractuelles types ou autre garantie appropriée. Pour les fonctions que vous activez vous-même, vous choisissez le fournisseur.

13.7 Durées de conservation

Compte : pendant la durée de l'abonnement, puis jusqu'à sa suppression ; un compte qui n'a jamais été confirmé est supprimé au bout de 30 jours.
Invitations : supprimées 30 jours après leur échéance ou leur refus.
Appareils et activations désactivés : supprimés 365 jours après leur dernière activité.
Signaux d'abus : 365 jours.
Journal d'usage de la plateforme (adresse IP, pays) : 730 jours.
Facturation : 10 ans, comme la loi comptable l'impose.
Données d'une organisation qui résilie : période de restitution de 30 jours, puis suppression au plus tard 90 jours après la fermeture (section 10).
Sauvegardes techniques : au plus 30 jours.
Les durées de conservation des données saisies dans les applications sont fixées par l'organisation responsable de traitement ; les applications proposent des purges et des durées lorsque leur fiche l'indique.

13.8 Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement lorsqu'un traitement repose sur celui-ci, et, lorsque la loi applicable le prévoit, de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour les données dont Prophetix est responsable (section 13.3) : exercez vos droits depuis votre espace personnel (téléchargement de vos données, suppression de votre compte) ou en écrivant à dpo@prophetix.com. Une réponse vous est donnée dans un délai d'un mois, prolongeable dans les cas prévus par la loi. Une pièce justificative peut être demandée si un doute existe sur votre identité.
Pour les données saisies par une organisation (section 13.4) : adressez-vous d'abord à l'organisation, qui est responsable de traitement. Si vous écrivez à Prophetix, votre demande lui est transmise et Prophetix l'aide à y répondre.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données de votre pays ; en France, la CNIL.

13.9 Sécurité

Prophetix met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : les échanges avec les services sont chiffrés (HTTPS) ; les mots de passe sont conservés sous forme hachée avec un algorithme éprouvé ; les secrets d'authentification sont chiffrés ; la double authentification est disponible ; l'accès aux données est cloisonné par organisation et par rôle ; les accès d'administration sont limités. Aucune mesure ne garantit une sécurité absolue : en cas de doute sur un accès, changez votre mot de passe et écrivez à dpo@prophetix.com.

13.10 Cookies et traceurs

Le site de présentation ne dépose aucun traceur : seuls des cookies techniques peuvent y être déposés (protection contre la falsification de requêtes, répartition de charge entre serveurs). Le portail et les applications web déposent uniquement des cookies techniques strictement nécessaires (maintien de la session, protection contre la falsification de requêtes, répartition de charge entre serveurs), qui ne demandent pas de consentement. Prophetix n'utilise ni publicité ni mesure d'audience par des tiers.

13.11 Violation de données

En cas de violation de données personnelles, Prophetix en informe l'organisation concernée sans délai indu après en avoir pris connaissance lorsqu'il agit comme sous-traitant, et notifie l'autorité de contrôle ainsi que les personnes concernées dans les conditions prévues par la loi lorsqu'il agit comme responsable de traitement.

13.12 Mineurs

Les comptes sont destinés aux personnes majeures. Lorsqu'un adulte renseigne des données concernant des enfants (par exemple dans une application familiale), il en est responsable de traitement et agit dans l'intérêt de l'enfant.

13.13 Évolution de cette partie

Cette partie peut évoluer, notamment lorsqu'une application ou un sous-traitant est ajouté. La date de la version figure en tête du document ; les changements importants sont signalés comme indiqué à la section 11.

14. Annexe — Accord de traitement des données (article 28 du RGPD)

Cet accord s'applique lorsque Prophetix traite des données personnelles pour le compte d'une organisation cliente (le responsable de traitement) ; il fait partie des conditions générales et prend effet à la création de l'organisation.

Objet et nature : héberger et traiter les données que le responsable de traitement saisit dans les applications ou synchronise vers les serveurs de Prophetix, pour lui permettre d'utiliser le service.
Durée : celle de l'abonnement, puis la période de restitution et de suppression de la section 10.
Finalités : la seule fourniture du service au responsable de traitement.
Catégories de personnes et de données : déterminées par le responsable de traitement selon les applications qu'il utilise (par exemple salariés, clients, contacts, locataires, membres d'une famille ; identité, coordonnées, données professionnelles, documents, messages) ; le responsable de traitement ne saisit des données de catégories particulières que dans les applications et conditions où la loi le permet.
Instructions : Prophetix ne traite les données que sur instruction documentée du responsable de traitement, qui résulte des présentes conditions et de l'usage des fonctions du service ; il l'informe s'il estime qu'une instruction enfreint la réglementation.
Confidentialité : les personnes autorisées à traiter les données sont tenues à la confidentialité.
Sécurité : les mesures de la section 13.9 ; Prophetix les adapte à l'état de l'art et aux risques.
Sous-traitants ultérieurs : le responsable de traitement donne une autorisation générale pour ceux de la section 13.5. Prophetix lui impose les mêmes obligations de protection ; il informe les propriétaires d'organisation au moins 30 jours avant tout ajout ou remplacement ; ceux-ci peuvent s'y opposer pour des motifs raisonnables, en résiliant sans pénalité.
Assistance : Prophetix aide le responsable de traitement à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement, portabilité, opposition) par les fonctions des applications et sur demande écrite à dpo@prophetix.com, ainsi que pour la sécurité, les violations de données et les analyses d'impact.
Violation : Prophetix notifie au responsable de traitement toute violation de données personnelles sans délai indu après en avoir pris connaissance, avec les éléments dont il dispose.
Fin du contrat : restitution puis suppression selon la section 10, sauf obligation légale de conservation.
Audit : Prophetix met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 et permet les audits raisonnables, sur demande écrite et préavis de 30 jours, une fois par an sauf incident, aux frais du responsable de traitement, sans accès aux données d'autres clients.
Transferts : voir la section 13.6.