Condiciones generales de uso y de contratación, y protección de los datos personales

Versión del 10 de octubre de 2026. Estas condiciones se aplican a toda persona que cree una cuenta de Prophetix, contrate una suscripción o utilice una aplicación del catálogo.

1. Lengua oficial y alcance

Las presentes condiciones se publican en francés, inglés, alemán, italiano y español. El francés es la lengua oficial: solo la versión en francés es auténtica y hace fe. Las demás versiones son traducciones facilitadas para hacer más fácil la lectura; en caso de diferencia o de duda, prevalece el texto en francés.

Los capítulos sobre la protección de los datos personales (sección 13) y el acuerdo de encargo del tratamiento de datos (sección 14) forman parte de las condiciones generales. Para cualquier cuestión sobre estos textos, escriba a dpo@prophetix.com.

2. Editor y contacto

El servicio es editado y explotado por Prophetix, cuya identidad, proveedor de alojamiento y datos de contacto se indican a continuación.

Protección de datos (DPD)

dpo@prophetix.com

3. El servicio

Prophetix ofrece, mediante suscripción, una cuenta única que da acceso a un catálogo de aplicaciones: aplicaciones web que se utilizan en el navegador, aplicaciones que se instalan en Windows o Linux y aplicaciones Android. La cuenta, las organizaciones, los puestos, las fórmulas y los accesos se gestionan mediante la plataforma de cuentas (account.prophetix.com).

El catálogo evoluciona: se añaden, modifican o retiran aplicaciones. Cada aplicación se presenta en el escaparate (apps.prophetix.com) con su estado (disponible o en preparación), sus funcionalidades, sus limitaciones conocidas y, cuando existe, su versión para su sistema.

4. Cuenta y acceso

Para crear una cuenta, usted facilita una dirección de correo electrónico válida, un nombre y una contraseña, y acepta las presentes condiciones. Usted garantiza la exactitud de esta información y la mantiene actualizada.

Sus credenciales son personales. Usted no las comparte; cada persona que utiliza el servicio tiene su propio acceso. El número de sesiones abiertas simultáneamente es limitado. Usted puede activar la autenticación de doble factor y es responsable de la seguridad de sus dispositivos y de sus credenciales.

Una organización (empresa, familia, grupo) tiene un responsable. El responsable invita a los miembros, asigna los puestos, elige las aplicaciones autorizadas y puede retirar un acceso en cualquier momento. Una invitación se acepta con una dirección de correo electrónico confirmada.

5. Suscripción, precio y pago

La suscripción es mensual y sin compromiso de permanencia. El precio es el que se muestra en el portal en el momento de la contratación, por puesto y por mes; puede variar para el futuro, con información previa antes de la renovación correspondiente.

El pago se efectúa en línea a través del proveedor de servicios de pago Stripe. Prophetix no conserva los números de tarjeta bancaria.

Usted puede cancelar la suscripción en cualquier momento desde el portal. La cancelación surte efecto al final del período ya pagado, durante el cual se mantiene el acceso. Las cantidades abonadas por un período ya iniciado no se reembolsan, salvo obligación legal.

Si usted actúa como consumidor, dispone del derecho de desistimiento previsto por la ley. Cuando el servicio digital se pone a su disposición a petición suya antes de que finalice el plazo de desistimiento, la ley prevé que usted pague la parte del servicio ya prestada o, según los casos, que renuncie a este derecho.

6. Las aplicaciones

Cada ficha del escaparate indica el estado de la aplicación. Una aplicación «en preparación» todavía no está abierta a todos; se anuncia con su fecha prevista. Las fichas indican también lo que todavía no se ha hecho o no se ha probado en condiciones reales: estas limitaciones forman parte de la descripción del servicio.

Prophetix no afirma la conformidad de ninguna aplicación con una ley, una norma o una normativa (contabilidad, fiscalidad, nóminas, derecho laboral, protección de datos…). Los modelos de documentos y los conjuntos de reglas facilitados son ayudas: deben ser revisados y validados por su propio asesor antes de su uso.

7. Uso del servicio y obligaciones

Usted utiliza el servicio de conformidad con la ley y con las presentes condiciones. En particular, está prohibido: almacenar o difundir en él contenidos ilícitos; intentar acceder a los datos de otra organización; perturbar el servicio o eludir sus límites; revender o compartir un acceso individual.

Usted es responsable de los contenidos que introduce y, cuando registra en el servicio datos relativos a otras personas (empleados, arrendatarios, clientes, niños, contactos…), de su licitud, de su exactitud y de la información a dichas personas (véase la sección 13).

Prophetix puede suspender un acceso en caso de incumplimiento grave o de atentado contra la seguridad, previa información cuando sea posible.

8. Propiedad y datos del cliente

Prophetix conserva todos los derechos sobre el servicio, las aplicaciones, los textos y las marcas. Usted dispone de un derecho de uso personal, no exclusivo e intransferible, durante la vigencia de su suscripción.

Los datos que usted introduce pertenecen a su organización, no a la persona que abandona la organización. Prophetix solo los utiliza para prestar el servicio y conforme a sus instrucciones (véanse las secciones 13 y 14). Prophetix no utiliza los datos de sus clientes para entrenar modelos de inteligencia artificial.

9. Disponibilidad, soporte y responsabilidad

Prophetix emplea medios razonables para garantizar la disponibilidad y la seguridad del servicio, pero no garantiza un funcionamiento ininterrumpido ni libre de errores. Se realizan copias de seguridad técnicas; no sustituyen a sus propias exportaciones, que las aplicaciones permiten cuando las ofrecen.

Dentro de los límites que permite la ley, la responsabilidad de Prophetix se limita a los daños directos y previsibles, y no excede de las cantidades abonadas en concepto de los doce últimos meses anteriores al hecho generador. No queda excluida en caso de culpa grave o dolo, de daño corporal, ni respecto de aquello que la ley no permite excluir, en particular frente a los consumidores.

10. Fin del contrato, devolución y supresión de los datos

Al finalizar la suscripción o al cerrarse una organización:

• se corta el acceso a las aplicaciones; los datos de la organización se conservan durante un período de devolución de 30 días, durante el cual el responsable de la organización puede solicitar su exportación escribiendo a dpo@prophetix.com;
• Prophetix suprime los datos de la organización, incluidos los archivos adjuntos, a más tardar 90 días después del cierre;
• los datos borrados desaparecen también de las copias de seguridad técnicas al expirar su plazo de conservación, como máximo 30 días;
• los datos de facturación (facturas, identidad de facturación) se conservan 10 años, como exige la legislación contable; los demás datos personales de la cuenta se borran o se anonimizan.

Usted también puede suprimir su cuenta personal desde su espacio, siempre que no sea el único responsable de una organización activa.

11. Modificación de las condiciones

Prophetix puede modificar las presentes condiciones, en particular para tener en cuenta una evolución del servicio o de la ley. La versión aplicable es la publicada en esta página, con su fecha. Las modificaciones importantes se le comunican por correo electrónico o en el portal antes de su entrada en vigor; si usted las rechaza, puede cancelar la suscripción.

12. Derecho aplicable, lengua y tribunal competente

Las presentes condiciones se rigen por el derecho francés. Están redactadas en lengua francesa, que es la lengua oficial del contrato y de todo intercambio contractual.

A falta de acuerdo amistoso, cualquier litigio relativo a su formación, interpretación o ejecución es competencia del tribunal de Metz (Francia). Esta cláusula no priva al consumidor de las normas imperativas de competencia que le sean aplicables, ni de la posibilidad de recurrir a la mediación de consumo cuando el editor designe a un mediador (véase la sección 2).

13. Protección de los datos personales (RGPD)

Esta parte describe cómo trata Prophetix los datos personales, de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD). Complementa la sección 14, que es el acuerdo de encargo del tratamiento de datos.

13.1 Quién es responsable de qué

Prophetix actúa con dos funciones diferentes:

• responsable del tratamiento respecto de los datos que utiliza para sus propias necesidades: su cuenta, la facturación, la seguridad de la plataforma, los registros de la plataforma y el sitio de presentación;
• encargado del tratamiento respecto de los datos que su organización introduce en las aplicaciones (contactos, arrendatarios, empleados, documentos, mensajes…): la organización cliente es entonces responsable del tratamiento y decide las finalidades; Prophetix trata estos datos conforme a sus instrucciones (sección 14).

13.2 Contacto de protección de datos (DPO)

Para cualquier cuestión o solicitud relativa a los datos personales, escriba al contacto de protección de datos (DPO): dpo@prophetix.com.

13.3 Datos de los que Prophetix es responsable del tratamiento

• Cuenta y autenticación: nombre, dirección de correo electrónico, contraseña (conservada únicamente en forma de hash), autenticación de doble factor, sesiones, pertenencia a organizaciones y funciones, aceptación de las condiciones. Base jurídica: la ejecución del contrato.
• Dispositivos y licencias: nombre del equipo, sistema, huella técnica del equipo y dirección IP al activar una aplicación instalada. Base jurídica: la ejecución del contrato y el interés legítimo de proteger el servicio frente a los abusos.
• Registro de uso de la plataforma: eventos de conexión y de uso, dirección IP y país. Base jurídica: el interés legítimo (seguridad, detección de abusos, prueba).
• Facturación y pago: identidad de facturación, suscripción, facturas; los datos de pago son tratados por Stripe. Base jurídica: la ejecución del contrato y la obligación legal de conservación contable.
• Correos electrónicos de servicio: confirmación de dirección, invitación, restablecimiento de contraseña, avisos relativos a su suscripción. Base jurídica: la ejecución del contrato.
• Sitio de presentación (apps.prophetix.com): ningún rastreador y ningún recurso de terceros, solo cookies técnicas (protección contra la falsificación de solicitudes, reparto de carga entre servidores); los registros técnicos del servidor pueden contener la dirección IP de los visitantes.

Estos datos los facilita usted o se generan por su uso del servicio. Son necesarios para la prestación del servicio; sin ellos, no puede crearse la cuenta.

13.4 Datos tratados por cuenta de la organización

Los datos que su organización introduce en las aplicaciones web, o sincroniza desde una aplicación instalada con los servidores de Prophetix, son tratados por Prophetix en calidad de encargado del tratamiento. Están segregados por organización: un usuario solo accede a los datos de su organización y según su función. La organización es responsable de la licitud de estos datos, de la información a los interesados y de la respuesta a sus solicitudes; Prophetix la asiste en ello (sección 14).

Algunas aplicaciones tratan datos que requieren una atención particular (por ejemplo, datos de empleados o de salud, grabaciones de reuniones o de llamadas, la vigilancia de equipos o de niños). Antes de utilizarlas, la organización verifica su base jurídica y realiza, si la ley lo exige, una evaluación de impacto. Las aplicaciones que funcionan únicamente en su dispositivo no transmiten sus datos a Prophetix; su ficha lo indica.

13.5 Subencargados y destinatarios

Prophetix no vende datos personales. Recurre a proveedores, que reciben datos en la medida necesaria para su cometido:

• el proveedor de alojamiento de los servidores, identificado en la sección 2;
• Stripe, para el pago de las suscripciones;
• OVHcloud, para el envío de los correos electrónicos de servicio;
• Google (Firebase Cloud Messaging) y Apple (notificaciones push), solo cuando el operador activa las notificaciones de validación de conexión en un teléfono;
• proveedores de inteligencia artificial, de reconocimiento de texto o de traducción, solo cuando usted o su organización activan la función correspondiente y facilitan, en su caso, su propia clave: por ejemplo Mistral, Anthropic, OpenAI, Microsoft Azure para el reconocimiento de imágenes, o los servicios de traducción en línea MyMemory y LibreTranslate. La ficha de cada aplicación afectada lo indica, y la aplicación le avisa antes del envío cuando está previsto.

Cuando un asistente de inteligencia artificial se conecta a una aplicación mediante el protocolo MCP, recibe las respuestas de las herramientas que la persona le autoriza, con los derechos de dicha persona. El responsable de la organización puede prohibir este uso en el portal.

La lista actualizada de subencargados es la de esta sección. Los propietarios de organizaciones son informados por correo electrónico al menos 30 días antes de la incorporación de un nuevo subencargado que trate sus datos.

13.6 Transferencias fuera de la Unión Europea

Prophetix aloja sus servidores en el proveedor de alojamiento y en el país indicados en la sección 2. Algunos proveedores enumerados en la sección 13.5 (pago, notificaciones, inteligencia artificial, traducción) pueden tratar datos fuera de la Unión Europea. Una transferencia de este tipo solo se realiza en el marco previsto por el capítulo V del RGPD: decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otra garantía adecuada. Para las funciones que usted mismo activa, usted elige al proveedor.

13.7 Plazos de conservación

• Cuenta: durante la vigencia de la suscripción y, después, hasta su supresión; una cuenta que nunca ha sido confirmada se suprime transcurridos 30 días.
• Invitaciones: suprimidas 30 días después de su vencimiento o de su rechazo.
• Dispositivos y activaciones desactivados: suprimidos 365 días después de su última actividad.
• Señales de abuso: 365 días.
• Registro de uso de la plataforma (dirección IP, país): 730 días.
• Facturación: 10 años, como exige la legislación contable.
• Datos de una organización que cancela: período de devolución de 30 días y, después, supresión a más tardar 90 días después del cierre (sección 10).
• Copias de seguridad técnicas: como máximo 30 días.
• Los plazos de conservación de los datos introducidos en las aplicaciones los fija la organización responsable del tratamiento; las aplicaciones ofrecen purgas y plazos cuando su ficha lo indica.

13.8 Sus derechos

Usted dispone de los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad, así como del derecho a retirar su consentimiento cuando un tratamiento se base en él, y, cuando la ley aplicable lo prevea, a definir directrices relativas al destino de sus datos después de su fallecimiento.

• Para los datos de los que Prophetix es responsable (sección 13.3): ejerza sus derechos desde su espacio personal (descarga de sus datos, supresión de su cuenta) o escribiendo a dpo@prophetix.com. Se le dará respuesta en el plazo de un mes, prorrogable en los casos previstos por la ley. Puede solicitarse un justificante si existe duda sobre su identidad.
• Para los datos introducidos por una organización (sección 13.4): diríjase primero a la organización, que es la responsable del tratamiento. Si usted escribe a Prophetix, su solicitud le será trasladada a la organización y Prophetix la asistirá para responderla.
• Usted puede presentar una reclamación ante la autoridad de control en materia de protección de datos de su país; en Francia, la CNIL.

13.9 Seguridad

Prophetix aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas: los intercambios con los servicios están cifrados (HTTPS); las contraseñas se conservan en forma de hash con un algoritmo contrastado; los secretos de autenticación están cifrados; la autenticación de doble factor está disponible; el acceso a los datos está segregado por organización y por función; los accesos de administración están limitados. Ninguna medida garantiza una seguridad absoluta: en caso de duda sobre un acceso, cambie su contraseña y escriba a dpo@prophetix.com.

13.10 Cookies y rastreadores

El sitio de presentación no instala ningún rastreador: solo pueden instalarse cookies técnicas (protección contra la falsificación de solicitudes, reparto de carga entre servidores). El portal y las aplicaciones web instalan únicamente cookies técnicas estrictamente necesarias (mantenimiento de la sesión, protección contra la falsificación de solicitudes, reparto de carga entre servidores), que no requieren consentimiento. Prophetix no utiliza publicidad ni medición de audiencia por parte de terceros.

13.11 Violación de la seguridad de los datos

En caso de violación de la seguridad de los datos personales, Prophetix informa a la organización afectada sin dilación indebida tras haber tenido conocimiento de ella cuando actúa como encargado del tratamiento, y notifica a la autoridad de control y a los interesados en las condiciones previstas por la ley cuando actúa como responsable del tratamiento.

13.12 Menores

Las cuentas están destinadas a personas mayores de edad. Cuando un adulto registra datos relativos a niños (por ejemplo, en una aplicación familiar), es responsable de su tratamiento y actúa en interés del niño.

13.13 Evolución de esta parte

Esta parte puede evolucionar, en particular cuando se añade una aplicación o un subencargado. La fecha de la versión figura al principio del documento; los cambios importantes se comunican como se indica en la sección 11.

14. Anexo — Acuerdo de encargo del tratamiento (art. 28 RGPD)

Este acuerdo se aplica cuando Prophetix trata datos personales por cuenta de una organización cliente (el responsable del tratamiento); forma parte de las condiciones generales y surte efecto en el momento de la creación de la organización.

• Objeto y naturaleza: alojar y tratar los datos que el responsable del tratamiento introduce en las aplicaciones o sincroniza con los servidores de Prophetix, para permitirle utilizar el servicio.
• Duración: la de la suscripción y, después, el período de devolución y de supresión de la sección 10.
• Finalidades: la sola prestación del servicio al responsable del tratamiento.
• Categorías de interesados y de datos: determinadas por el responsable del tratamiento según las aplicaciones que utilice (por ejemplo empleados, clientes, contactos, arrendatarios, miembros de una familia; identidad, datos de contacto, datos profesionales, documentos, mensajes); el responsable del tratamiento solo introduce datos de categorías especiales en las aplicaciones y en las condiciones en que la ley lo permite.
• Instrucciones: Prophetix solo trata los datos siguiendo instrucciones documentadas del responsable del tratamiento, que resultan de las presentes condiciones y del uso de las funciones del servicio; le informa si considera que una instrucción infringe la normativa.
• Confidencialidad: las personas autorizadas para tratar los datos están sujetas a una obligación de confidencialidad.
• Seguridad: las medidas de la sección 13.9; Prophetix las adapta al estado de la técnica y a los riesgos.
• Subencargados: el responsable del tratamiento otorga una autorización general para los de la sección 13.5. Prophetix les impone las mismas obligaciones de protección; informa a los propietarios de organizaciones al menos 30 días antes de cualquier incorporación o sustitución; estos pueden oponerse por motivos razonables, cancelando la suscripción sin penalización.
• Asistencia: Prophetix asiste al responsable del tratamiento para responder a las solicitudes de los interesados (acceso, rectificación, supresión, portabilidad, oposición) mediante las funciones de las aplicaciones y previa solicitud escrita a dpo@prophetix.com, así como en materia de seguridad, violaciones de la seguridad de los datos y evaluaciones de impacto.
• Violación de la seguridad: Prophetix notifica al responsable del tratamiento toda violación de la seguridad de los datos personales sin dilación indebida tras haber tenido conocimiento de ella, con los elementos de que disponga.
• Fin del contrato: devolución y, después, supresión según la sección 10, salvo obligación legal de conservación.
• Auditoría: Prophetix pone a disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento del artículo 28 y permite auditorías razonables, previa solicitud escrita y con un preaviso de 30 días, una vez al año salvo incidente, a cargo del responsable del tratamiento, sin acceso a los datos de otros clientes.
• Transferencias: véase la sección 13.6.