Process

Prozesse

Zeichnen Sie die Prozesse Ihrer Organisation und führen Sie Ihre DORA-Register.

Process wird auf Ihrem Gerät installiert (Windows und Linux) und öffnet sich mit Ihrem Prophetix-Konto, demselben wie bei den Web-Anwendungen.

Process modelliert Ihre Prozesse in BPMN, EPK oder als Wertschöpfungskette auf einer Arbeitsfläche, auf der Geschäftsobjekte von einem Diagramm zum nächsten wiederverwendet werden. Die Auswirkungsanalyse zeigt, was von einem Objekt abhängt, bevor Sie es ändern.

Für Finanzunternehmen, die unter DORA fallen, führt Process die Register der IKT-Dienstleister, der Vorfälle und der Risiken und erstellt daraus einen XML-Export des Informationsregisters (ein Process-eigenes Format, noch nicht das offizielle Einreichungsformat).

Diagramme lassen sich als PNG oder PDF exportieren, Berichte als Word-Dokument.

Alle Funktionen von Process

56 Funktionen in 11 Bereichen

Prozessdiagramme

Zeichnet BPMN-, EPK- und Wertschöpfungsketten-Diagramme (VACD), wobei jede Notation ihre eigene Symbolleiste hat.
Legt ein Diagramm unterhalb eines übergeordneten Diagramms an, um vom Gesamtprozess zu den Detailprozessen hinabzusteigen, und navigiert in der Baumstruktur.
Arbeitet an mehreren Diagrammen gleichzeitig, jedes in einem eigenen Tab, und öffnet zuletzt verwendete Diagramme mit einem Klick erneut.
Verbindet Objekte durch Pfeilverbindungen (Fluss, Assoziation, Sequenz, Nachricht, Daten) mit einstellbarer Beschriftung, Farbe, Stärke und Pfeilform.
Zeichnet nicht geradlinige Verbindungen mithilfe von Stützpunkten und erstellt eine Verbindung über den Schnellpfeil neben einem Objekt.
Erfasst Name, Typ und Beschreibung jedes Diagramms in dessen Eigenschaften.

Bearbeitung und Layout

Verschiebt Elemente und ändert ihre Größe mit der Maus, mit magnetischem Einrasten am Raster, das sich ein- oder ausschalten lässt.
Wählt mehrere Elemente aus, um sie auszuschneiden, zu kopieren, einzufügen oder zu löschen.
Macht Zeichenaktionen rückgängig und stellt sie wieder her.
Richtet Elemente aus (links, rechts, oben, unten, Mitten) und verteilt sie horizontal oder vertikal.
Vergrößert, verkleinert, setzt auf 100 % zurück, zeigt alles an oder passt auf die Auswahl an; eine Minikarte gibt den Gesamtüberblick.
Blendet je nach benötigtem Platz die Symbolleiste, den Objekt-Browser und den Eigenschaftenbereich ein oder aus.

Wiederverwendbare Geschäftsobjekte

Ordnet jedem platzierten Symbol ein Geschäftsobjekt zu: Beim Eingeben des Namens schlägt die Anwendung bereits vorhandene Objekte vor, bevor ein neues angelegt wird.
Lässt dasselbe Objekt in mehreren Diagrammen erscheinen; existiert ein Name bereits, wird angeboten, das Objekt wiederzuverwenden oder ein Duplikat anzulegen.
Durchsucht alle Objekte und Diagramme in einem Baum-Browser mit Suche; ein Doppelklick öffnet das Diagramm.
Ändert die Attribute des ausgewählten Objekts im Eigenschaftenbereich.
Erstellt eigene Symbole (Form, Farbe, Standardgröße, Notation), die in die Symbolleiste aufgenommen werden.
Vermerkt bei jedem Objekt, ob es personenbezogene Daten enthält, deren Kategorie und die gewählte Rechtsgrundlage (Einwilligung, Vertrag, rechtliche Verpflichtung, lebenswichtige Interessen, Aufgabe im öffentlichen Interesse, berechtigtes Interesse).

Auswirkungen, Validierung und Berichte

Zeigt vor der Änderung eines Objekts alle Diagramme, die es verwenden, mit der Anzahl der betroffenen Elemente und Verbindungen.
Prüft ein Diagramm: Fehler (fehlender Name, ungültige Quelle oder ungültiges Ziel einer Verbindung), Warnungen (isoliertes Element, Schleifenverbindung, BPMN ohne Start oder Ende) und Hinweise.
Meldet ein Objekt mit personenbezogenen Daten, dessen Rechtsgrundlage nicht angegeben ist.
Exportiert ein Diagramm als PNG-Bild oder als PDF.
Erzeugt einen Word-Bericht zum Diagramm, einen Bericht zur Auswirkungsanalyse und die Liste der Prozesse.

DORA-Register

Fasst in einem Dashboard die Anzahl der IKT-Dienstleister, aktiven Vorfälle und Risiken zusammen, mit einer Warnung bei versäumten Meldefristen.
Führt das Register der IKT-Drittanbieter: Vertragsreferenz, LEI- oder EUID-Kennung, Typ, Kritikalität, Status sowie Daten und Orte der Dienste und der Datenverarbeitung.
Meldet einen IKT-Vorfall (Klassifizierung, Schweregrad, betroffene Dienste, Ursache) und verfolgt die Fristen für die Erstmeldung, den 72-Stunden-Bericht und den Abschlussbericht.
Markiert jede Stufe eines Vorfalls als gesendet und schließt ihn dann ab; filtert aktive, schwerwiegende oder fristüberschrittene Vorfälle.
Führt das IKT-Risikoregister: Eintrittswahrscheinlichkeit mal Auswirkung auf fünf Stufen, inhärentes und Restrisiko, Kategorie, Verantwortlicher und Minderungsmaßnahmen.
Exportiert das Informationsregister als XML sowie Textberichte zu Drittanbietern und zum Risikoportfolio.

Audit-Trail

Zeigt das Audit-Protokoll gefiltert nach Datum, Benutzer, Aktionstyp und Entitätstyp an.
Zeigt für jeden Eintrag den Zustand vor und nach der Änderung, die IP-Adresse und den Grund an.
Versiegelt jeden Eintrag mit einem SHA-256-Fingerabdruck und prüft mit einem Klick, dass das Protokoll nicht verändert wurde.

Ausführbare Prozesse

Startet, verfolgt und bricht Prozessinstanzen in einem Monitor ab: Status, aktueller Schritt, Dauer, Fehler und Verlauf jedes Schritts.
Verteilt Aufgaben: Eine verfügbare Aufgabe wird übernommen, gestartet und dann abgeschlossen oder als fehlgeschlagen gemeldet.
Definiert Leistungskennzahlen (Durchlaufzeit, Durchsatz, Qualität, Kosten ...) mit Zielwert, Warn- und Alarmschwellen und Messhäufigkeit.
Bietet einen Startassistenten, der Beispieldaten lädt, die sich anschließend löschen lassen, ohne Ihre eigenen Daten zu berühren.

Leistungsanalyse

Ermittelt die Ausführungsvarianten eines Prozesses und die Abweichungen vom Standardablauf.
Erkennt Engpässe (langsame Schritte, ausgelastete Ressourcen), schlägt Empfehlungen vor und erlaubt es, einen Engpass als behoben zu markieren.
Berechnet die Kosten der Instanzen und die Durchschnittskosten und schlüsselt die Verteilung, die Ressourcenauslastung und den Trend über den gewählten Zeitraum auf.
Simuliert Szenarien (Änderung von Dauer, Kosten, Volumen, Ressourcen oder Pfad), vergleicht sie mit der Ausgangslage und startet eine Monte-Carlo-Simulation.

Auf Ihren Geräten

Windows: vollständige Desktop-Anwendung, lokale Datenbank auf dem Rechner, Anbindung an das Prophetix-Konto und die Lizenz.
Linux: Diagramm-Editor, Geschäftsobjekte, Auswirkungsanalyse, Validierung, PNG- und PDF-Exporte und Word-Berichte, mit derselben Datendatei wie unter Windows.
Die DORA-Register, der Audit-Trail, die ausführbaren Prozesse und die Leistungsanalyse gibt es derzeit nur in der Windows-Version.
Keine Web- und keine Mobilversion.

Wissenswertes

Die DORA-Register helfen beim Führen der Listen; der XML-Export folgt einem Process-eigenen Format, nicht dem offiziellen Einreichungsformat, und stellt keine Bescheinigung dar.
Der Audit-Trail kann seine Einträge signieren, filtern und prüfen, wird aber von Änderungen in der Anwendung noch nicht automatisch gespeist.
Monitor, Aufgaben, Kennzahlen, Varianten, Engpässe, Kosten und Simulation arbeiten mit ausführbaren Prozessen: Zwei Beispiele werden mitgeliefert, aber noch keine Maske erstellt solche aus einem Diagramm.
Die Fenster der ausführbaren Prozesse und der Leistungsanalyse sind auf Englisch.
Die Felder für personenbezogene Daten helfen, Verarbeitungen zu erkennen; sie bilden kein vollständiges Verzeichnis.
Der PDF-Export unter Linux wurde auf einem echten System nicht ausprobiert.

Geplant (noch nicht verfügbar)

Ein Diagramm aus einer Datei öffnen, Speichern unter sowie Import und Export im BPMN-Format.
Umwandlung eines EPK-Diagramms in BPMN und umgekehrt.
Verzeichnis der Verarbeitungen personenbezogener Daten und benutzerdefinierte Register.
Prüfung des Wechsels von Ereignis und Funktion in EPK-Diagrammen.
Korrektur eines bereits gemeldeten Vorfalls, Register der Vertragsvereinbarungen der Dienstleister und Register der Resilienztests.
Anwendungs- und Technologiekataloge, Fähigkeitenlandkarte und Datenherkunft: Die Masken existieren, sind aber noch nicht über die Menüs erreichbar.