Payroll
Lohnabrechnung
Verträge, Abrechnungszeiträume und Gehaltsabrechnungen, die bei der Ausstellung eingefroren werden, mit einem Protokoll von allem, was gelesen wird.
Payroll führt die Gehaltsunterlagen einer Organisation: Arbeitgeber, Beschäftigte mit ihren Verträgen und Nachträgen, Regelsätze je Land, die variablen Bestandteile jedes Zeitraums (Prämien, Überstunden, Fehlzeiten, Vorschüsse) und Gehaltsabrechnungen. Eine Gehaltsabrechnung wird berechnet, geprüft und dann ausgestellt. Einmal ausgestellt, wird sie zu einem nummerierten Dokument, dessen Zeilen und Regelsatz eingefroren sind und das nicht mehr geändert wird: Ein Fehler wird durch eine Korrekturabrechnung behoben, die sie storniert und ersetzt.
Es wird keine Konformität behauptet. Die beiden mitgelieferten Regelsätze, Frankreich und Belgien, sind Strukturbeispiele: Ihre Sätze, Obergrenzen und Stufen sind Größenordnungen, inoffiziell und nicht aktuell. Ein Lohnbuchhalter oder ein Steuerberater muss sie vor jeder realen Verwendung prüfen und jedes Jahr pflegen. Jede gedruckte Gehaltsabrechnung weist darauf hin, solange die Prüfung nicht bestätigt wurde.
Sensible Daten (Sozialversicherungsnummer, IBAN) sind verschlüsselt und maskiert, und jedes Lesen, Drucken oder Exportieren einer Gehaltsabrechnung wird in einem Zugriffsprotokoll festgehalten. Beschäftigte sehen nur ihre eigenen ausgestellten Gehaltsabrechnungen. Sozialversicherungsmeldungen und Gehaltsüberweisungen sind nicht abgedeckt.
Dasselbe Werkzeug gibt es auf dem Arbeitsplatz, unter Windows und Linux, und auf Android, offline: Sozialversicherungsnummer und IBAN sind in der Datenbank verschlüsselt, und das Exportpaket maskiert sie standardmäßig. Unter Windows schützt das Konto die Schlüssel; unter Linux und auf Android liegen sie neben der Datenbank.
Alle Funktionen von Payroll
65 Funktionen in 10 Bereichen
Arbeitgeber und Beschäftigte
- Arbeitgeberkarte: Firmenname, Land, Unternehmensnummer (SIRET, BCE oder eine generische Nummer je nach Land), Adresse, Standard-Regelsatz.
- Beschäftigtenkarte: Identität, Adresse, Status (Cadre, Non-Cadre, Arbeiter, Angestellter), Familienstand, erfasster Quellensteuersatz.
- Verträge: Beginn, Ende, Art (CDI unbefristet, CDD befristet, duale Ausbildung, Praktikum), Arbeitszeit, Monatsgehalt oder Stundensatz.
- Datierte Nachträge, die die Vertragsbedingungen ab ihrem Datum ändern.
- Stabiler externer Schlüssel, um dieselbe Person von einem HR-Export zum nächsten wiederzufinden.
- Importiert Beschäftigte aus einer CSV-Datei: Anlegen oder Aktualisieren anhand des externen Schlüssels.
- Filtert Beschäftigte nach Arbeitgeber und per Suche, mit oder ohne ausgeschiedene Beschäftigte.
- Zeigt die Beträge in der Währung des Landes des Arbeitgebers an.
Regelsätze je Land
- Liefert für jedes der 27 Länder der Europäischen Union einen Beispiel-Regelsatz für 2026.
- Beschreibt jeden Satz in Positionen: Bezug, Beitrag des Beschäftigten oder des Arbeitgebers, Abzug, Sachbezug, Steuer.
- Legt für jede Position ihre Bemessungsgrundlage (brutto, brutto mit Obergrenze, Stufe, steuerpflichtiges Netto, fester Betrag), ihren Satz, ihre Obergrenze oder Stufen und ihre Buchungskonten fest.
- Gibt an, ob die Position steuerpflichtig oder abzugsfähig ist und für welche Status sie gilt.
- Kopiert einen mitgelieferten Satz, um eine Zahl zu korrigieren; die mitgelieferten Sätze bleiben schreibgeschützt.
- Legt einen leeren Satz an, mit Gültigkeitszeitraum, Version und Quelle.
- Wählt die Rundung auf den Cent: kaufmännisch aufrunden, zur geraden Zahl runden oder abschneiden.
- Stellt der Organisation die fehlenden mitgelieferten Sätze wieder zur Verfügung.
- Weigert sich, außerhalb des Gültigkeitszeitraums des Satzes zu berechnen.
- Setzt den Satz auf „Sätze zu prüfen“ zurück, sobald eine Zahl geändert wird.
Abrechnungszeiträume
- Eröffnet einen Zeitraum je Arbeitgeber und Monat.
- Erfasst die variablen Bestandteile jedes Beschäftigten: Prämien, Überstunden mit Zuschlag, unbezahlte Fehlzeiten, Sachbezüge, Vorschüsse und Abzüge, Entschädigungen.
- Wechselt den Regelsatz für einen Zeitraum.
- Berechnet, prüft und stellt Gehaltsabrechnungen stapelweise aus, mit drei nummerierten Schaltflächen.
- Berechnet die anteilige Kürzung bei Ein- und Austritten im Laufe des Monats und wendet die Arbeitszeit auf Obergrenzen und Stufen an.
- Exportiert die Lohnbuchungen eines Zeitraums als CSV für die Buchhaltung, mit je Position einstellbaren Konten, Soll gleich Haben.
- Startseite: laufende Zeiträume, zu prüfende und auszustellende Gehaltsabrechnungen.
Gehaltsabrechnungen
- Führt jede Gehaltsabrechnung vom Entwurf über „geprüft“ zu „ausgestellt“; berechnet neu oder hebt die Prüfung auf, solange sie nicht ausgestellt ist.
- Nummeriert ausgestellte Gehaltsabrechnungen je Arbeitgeber und Jahr.
- Friert bei der Ausstellung die Zeilen, den Regelsatz und die Identitäten ein: Eine ausgestellte Gehaltsabrechnung wird nicht mehr geändert.
- Behebt einen Fehler durch eine Korrekturabrechnung, die das Original storniert und ersetzt.
- Berechnet die Jahreskumulierung: brutto, steuerpflichtiges Netto, Steuer.
- Druckt die Gehaltsabrechnung oder speichert sie als PDF.
- Löscht eine Gehaltsabrechnung, solange sie ein Entwurf ist.
Sensible Daten und Zugriff
- Verschlüsselt Sozialversicherungsnummer und IBAN, überall maskiert außer bei ausdrücklichem Lesen durch einen Lohnbuchhalter.
- Drei Rollen: Lohnbuchhalter, Nur-Lesen, Beschäftigter.
- Beschäftigte sehen nur ihre eigenen ausgestellten Gehaltsabrechnungen, gefunden über ihre Prophetix-E-Mail-Adresse, unter Meine Abrechnungen.
- Zugriffsprotokoll: Jedes Lesen, Drucken, Exportieren oder Lesen von Kennungen wird mit wer, wann, was festgehalten; filterbar nach Aktion und Datum.
- Seite Zugriff und Rollen, um Mitarbeitende zu aktivieren und ihnen eine Rolle zu geben.
- Einmalanmeldung mit Ihrem Prophetix-Konto; jede Organisation sieht nur ihre eigenen Daten.
Import und Export
- Exportiert die Organisation als ZIP-Archiv, lesbar ohne unsere Werkzeuge: Arbeitgeber, Beschäftigte, Regelsätze, Zeiträume, Gehaltsabrechnungen als JSON und CSV, jede ausgestellte Gehaltsabrechnung als druckbares HTML, Zugriffsprotokoll.
- Maskiert die Kennungen im Export standardmäßig; sie im Klartext zu schreiben ist eine Entscheidung des Lohnbuchhalters und wird protokolliert.
- Exportieren bleibt im reinen Lesemodus erlaubt.
- Importiert ein Paket: ersetzt nie eine bereits vorhandene ausgestellte Gehaltsabrechnung und übernimmt weder Entwürfe noch Prüfbestätigungen.
- Prüft das Archiv beim Import: Größe und Pfade begrenzt, SHA-256-Prüfsummen kontrolliert, alles in einer einzigen Transaktion.
Tutorials
- Einen Regelsatz kopieren und einen Satz korrigieren.
- Einen Zeitraum berechnen, prüfen und ausstellen.
- Eine Korrekturabrechnung ausstellen.
- Die Lohnbuchungen und das Paket exportieren.
- Die in einem Tutorial eingegebenen Zahlen sind Beispiele und werden nie als offiziell dargestellt.
Auf Ihren Geräten
- Web: die vollständige Anwendung, mit Einmalanmeldung, Lizenz und Daten auf dem Server.
- Vorerst keine Desktop-Anwendung und keine Android-Anwendung.
- Noch nicht verfügbar: die Live-Verbindung mit HR; bis dahin überbrücken der externe Schlüssel und der CSV-Import die Lücke.
Wissenswertes
- Es wird keine Konformität behauptet: Die Regelsätze sind Strukturbeispiele, deren Sätze, Obergrenzen und Stufen zu prüfen sind.
- Ein Lohnbuchhalter oder ein Steuerberater muss jeden Satz vor jeder realen Verwendung prüfen und ihn danach jedes Jahr pflegen.
- Jede gedruckte Gehaltsabrechnung trägt den Vermerk eines zu prüfenden Satzes, solange die Organisation die Prüfung nicht bestätigt hat; Payroll kontrolliert diese Bestätigung nicht.
- Deckt weder die Sozialversicherungsmeldungen (DSN, Dimona) noch die Gehaltsüberweisungen ab, noch die Quellensteuertabelle, deren Satz erfasst wird.
- Deckt ebenso wenig bezahlten Urlaub, Endabrechnungen, Vorsorge und Zusatzkrankenversicherung ab, noch die Aufteilung eines Monats in zwei Vertragsbedingungen.
- Die Berechnung einer Korrekturabrechnung berechnet die bereits ausgestellten Gehaltsabrechnungen der Folgemonate nicht neu.
- Keine Anbindung an die Buchhaltung: eine CSV-Datei mit Buchungen, nicht mehr.
- Wurde weder auf einer echten MariaDB-Datenbank noch mit der echten Prophetix-Anmeldung ausprobiert; die Tutorials wurden nicht im Browser durchgespielt.
Arbeitsplatz, Telefon und Austausch
- Funktioniert offline unter Windows und Linux, und auf Android.
- Verschlüsselt Sozialversicherungsnummer und IBAN in der Datenbank des Arbeitsplatzes.
- Schützt die Schlüssel mit dem Windows-Konto; unter Linux und auf Android liegen sie neben der Datenbank.
- Maskiert Nummer und IBAN standardmäßig im Exportpaket, das daher keine vollständige Sicherung ist.
- Entschlüsselt eine ohne ihre Schlüssel kopierte Datenbank nicht mehr.
- Exportiert und importiert ein ZIP-Paket, das ohne unsere Werkzeuge lesbar ist.