Policies
Richtlinien und Verfahren
Ihre internen Richtlinien und Verfahren, ihre Versionen, ihre Freigabe und der Nachweis, wer sie gelesen hat.
Policies bündelt die Chartas, Richtlinien, Verfahren und Arbeitsanweisungen einer Organisation. Jedes Dokument trägt einen Code, einen Eigentümer, einen Genehmiger, einen Geltungsbereich und einen Überprüfungstermin, und seine Versionen durchlaufen einen Lebenszyklus: Entwurf, in Prüfung, genehmigt, veröffentlicht, zurückgezogen. Eine veröffentlichte Version lässt sich nicht mehr ändern: Jede Korrektur erzeugt eine neue Version, und die vorherige wird zurückgezogen.
Sobald ein Dokument veröffentlicht ist, bestätigt es jeder mit einem Klick („Ich habe es gelesen und verstanden“); die Bestätigung ist der Version zugeordnet und datiert. Eine Tabelle zeigt, wer gelesen hat, wer lesen muss und wer im Rückstand ist; Policies versendet keine Nachrichten, die Liste der zu erinnernden Personen dient dazu, die Erinnerung über Ihren üblichen Kanal vorzunehmen.
Die Anforderungen eines Regelwerks (DSGVO, DORA, ISO 27001, ISO 9001) lassen sich Dokumenten zuordnen, um zu sehen, was abgedeckt ist. Die mitgelieferten Regelwerke sind umformulierte Beispiele ohne Anspruch auf Vollständigkeit, und die Ausgangsvorlagen sind anzupassen und prüfen zu lassen: Das ist keine Rechtsberatung, und nichts hier bescheinigt eine Konformität.
Dasselbe Werkzeug gibt es auf dem Arbeitsplatz, unter Windows und Linux, und auf Android, offline: Man liest die Bibliothek ohne Netz und schreibt, prüft und veröffentlicht als einzelne Person; Lesebestätigungen gelten nur auf dem Server.
Alle Funktionen von Policies
61 Funktionen in 13 Bereichen
Dokumente und Versionen
- Bündelt Chartas, Richtlinien, Verfahren und Arbeitsanweisungen, jeweils mit einem Code (zum Beispiel POL-RH-001).
- Jedes Dokument hat einen Eigentümer, einen Genehmiger, einen Geltungsbereich und einen Überprüfungstermin.
- Ordnet Dokumente nach Themenbereich (einstellbare Liste) mit einer Vertraulichkeitsstufe und einem Überprüfungsintervall.
- Schreibt den Text in Markdown, mit einer Vorschau neben dem Editor.
- Nummeriert Versionen im Format Haupt.Neben, mit einer Zusammenfassung der Änderungen, den Autoren und einem Wirksamkeitsdatum.
- Verknüpft ein Dokument über ihre Adresse mit einem Process-Diagramm oder einer Docs-Datei.
- Fügt dem Dokument Anlagen bei, bis zu 25 MB und 30 Anlagen pro Dokument.
- Kennzeichnet ein Dokument, dessen Überprüfungstermin überschritten ist, als „zu überarbeiten“.
Lebenszyklus der Versionen
- Lässt jede Version die Stufen Entwurf, in Prüfung, genehmigt, veröffentlicht und schließlich zurückgezogen durchlaufen; nur diese Übergänge sind erlaubt.
- Macht eine veröffentlichte Version unveränderlich: Jede Korrektur erzeugt eine neue Version als Entwurf.
- Hält jeweils nur eine veröffentlichte Version vor: Die Veröffentlichung der nächsten zieht die vorherige zurück.
- Verhindert, dass der Genehmiger der alleinige Autor der von ihm genehmigten Version ist (einstellbare Regel).
- Erlaubt es, eine zu korrigierende Version in den Entwurf zurückzuholen, auf eine Version zu verzichten oder ein nie veröffentlichtes Dokument zu löschen.
Prüfung und Genehmigung
- Bestimmt die Prüfer einer Version und legt sie zur Prüfung vor.
- Sammelt ihre Kommentare zur Version.
- Hält die Entscheidung fest: genehmigen oder unter Angabe eines Grundes ablehnen, wodurch die Version in den Entwurf zurückgeht.
- Veröffentlicht eine genehmigte Version oder zieht sie unter Angabe eines Grundes zurück.
- Bewahrt den Ereignisverlauf jedes Dokuments auf.
Verteilung und Lesebestätigungen
- Wählt die Zielgruppe eines Dokuments: die gesamte Organisation, Mitglieder von Geltungsbereichen oder namentlich genannte Empfänger.
- Legt ein Datum fest, vor dem das Dokument gelesen sein muss.
- Lässt jeden mit einem Klick bestätigen „Ich habe es gelesen und verstanden“, der Version zugeordnet und datiert.
- Öffnet die Bestätigung für jede betroffene Person erneut, wenn eine neue Version veröffentlicht wird.
- Bietet jedem die Seite „Meine Lektüre“: was er lesen muss, was er gelesen hat, was in Kraft ist.
- Zeigt auf dem Dashboard, was zu lesen, erneut zu lesen oder zu genehmigen ist, sowie die überfälligen Überprüfungen.
Lesekonformität
- Zeigt die Lesetabelle nach Dokument und nach Person: gelesen, zu lesen, im Rückstand, mit der Quote.
- Listet die zu erinnernden Personen auf, auf Wunsch mit ihren Adressen.
- Hält eine über Ihren üblichen Kanal erfolgte Erinnerung fest, mit dem Datum der letzten Erinnerung.
- Versendet selbst keine Nachrichten: Die Liste dient dazu, über Ihren eigenen Kanal zu erinnern.
Regelwerke und Anforderungen
- Liefert als Beispiele Anforderungen aus DSGVO, DORA, ISO 27001 und ISO 9001, umformuliert und in kleiner Zahl.
- Erlaubt es, fehlende Beispiel-Regelwerke hinzuzufügen oder eigene zu erstellen.
- Verknüpft ein Dokument mit einer Anforderung, mit einem Verweis (Artikel, Kapitel usw.).
- Zeigt die Abdeckung: Man kann nach den Anforderungen filtern, denen kein Dokument zugeordnet ist.
Ausgangsvorlagen
- Bietet Vorlagen auf Französisch: IT-Charta, Passwörter, Urlaub, Sicherheitsvorfälle, Schutz personenbezogener Daten, Ein- und Austritt.
- Zeigt eine Vorschau der Vorlage, bevor sie kopiert wird.
- Erstellt mit einem Klick auf „In meine Dokumente kopieren“ einen Entwurf in Ihren Dokumenten.
- Trägt auf jeder Vorlage den Hinweis „anzupassen und prüfen zu lassen; keine Rechtsberatung“.
Suche, Geltungsbereiche und Rollen
- Sucht in Titel, Code, Themenbereich und Inhalt, ohne Groß- und Kleinschreibung und Akzente zu beachten.
- Definiert Geltungsbereiche (Gesellschaft, Standort, Abteilung, Rolle) und ihre Mitglieder sowie die Liste der Themenbereiche.
- Kennt fünf kumulative Rollen: Leser, Prüfer, Autor, Genehmiger, Administrator.
- Legt den Mitarbeiter bei seinem ersten Besuch an; ein Administrator kann ihn aktivieren oder deaktivieren.
- Der erste Besucher einer Organisation wird deren Administrator.
Druck, Import und Export
- Druckt ein Dokument oder speichert es als PDF, mit Code, Version, Status, Wirksamkeitsdatum und Genehmiger.
- Zeigt Markdown bereinigt an: kein rohes HTML, gefilterte Links.
- Exportiert die Organisation als ZIP-Archiv, das sich ohne unsere Werkzeuge lesen lässt: Register und Bestätigungen als CSV, Versionen als Markdown, ursprüngliche Anlagen.
- Importiert ein Archiv im Modus Hinzufügen (neben den vorhandenen Dokumenten) oder Ersetzen (Administratoren vorbehalten).
- Prüft beim Import die Fingerabdrücke und schützt CSV-Felder vor Tabellenkalkulationsformeln.
- Erlaubt es, die eigenen Daten in andere Werkzeuge mitzunehmen, ohne von unserer Software abhängig zu sein.
Hilfe und Zugang
- Bietet vier geführte Tutorials in der Anwendung: verfassen und vorlegen, genehmigen und veröffentlichen, eine Anforderung erfüllen, von einer Vorlage ausgehen.
- Meldet sich mit dem Etrebil-Konto an, mit einer Lizenz pro Organisation.
- Funktioniert im Browser, am Computer und am Telefon.
Wissenswertes
- Die Ausgangsvorlagen sind anzupassen und prüfen zu lassen: Das ist keine Rechtsberatung.
- Die mitgelieferten Regelwerke sind umformulierte Beispiele ohne Anspruch auf Vollständigkeit, und nichts bescheinigt eine Konformität.
- Die Lesequote misst Bestätigungen, nicht das tatsächliche Verständnis der Dokumente.
- Die Verknüpfungen mit Process und Docs sind Adressen: Policies prüft nicht, ob das Ziel existiert.
- Anlagen werden nicht versioniert; der Verlauf eines gelöschten Dokuments verschwindet mit ihm.
Arbeitsplatz, Telefon und Austausch
- Funktioniert offline unter Windows und Linux, und auf Android, um die Bibliothek ohne Netz zu lesen.
- Erlaubt einer einzelnen Person, ihre eigenen Versionen am Arbeitsplatz und am Telefon zu genehmigen und zu veröffentlichen, wo sie allein ist.
- Exportiert und importiert ein ZIP-Paket, das ohne unsere Werkzeuge lesbar ist.
- Lesebestätigungen haben nur auf dem Server Beweiswert.
Geplant (noch nicht verfügbar)
- Automatischer Versand von Erinnerungen und Prüfanfragen.
- Lizenz für das Desktop-Pendant, Speicherkontingente und Veröffentlichung im Microsoft Store.