HR & Projects

Personal und Projekte

Ihr Team und Ihre Projekte: wer was macht, wann und zu welchen Kosten.

In Vorbereitung Konto erstellen

HR & Projects verwaltet das Personal und plant Projekte in einem Gantt-Diagramm, mit den Ressourcen und Kosten jeder Aufgabe.

HR & Projects ist in Vorbereitung. Sie wird mit ihrer Veröffentlichung in den Katalog des Prophetix-Abonnements aufgenommen.

Alle Funktionen von HR & Projects

125 Funktionen in 19 Bereichen

Personalakten

Führt für jeden Mitarbeitenden eine Akte: Identität, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Einstellungsdatum, Stelle und Abteilung.
Gibt die direkte Führungskraft, die Vertragsart (Vollzeit, Teilzeit, befristet, Praktikant, Zeitarbeit) und den Status (aktiv, beurlaubt, suspendiert, ausgeschieden) an.
Hält Gehalt, Sozialversicherungsnummer und IBAN in der Akte fest.
Beschränkt das Lesen einer Akte auf die betroffene Person, ihre direkte Führungskraft und die Personalabteilung (HR); nur HR legt Akten an und ändert sie.
Findet einen Mitarbeitenden über Name, E-Mail-Adresse oder Stelle.
Vermerkt das Ausscheiden eines Mitarbeitenden, ohne seinen Verlauf zu löschen.
Organisiert die Abteilungen als Baum, mit Code, Leitung und Unterabteilungen.
Importiert Mitarbeitende aus einer Excel-Datei, mit leerer Vorlage, Beispielvorlage und Prüfung der Datei vor dem Import.
Aktualisiert beim Import bestehende Akten und meldet fehlerhafte Zeilen.
Exportiert die Mitarbeiterliste nach Excel.
Verknüpft jeden Mitarbeitenden über die E-Mail-Adresse in seiner Akte mit seinem Prophetix-Konto.

Länderregeln

Unterstützt drei Länder: Frankreich, Luxemburg und Belgien, nach Wahl der Organisation.
Bietet für jedes Land eine Wochenarbeitszeit und eine anfängliche Zahl jährlicher Urlaubstage, die für jeden Mitarbeitenden angepasst werden können.
Berechnet für Frankreich die RTT-Tage (Tage zum Ausgleich der Arbeitszeitverkürzung) anhand der Wochenarbeitszeit, mit der Möglichkeit, sie von Hand festzulegen.
Bietet für jedes Land eine Liste vordefinierter Tarifverträge, die der Akte des Mitarbeitenden zugeordnet werden.
Ordnet Mitarbeitende Kategorien zu (leitende Angestellte, Angestellte, Arbeiter, Praktikanten, Auszubildende, Dienstleister ...).
Verwaltet die Option Tagespauschale (forfait jours) für leitende Angestellte.
Erzeugt die Feiertage des Jahres anhand der Vorlagen des Landes, einschließlich der beweglichen wie Ostern oder Pfingsten.
Fügt einen Feiertag von Hand hinzu, ändert ihn oder löscht ihn.

Urlaub

Stellt einen Urlaubsantrag mit seiner Art: Jahresurlaub, Krankheit, unbezahlter Urlaub, Mutterschaft, Vaterschaft, Trauerfall, Weiterbildung, Freizeitausgleich oder Sonstiges.
Akzeptiert halbe Tage am Anfang und am Ende des Zeitraums.
Zählt die Arbeitstage ohne Wochenenden und Feiertage.
Führt einen Saldo je Mitarbeitenden und Jahr, mit erworbenen, genommenen und ausstehenden Tagen.
Lässt den Antrag von einer Führungskraft genehmigen oder ablehnen, mit einem Kommentar.
Erlaubt dem Mitarbeitenden, seinen eigenen Antrag zu stornieren, wodurch die Tage dem Saldo gutgeschrieben werden.
Listet die zu bearbeitenden Anträge auf einer Genehmigungsseite auf.
Zeigt HR einen Monatskalender der genehmigten Urlaube.

Arbeitszeit

Zeigt die Woche des Mitarbeitenden Tag für Tag, mit Navigation von Woche zu Woche.
Erfasst jeden Eintrag mit Datum, Stunden, Beginn- und Endzeit, Pause und Beschreibung.
Ordnet den Eintrag einem Projekt und einer Aufgabe zu.
Vermerkt Homeoffice und den Arbeitsort.
Vergleicht die Wochensumme mit einem Ziel von 40 Stunden.
Reicht die Woche mit einem Klick ein und sperrt dann die eingereichten Einträge.
Lässt die Einträge von einer Führungskraft genehmigen oder ablehnen.

Spesenabrechnungen

Erstellt eine Spesenabrechnung für einen Zeitraum, mit Titel, Beschreibung und Währung.
Fügt Positionen mit Datum, Kategorie, Beschreibung, Betrag, Lieferant und MwSt. hinzu.
Bietet zwölf Kategorien: Reise, Unterkunft, Verpflegung, Transport, Kilometergeld, Ausstattung, Software, Weiterbildung, Bewirtung, Büro, Kommunikation und Sonstiges.
Ordnet eine Position einem Projekt zu und markiert sie als weiterberechenbar.
Summiert die Abrechnung automatisch.
Reicht die Abrechnung zur Genehmigung ein und verfolgt ihren Status: Entwurf, eingereicht, genehmigt oder abgelehnt.
Lässt die Abrechnung von einer Führungskraft genehmigen oder ablehnen, mit einem Kommentar.

Kunden und Projekte der Organisation

Führt die Kundenliste mit Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und aktivem Status.
Legt Projekte mit Code, Kunde, Projektleiter, Terminen, Budget, Status und einem Kennzeichen für Weiterberechenbarkeit an.
Gliedert jedes Projekt in Aufgaben mit geschätzten Stunden.
Bietet diese Projekte und Aufgaben in den Zeiterfassungsbögen und Spesenabrechnungen an.
Beschränkt das Anlegen und Ändern von Projekten auf HR und deren Einsicht auf die Führungskräfte.

Projektplanung, Ressourcen und Kosten

Plant ein Projekt in einem Gantt-Diagramm, mit Aufgaben, Teilaufgaben, Meilensteinen und Fortschritt in Prozent.
Lässt sich als Tabelle oder als Balken lesen und wird durch Nach-oben-, Nach-unten- und Seitwärtsverschieben von Aufgaben neu organisiert.
Erfasst die Ressourcen (Personen, Material, Ausstattung, Software) mit Stundensatz und Verfügbarkeit.
Erfasst die Kosten jedes Projekts nach Art: Personal, Material, Ausstattung, Software, Reisekosten.
Verfolgt die Einkäufe von der Anforderung bis zum Wareneingang.
Verfasst Fortschrittsberichte mit Risiken, Problemen und nächsten Schritten.

Geräte und Dokumente

Inventarisiert die den Mitarbeitenden zugewiesene Ausstattung: Computer, Bildschirm, Telefon, Fahrzeug, Ausweis, Schlüssel, Bankkarte und Sonstiges.
Hält Seriennummer, Etikett, Hersteller, Modell, Kaufpreis und Garantieende fest.
Verfolgt den Status jedes Geräts: verfügbar, zugewiesen, in Reparatur, verloren oder ausgemustert.
Erfasst die Rückgabe eines Geräts.
Legt die HR-Dokumente eines Mitarbeitenden ab: Vertrag, Lebenslauf, Ausweis, Zeugnis, Beurteilung, Gehaltsabrechnung und Sonstiges, bis zu 20 MB pro Datei.
Markiert ein Dokument als vertraulich und vermerkt sein Ablaufdatum.
Hält die Dokumente in der Datenbank der Anwendung und nicht in einem öffentlichen Ordner des Servers.

Persönlicher Bereich und Statistiken

Empfängt jeden Mitarbeitenden mit einem Dashboard: verbleibender Urlaub, Stunden der Woche, offene Anträge.
Gewährt Zugang zu seinem Profil, seinen Urlaubssalden, seiner Ausstattung und seinem Team.
Lässt den Mitarbeitenden seine Kontaktdaten und seine IBAN aktualisieren.
Lässt ihn seine nicht vertraulichen Dokumente herunterladen.
Zeigt HR die aktiven Beschäftigten, die Neueintritte des Monats und des Jahres sowie die beurlaubten Mitarbeitenden.
Verteilt die Mitarbeitenden nach Abteilung, Vertragsart, Status und Betriebszugehörigkeit.
Zeichnet die Personalstärke der letzten zwölf Monate nach.
Fasst Urlaub, Stunden und Spesen nach Jahr oder Monat zusammen.

Organisation, Rollen und Rechte

Meldet sich mit dem Prophetix-Konto an, ohne eigenes Kennwort für die Anwendung.
Trennt die Daten jeder Organisation strikt.
Unterscheidet vier Rollen: Administrator, HR-Verwalter, Führungskraft und Mitarbeitender.
Vergibt die Rollen HR und Führungskraft auf der Seite Konten und Rollen und verknüpft ein Konto mit einer Mitarbeiterakte oder löst es davon.
Legt Land und Zeitzone der Organisation fest.
Blendet die Menübereiche aus, die die Organisation nicht braucht, ohne zusätzliche Rechte zu gewähren.
Wechselt in den reinen Lesemodus, wenn die Lizenz die Organisation nicht mehr abdeckt.
Wechselt die Organisation, ohne die Anwendung zu verlassen.

Auf Ihren Geräten

Personalakten, Urlaub, Arbeitszeit, Spesen, Geräte und Verfolgungsprojekte werden in einem Browser genutzt, am Computer wie am Telefon.
Gantt-Diagramm, Ressourcen, Kosten, Einkäufe und Fortschrittsberichte sind die der Desktop-Anwendung Project, unter Windows und unter Linux.
Für den Personalteil gibt es noch keine Desktop-Anwendung.

Wissenswertes

Urlaubstage, RTT-Tage und Tarifverträge sind Ausgangswerte, die zu überprüfen sind: Die Anwendung hilft bei ihrer Verwaltung und ersetzt nicht Ihre Kontrolle.
Es werden nur Frankreich, Luxemburg und Belgien angeboten.
Spesenabrechnungen akzeptieren keinen Beleg als Anhang, und keine Aktion erfasst ihre Zahlung.
Urlaubsanträge akzeptieren keinen Anhang.
Die Projekte des HR-Teils dienen der Verfolgung von Zeit und Spesen; das Gantt-Diagramm befindet sich in der Anwendung Project, deren Daten noch nicht mit diesen verknüpft sind.
Die Anwendung bietet keine öffentliche Programmierschnittstelle (API).

Spesenabrechnungen: Spesenabrechnungen

Eine Abrechnung hat einen vorgeschlagenen Code (NDF-2026-001, einstellbares Präfix), einen Betreff, einen Zeitraum, eine Abteilung und ein Projekt.
Ein Entwurf ist nur für seinen Autor sichtbar, nicht einmal für einen Administrator.
Berechnet die Summe und den zu erstattenden Anteil, ohne die mit der Firmenkarte bezahlten Ausgaben.
Kopiert eine Abrechnung, um die nächste vorzubereiten.
Durchsucht und filtert die Liste nach Status, Autor, Abteilung, Projekt und Datum und exportiert sie als CSV.
Druckt eine Abrechnung (PDF über den Browser) mit ihren Ausgaben, den markierten Punkten, ihren Belegen und ihrem Protokoll.

Spesenabrechnungen: Ausgaben und Belege

Erfasst eine Ausgabe mit Datum, Kategorie, Bezeichnung, Händler und Bruttobetrag.
Rechnet eine Ausgabe in Fremdwährung zum eingegebenen Wechselkurs in die Währung der Organisation um.
Übernimmt die auf dem Beleg ausgewiesene MwSt., ohne sie zu berechnen und ohne zu behaupten, sie sei abziehbar.
Berechnet ein Kilometergeld oder eine Tagespauschale, indem die Entfernung oder die Tage mit dem Satz einer Satztabelle multipliziert werden.
Hängt das Foto oder PDF des Belegs an, bis zu fünf pro Zeile, mit seinem SHA-256-Fingerabdruck.
Akzeptiert eine geschlossene Liste von Dateitypen: Bilder, PDF, E-Mail, Text.
Erlaubt es, einen Beleg als verloren zu erklären, mit einer Erklärung, die die genehmigende Person liest.

Spesenabrechnungen: Spesenrichtlinie

Verhindert das Einreichen einer Abrechnung ohne Position, mit einem Betrag von null, einem zukünftigen Datum, einem vertauschten Zeitraum oder einer Währung ohne Kurs.
Verlangt einen Beleg für die Kategorien, die ihn fordern, außer bei erklärtem und begründetem Verlust.
Meldet der genehmigenden Person eine überschrittene Kategorieobergrenze, eine alte oder außerhalb des Zeitraums liegende Ausgabe und eine mögliche Dublette zu einer anderen Abrechnung desselben Autors.
Meldet eine ungeprüfte Satztabelle, eine unstimmige MwSt. und einen Wechselkurs von 1.
Liefert Start-Kategorien ohne Obergrenze, ohne Buchungskonto und ohne Satztabelle: Die Organisation erfasst ihre eigenen.

Spesenabrechnungen: Genehmigungsablauf

Führt eine Abrechnung vom Entwurf über eingereicht und genehmigt zu erstattet.
Friert die für die Person bestimmte genehmigende Person zum Zeitpunkt des Einreichens ein.
Lässt den Autor seine Abrechnung zurückrufen, solange noch niemand entschieden hat.
Verlangt einen Grund für die Ablehnung und lässt den Autor die abgelehnte Abrechnung wieder aufnehmen, korrigieren und erneut einreichen.
Verbietet es, die eigene Abrechnung zu genehmigen oder zu erstatten, außer bei entsprechender Einstellung der Organisation.
Meldet eine zu lange eingereichte Abrechnung als überfällig.
Hält jeden Schritt in einem Protokoll fest, das niemand ändert.

Spesenabrechnungen: Buchhaltung

Listet die genehmigten, zu erstattenden Abrechnungen auf und erfasst eine Zahlung oder einen Stapel, mit Referenz und Datum.
Exportiert die Buchungen als CSV, mit den Konten, dem Journal und der MwSt., die die Organisation eingegeben hat.
Gleicht die Buchungen aus: Das Haben des Mitarbeitenden entspricht der Summe der Soll-Buchungen.
Lässt die mit der Firmenkarte bezahlten Ausgaben beiseite und sagt dies beim Export.
Exportiert die Erstattungsliste pro Mitarbeitenden, ohne Bankverbindung.
Markiert Abrechnungen als verbucht, damit sie nicht zweimal exportiert werden.
Lässt einen Administrator eine irrtümlich erstattete Abrechnung wieder öffnen.

Spesenabrechnungen: Rollen, Satztabellen und Einstellungen

Unterscheidet Mitarbeitenden, Genehmigenden, Buchhalter und Administrator und bestimmt den Genehmigenden jedes Mitarbeitenden.
Richtet die Kategorien ein: Buchungskonto, Obergrenze pro Zeile, Beleg erforderlich.
Erfasst die Satztabellen mit ihrer Quelle, ungeprüft, bis jemand etwas anderes sagt, und wieder ungeprüft, wenn sich der Satz ändert.
Stellt das Präfix der Codes, die Währung, das Höchstalter, die Genehmigungsfrist und die Konten des Exports ein.
Behält den Betrag bereits erfasster Zeilen bei, wenn sich eine Satztabelle ändert.

Spesenabrechnungen: Desktop, Telefon und Austausch

Funktioniert offline unter Windows und unter Linux sowie auf Android, um einen Beleg ohne Netz zu fotografieren.
Exportiert die Abrechnungen und ihre Belege als ZIP-Archiv, das ohne unsere Werkzeuge lesbar ist.
Importiert ein Archiv, behandelt es als Daten von außen und berechnet die Summen neu.
Stellt das Archiv für einen Administrator originalgetreu wieder her; für die anderen kommen die Abrechnungen als Entwurf an.