Documents

Dokumente

Ihre Dokumente, mit Schlagwörtern abgelegt und per einfacher Suche gefunden, gleich welche Anwendung sie erzeugt hat.

In Vorbereitung Konto erstellenAuch für

Laden Sie eine Rechnung, einen Vertrag oder ein Schreiben hoch: Sie legen es mit Schlagwörtern und Angaben Ihrer Wahl ab, und es lässt sich per einfacher Suche in seinem Namen, seinen Schlagwörtern und seinen Angaben wiederfinden.

Auch die Anhänge der anderen Prophetix-Anwendungen sind hier abgelegt. Die Texterkennung für eingescannte Dokumente (OCR) und die automatische Klassifizierung sind in Vorbereitung.

Documents ist in Vorbereitung. Sie wird mit ihrer Veröffentlichung in den Katalog des Prophetix-Abonnements aufgenommen.

Alle Funktionen von Documents

50 Funktionen in 10 Bereichen

Hochladen und Bibliothek

Lädt mehrere Dateien auf einmal hoch, mit einem optionalen Schlagwort, das schon beim Hochladen vergeben wird.
Findet Dokumente über eine Suche im Namen, im Dokumenttext, in den Metadaten, in den Schlagwörtern und bei den verknüpften Personen.
Filtert die Liste nach Schlagwort, nach Person oder nach Dateityp, Seite für Seite.
Öffnet ein Blatt mit Online-Vorschau von PDFs, Bildern und Texten und lädt das Original herunter.
Benennt ein Dokument um oder löscht es.
Behält zu jedem Hochladen den Autor, das Datum, die Größe und den SHA-256-Fingerabdruck der Datei.

Schlagwörter, Angaben und Personen

Legt Schlagwörter mit Name, Beschreibung und Farbe an, ändert oder löscht sie und vergibt mehrere davon an dasselbe Dokument.
Fügt einem Dokument freie Angaben als Schlüssel und Wert hinzu (zum Beispiel eine Rechnungsnummer), mit ihrem Typ: Text, Zahl oder Datum.
Verknüpft Personen mit einem Dokument unter Angabe ihrer Rolle (zum Beispiel Mieter), mit Nachname, Vorname, E-Mail und Telefon.
Erkennt Personen aus einer anderen Prophetix-Anwendung anhand der Ursprungsanwendung und ihrer dortigen Kennung.
Zählt die Dokumente jedes Schlagworts und jeder Person.

Dokumenttext

Behält den Text jedes Dokuments, von Hand eingegeben oder von der Anwendung übermittelt, die es bereits gelesen hat, mit seinem Speicherdatum.
Durchsucht diesen Text zusammen mit dem Rest der Bibliothekssuche.
Nimmt den Text eines Dokuments gleichzeitig mit dessen Hochladen über die API entgegen.

Integration über die API

Stellt eine REST-API bereit, um ein Dokument hochzuladen, auf Wunsch mit dem bereits am Rechner gelesenen Text, und es herunterzuladen, aufzulisten und einzusehen.
Sucht über die API im Text, nach Schlagwörtern oder nach Metadaten und verwaltet Schlagwörter, Angaben und Personen.
Akzeptiert die Browser-Sitzung oder ein Prophetix-Zugriffstoken; eine Statusroute nennt die Organisation, die Schreibrechte und die maximale Größe.

Organisation und Rechte

Meldet sich mit dem Prophetix-Konto an, ohne anwendungseigenes Passwort.
Reserviert jedes Dokument für seine Organisation: Das einer anderen Organisation bleibt unauffindbar.
Wechselt in die reine Ansicht, wenn der Tarif Documents nicht abdeckt.
Löscht Dokumente logisch: Sie verschwinden aus der Bibliothek.

Classify: Ordner indizieren (Desktop)

Durchläuft Ordner mit oder ohne Unterordner, nach Erweiterung gefiltert, und indiziert jede Datei mit ihrem SHA-256-Fingerabdruck, um Änderungen zu erkennen.
Überwacht Verzeichnisse fortlaufend, markiert verschwundene Dateien, führt den Synchronisierungsverlauf und kann alle festen Laufwerke auf einmal hinzufügen.
Sucht nach mehreren Wörtern in beliebiger Reihenfolge in Namen, Metadaten und dem bereits gespeicherten Text.
Verfeinert die Suche nach Erstellungs- oder Änderungsdatum, Größe, Erweiterung und Pfad.
Fügt Dateien eigene Metadaten hinzu und bearbeitet die Angaben von Audiodateien und Fotos: Titel, Künstler, Album, Abmessungen, Aufnahmedatum ...
Erkennt doppelte Dateien, Gruppe für Gruppe, und beziffert den Platz, der durch ihr Löschen frei würde.
Erstellt Statistiken nach Erweiterung und nach Verzeichnis, als CSV exportierbar.
Zeigt ein Dokument in der Vorschau, öffnet es mit seiner Anwendung oder seinem Ordner, druckt es und startet darauf die OCR.
Konvertiert WAV-Audiodateien mit FFmpeg in MP3, dessen Download es anbietet.
Erkennt OneDrive-Dateien, die nur online verfügbar sind.
Stellt die OCR-Engine ein (Tesseract oder Marker, experimentell), lädt Sprachen herunter und testet die Konfiguration.

Scanner: Einscannen unter Windows

Erkennt Scanner und scannt eine Seite oder einen ganzen Stapel aus dem automatischen Einzug.
Legt die gescannten Seiten in einem Pool ab, in dem man sie neu ordnet, auswählt und löscht.
Bildet aus einer einzigen Sitzung mehrere Dokumente: Man fasst die gewünschten Seiten in der gewünschten Reihenfolge zusammen, und die übrigen warten im Pool.
Benennt jedes Dokument, ordnet es einer Kategorie zu (Rechnung, Vertrag, Korrespondenz ...), fügt Schlagwörter hinzu und zeigt seine Miniaturansicht.
Speichert jedes Dokument als mehrseitiges PDF.
Startet eine Texterkennung mit Marker, das bei Bedarf die Installation anbietet, und zeigt in der Liste eine Vorschau des erkannten Textes.

Auf Ihren Geräten

Web: Bibliothek der Organisation, Schlagwörter, Personen, Suche und API.
Windows: Classify zum Indizieren und Ablegen der Ordner des Rechners und Scanner zum Einscannen.
Linux: Classify, mit seinen Suchen, Duplikaten, Statistiken, Vorschau und OCR-Einstellungen; Scanner gibt es unter Linux nicht.

Wissenswertes

Auf dem Webserver ist die Texterkennung deaktiviert: Der Text eines Dokuments wird von Hand eingegeben oder kommt von einer Anwendung, die ihn am Rechner gelesen hat.
Classify und Scanner senden ihre Dokumente noch nicht an die Web-Bibliothek: Sie arbeiten lokal.
Die API der Bibliothek ist bereit, die Anhänge anderer Prophetix-Anwendungen zu empfangen; jede Anwendung muss noch angebunden werden.
Die Dateien werden mit der Datenbank gespeichert, standardmäßig höchstens 10 MB pro Datei.
Die Texterkennung von Classify und Scanner hängt von einer separat installierten Engine ab und wurde unter Linux nicht überprüft.

Geplant (noch nicht verfügbar)

Automatische Klassifizierung der Dokumente.
Texterkennung auf dem Webserver.
Senden der Dokumente von Classify und Scanner an die Bibliothek der Organisation.
Endgültiges Löschen gelöschter Dokumente.