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CRM

Kundenbeziehungen

Ihre Kontakte, Ihre Unternehmen und der Verlauf Ihrer Interaktionen, mit dem, was nachzufassen ist und wann.

In Vorbereitung Konto erstellenAuch für

CRM bewahrt das Gedächtnis Ihrer Beziehungen: Kontakte und Unternehmen, Anrufe, E-Mails, Besprechungen und Besuche samt Protokoll. Das Datum des letzten Kontakts führt sich von selbst, und das Dashboard schlägt die Personen vor, bei denen nachzufassen ist. Es legt nicht fest, was Sie darin verfolgen: Verkäufe, Partnerschaften, Mitgliedschaften, Einstellungen oder Fördermittel, das entscheiden Sie.

Terminierte Aufgaben (Nachfassen, Anruf, Termin) werden einem Kollegen übertragen, und Verkaufschancen durchlaufen so viele Pipelines wie nötig, mit ihrer Summe und ihrer gewichteten Prognose. Sammlungen bewährter Vorgehensweisen, Playbooks, die sich in Aufgaben verwandeln, sowie Vorlagen für E-Mails oder Berichte helfen dem ganzen Team, einheitlich zu arbeiten.

Das Produkt berücksichtigt die DSGVO im Alltag: Rechtsgrundlage, Datum der Einwilligung, überall angezeigter Widerspruch gegen Werbeansprache, Löschung der Akte samt Verlauf. Es behauptet damit aber nicht, dass Ihre Organisation konform ist: Das ist weiterhin mit Ihrer Rechtsberatung zu prüfen. Rollen und Teams regeln, wer was sieht. Es enthält außerdem E-Mail-Kampagnen, die über den Server Ihres Unternehmens versendet werden, und Einzelnachrichten, die von Ihrer Domäne aus signiert werden; eine einzige Sperrliste gilt für beide.

CRM ist in Vorbereitung. Sie wird mit ihrer Veröffentlichung in den Katalog des Etrebil-Abonnements aufgenommen.

Alle Funktionen von CRM

124 Funktionen in 20 Bereichen

Dashboard und Aufgaben

  • Zeigt als Kacheln die überfälligen Aufgaben, die Aufgaben von heute, die offenen Verkaufschancen und die gewichtete Prognose.
  • Listet Ihre aktuellen Aufgaben auf und lässt sie als erledigt abhaken.
  • Schlägt die Personen vor, bei denen nachzufassen ist: Interessenten und Kunden ohne Kontakt seit mehr als 30 Tagen.
  • Zeigt die letzten vom Team erfassten Interaktionen.
  • Legt von der Startseite aus mit einem Klick einen Kontakt, ein Unternehmen oder eine Verkaufschance an.
  • Plant eine terminierte Aufgabe: Anruf, E-Mail, Termin, Nachfassen oder To-do, mit einer Priorität.
  • Überträgt die Aufgabe einem Kollegen und ordnet sie einem Kontakt, einem Unternehmen oder einer Verkaufschance zu.
  • Gruppiert Aufgaben nach überfällig, heute, diese Woche und anstehend.
  • Filtert nach Person (ich, alle) und nach Status; öffnet eine Aufgabe erneut, storniert oder ändert sie.

Kontakte und Unternehmen

  • Kontaktakte: Anrede, Vorname, Nachname, Funktion, Unternehmen, E-Mail, Telefon, Mobiltelefon, Adresse, Website, Notizen.
  • Verfolgt den Lebenszyklus: Verdachtskontakt, Interessent, Kunde, ehemaliger Kunde, Partner.
  • Vergibt Schlagwörter (VIP, Messe ...) und vermerkt die Quelle des Kontakts.
  • Sucht nach Name, Adresse, Telefon oder Unternehmen; filtert nach Lebenszyklus, Schlagwort, Eigentümer oder archivierten Akten.
  • Archiviert eine Akte, um sie aus den Listen zu nehmen, ohne sie zu verlieren, oder löscht sie samt ihrem gesamten Verlauf.
  • Öffnet eine E-Mail an den Kontakt in Ihrem Mailprogramm.
  • Unternehmensakte: Kontaktdaten, Website, Branche, Mitarbeiterzahl, rechtliche Kennungen (SIREN, USt-IdNr.) und Notizen.
  • Stuft jedes Unternehmen als Interessent, Kunde, Partner, Lieferant oder ehemaliger Kunde ein.
  • Vereint in der Akte die Kontakte, die Verkaufschancen und den Verlauf aller Interaktionen mit dem Unternehmen.
  • Legt einen Kontakt oder eine Verkaufschance an, der bzw. die bereits dem Unternehmen zugeordnet ist.
  • Sucht und filtert Unternehmen nach Beziehung, Schlagwort, Eigentümer oder Archivierung.

Interaktionsverlauf

  • Erfasst einen Anruf, eine E-Mail, eine Besprechung, eine Videokonferenz, eine Nachricht, einen Brief, einen Besuch oder eine Notiz.
  • Hält die Richtung (eingehend, ausgehend, intern), die Dauer, den Betreff, die Einzelheiten und das Ergebnis fest.
  • Plant den nächsten Schritt direkt bei der Erfassung der Interaktion.
  • Korrigiert oder löscht eine erfasste Interaktion.
  • Führt das Datum des letzten Kontakts jeder Akte selbstständig.
  • Verwendet eine Vorlage für eine E-Mail, einen Gesprächsleitfaden oder einen Bericht und erfasst sie als Interaktion.

Verkaufschancen und Pipelines

  • Verfolgt jedes Geschäft mit Betrag, Währung, Wahrscheinlichkeit und erwartetem Abschlussdatum.
  • Zeigt die Pipeline in Spalten nach Phase an, mit der Summe jeder Phase.
  • Verschiebt eine Verkaufschance mit einem Klick in eine andere Phase; die Gesamtsumme und die nach Wahrscheinlichkeiten gewichtete Prognose werden aktualisiert.
  • Markiert ein Geschäft als gewonnen oder verloren, mit dem Verlustgrund.
  • Richtet so viele Pipelines wie nötig ein (Vertrieb, Partnerschaften, Recruiting ...), mit Phasen, Wahrscheinlichkeiten und der Eigenschaft gewonnen oder verloren.
  • Ordnet die Phasen neu, wählt die Standard-Pipeline.
  • Schlägt vor, das empfohlene Playbook zu starten, wenn eine Verkaufschance die vorgesehene Phase erreicht.

Bewährte Vorgehensweisen

  • Ordnet das Wissen des Teams in Sammlungen: Akquise, Kundenbeziehung, DSGVO ...
  • Verfasst Artikel in Markdown mit Schlagwörtern; ein Mitglied schreibt einen Entwurf, ein Verantwortlicher veröffentlicht ihn.
  • Bewahrt die Versionen eines Artikels auf, liest sie nach und stellt sie wieder her; archiviert einen Artikel oder setzt ihn zurück in den Entwurf.
  • Erstellt Playbooks: eine Vorgehensweise, die pro Schritt eine terminierte Aufgabe zu einem Kontakt, einem Unternehmen oder einer Verkaufschance anlegt.
  • Ordnet jedem Schritt eines Playbooks eine Frist, eine zu verwendende Vorlage und einen nachzulesenden Artikel zu.
  • Verfasst Vorlagen für E-Mails, Gesprächsleitfäden, Berichte oder Nachrichten, deren Variablen aus der Akte befüllt werden.
  • Durchsucht Artikel, Vorlagen und Playbooks.
  • Eine neue Organisation erhält ein Startpaket: Akquise, Kundenbeziehung und DSGVO.

Rechte, personenbezogene Daten und Protokoll

  • Vier Rollen: Administrator, Verantwortlicher, Mitglied, Leser.
  • Sichtbarkeit jeder Akte: die gesamte Organisation, ein Team oder nur der Eigentümer.
  • Legt Teams an und weist ihnen Mitarbeiter zu; aktiviert oder deaktiviert einen Mitarbeiter.
  • Verbirgt vor anderen eine Interaktion oder eine Aufgabe, die zu einer privaten Akte gehört: Ein Bericht verrät keine private Verkaufschance.
  • Protokoll jeder Akte und der Organisation: wer was wann angelegt, geändert oder gelöscht hat.
  • Filtert das Protokoll nach Autor und nach Aktentyp.
  • Einmalige Anmeldung mit Ihrem Etrebil-Konto; jede Organisation sieht nur ihre eigenen Daten.
  • Erfasst die Rechtsgrundlage der Verarbeitung: berechtigtes Interesse, Einwilligung, Vertrag, rechtliche Verpflichtung.
  • Vermerkt das Datum der eingeholten Einwilligung.
  • Kennzeichnet die Personen, die der Werbeansprache widersprechen, und zeigt dies in der Akte an.
  • Löscht eine Akte samt ihrem gesamten Verlauf, um einem Löschungsersuchen nachzukommen.
  • Hilft bei der Pflege dieser Angaben; die Konformität Ihrer Organisation ist weiterhin mit Ihrer Rechtsberatung zu prüfen.

Import und Export

  • Importiert die Kontakte aus einem anderen Werkzeug über eine CSV-Datei, Spalten in Französisch oder Englisch erkannt.
  • Verwirft Dubletten anhand der E-Mail-Adresse und legt bei Bedarf die Unternehmen an.
  • Exportiert alles als ZIP-Archiv, das ohne unsere Werkzeuge lesbar ist.
  • Das Paket enthält die Daten als JSON, CSV-Dateien für Tabellenkalkulationen, die Kontakte als vCard und die Artikel als Markdown.
  • Importiert ein Paket im Modus Zusammenführen (ergänzt, aktualisiert, keine Dubletten) oder Ersetzen (Wiederherstellung, Administratoren).
  • Prüft das Archiv beim Import: Größe begrenzt, Format verifiziert, die Rechte der Person werden Zeile für Zeile angewandt.

KI-Agenten

  • Ein MCP-Endpunkt erlaubt einem KI-Agenten, das CRM im Namen einer Person zu lesen und zu ergänzen, mit ausschließlich deren Rechten.
  • Lesen: suchen, eine Akte öffnen, den Verlauf, die Aufgaben, die Pipeline und die bewährten Vorgehensweisen lesen.
  • Schreiben, wenn die Person es erlaubt: eine Interaktion erfassen, eine Aufgabe planen oder abschließen, ein Playbook starten, einen Kontakt anlegen.
  • Nichts Unumkehrbares: Kein Werkzeug löscht oder versendet etwas.
  • Jeder Schreibzugriff wird mit dem Namen der Person gefolgt von KI-Agent signiert, im Protokoll und in der Akte.
  • Das Token des Agenten wird im Etrebil-Portal erstellt.

Tutorials

  • Eine Verkaufschance in der Pipeline verschieben und ihre Wahrscheinlichkeit ablesen.
  • Ein Playbook für einen Kontakt starten.
  • Einen Artikel lesen und eine E-Mail-Vorlage verwenden.
  • Einen KI-Agenten anbinden: Adresse des MCP-Endpunkts, Werkzeuge und Signatur im Protokoll.
  • Eine Sprechblase zeigt auf das zu verwendende Element und wartet auf Ihre Aktion.

Auf Ihren Geräten

  • Web: die vollständige Anwendung, mit einmaliger Anmeldung, Lizenz, MCP-Endpunkt für KI-Agenten und Daten auf dem Server.
  • Desktop: dieselbe Anwendung lokal, offline, unter Windows und unter Linux Ubuntu (Pakete für amd64 und arm64); Daten auf dem Rechner.
  • Desktop und Server tauschen sich über das ZIP-Paket im Modus Zusammenführen aus: Die jüngste Änderung setzt sich durch.
  • Android: dieselbe Oberfläche, offline und ohne Berechtigungen; Exporte laufen über das Teilen-Menü von Android.

Wissenswertes

  • Das Desktop-Pendant wird noch nicht angeboten: Seine Lizenz ist nicht angebunden, und die Veröffentlichung im Microsoft Store steht noch aus.
  • Die Android-Anwendung ist kompiliert, wurde aber noch nicht auf einem Telefon erprobt.
  • Keine Synchronisierung zwischen Server und Rechner; die Tutorials wurden nicht im Browser durchgespielt.
  • Noch nicht verfügbar: Anhänge zu Interaktionen, die an den künftigen Dienst Dokumente und OCR anzubinden sind.
  • Noch nicht verfügbar: KI-Agenten auf dem Desktop, nur der Webserver nimmt sie auf.

Kampagnen: Kontakte und Listen

  • Führt diese Kontakte getrennt von den CRM-Karteikarten: Sie werden aus einer CSV-Datei importiert, ohne direkte Verbindung zu ihnen.
  • Erfasst zu jedem Kontakt Adresse, Vorname, Nachname, Unternehmen und Sprache.
  • Verlangt bei der Eingabe wie beim Import die Rechtsgrundlage dafür, den Kontakt anzuschreiben (Einwilligung, berechtigtes Interesse, Kunde), ihre Herkunft und ihr Datum.
  • Ordnet Kontakte in Listen ein; ein Kontakt kann in mehreren Listen stehen und erhält pro Kampagne nur einmal eine Nachricht.
  • Importiert Kontakte aus einer CSV-Datei, führt Dubletten der Datei zusammen und listet ungültige Adressen auf.
  • Exportiert die Kontakte als CSV, mit neutralisierten Tabellenkalkulationsformeln.

Kampagnen: Sperrliste

  • Wendet die Sperrliste beim Start an, dann erneut im Moment jeder einzelnen Nachricht.
  • Trägt jede Abmeldung, jeden endgültigen Bounce und jede Beschwerde dort ein.
  • Behält einem Administrator vor, eine Adresse wieder zu entfernen, unter Angabe des Grundes.
  • Setzt das Recht auf Löschung um: Die Person verschwindet, es bleibt nur der Fingerabdruck ihrer Adresse, damit ein erneuter Import sie nicht wieder anlegt.
  • Teilt diese Liste mit den signierten Nachrichten: Eine Abmeldung über das eine sperrt das andere.
  • Löscht zusammen mit der CRM-Karteikarte auch den Kampagnenkontakt und die signierten Nachrichten derselben Person.

Kampagnen: Kampagnen und Nachrichten

  • Schreibt die Nachricht einmal in Markdown, ohne rohes HTML, mit gefilterten Links und Bildern nur über https.
  • Fügt Vorname, Nachname und Unternehmen ein, mit einem Ersatzwert, und schützt den eingefügten Text.
  • Zeigt eine Vorschau mit einem Beispielkontakt und sendet eine Testnachricht an eine Adresse.
  • Fügt eine obligatorische Fußzeile mit der Postanschrift der Organisation und der Möglichkeit zur Abmeldung hinzu.
  • Führt eine Kampagne vom Entwurf über geplant, laufend und pausiert zu beendet oder abgebrochen.
  • Friert den Inhalt ab dem Start ein.
  • Verweigert den Start, solange Postanschrift, SMTP-Server und Abmeldung nicht eingerichtet sind.

Kampagnen: Versand

  • Versendet über den SMTP-Server des Unternehmens, mit einer Rate pro Minute und einem Tageslimit, die für die Organisation eingestellt sind.
  • Wiederholt bei vorübergehenden Fehlern den Versuch und setzt ein endgültig abgewiesenes Postfach auf die Sperrliste.
  • Erlaubt Pause, Fortsetzung, Abbruch und geplanten Start.
  • Verteilt eine Kampagne auf mehrere Instanzen des Servers, ohne jemals dieselbe Nachricht zweimal zu versenden.
  • Übernimmt die Stapel, die eine mitten im Versand angehaltene Instanz zurückgelassen hat.
  • Hält das SMTP-Kennwort verschlüsselt.

Kampagnen: Abmeldung

  • Setzt in jede Nachricht einen signierten Abmeldelink, der zu einer öffentlichen Bestätigungsseite führt.
  • Ergänzt den „One-Click“-Header der RFC 8058, damit das Mailprogramm mit einer Geste abmeldet.
  • Meldet beim Öffnen des Links nicht ab: Eine Bestätigungsschaltfläche wird verlangt.
  • Auf dem Desktop-Rechner, wo für die Empfänger keine Website erreichbar ist, erfolgt die Abmeldung per Antwort „STOP“, die von Hand bearbeitet wird.

Kampagnen: Ergebnisse und Rollen

  • Zeigt den Fortschritt einer Kampagne live und das Ergebnis Nachricht für Nachricht: Status, Versuche, Kennung und Fehler.
  • Exportiert die Ergebnisse als CSV und führt ein Kampagnenprotokoll, das niemand ändert.
  • Unterscheidet Leser, Verfasser, Versender und Administrator.
  • Erfasst weder Öffnungen noch Klicks.

Kampagnen: Desktop, Telefon und Austausch

  • Funktioniert offline unter Windows und unter Linux, wo es versenden kann.
  • Funktioniert auf Android, um Kampagnen vorzubereiten und Ergebnisse zu lesen, ohne zu versenden.
  • Exportiert und importiert ein ZIP-Paket, das ohne unsere Werkzeuge lesbar ist.
  • Setzt beim Import jede laufende, pausierte oder geplante Kampagne zurück in den Entwurf.

Signierte Nachrichten: Absenderdomänen

  • Erzeugt für jede Absenderdomäne einen DKIM-Signaturschlüssel, der regelmäßig erneuert wird, und nennt die zu veröffentlichenden DNS-Einträge.
  • Prüft die SPF- und DMARC-Einträge der Domäne und sagt, ob sie versandbereit ist.

Signierte Nachrichten: Einzelversand

  • Sendet eine Nachricht an jeweils eine Person, ausgelöst von einem anderen Produkt (einem Workflow) statt als Kampagne, auf Grundlage einer Vorlage.
  • Signiert jede Nachricht per DKIM mit der Domäne Ihrer Organisation.
  • Setzt in jede Nachricht die Ein-Klick-Abmeldung nach RFC 8058.
  • Beachtet die mit den Kampagnen gemeinsame Sperrliste.
  • Führt keine Kontaktliste und verfolgt weder Öffnungen noch Klicks.
  • Gibt es nur im Web.
Bildschirmfoto von CRM

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