Documents

Vos documents rangés, lus et retrouvés, quelle que soit l'application qui les a produits.

En préparation Créer un compteAussi pour

Déposez une facture, un contrat ou un courrier scanné : le texte est reconnu, le document classé, et il se retrouve par une simple recherche.

Les pièces jointes des autres applications Prophetix y vivent aussi.

Documents est en préparation. Elle rejoindra le catalogue de l'abonnement Prophetix à sa sortie.

Toutes les fonctionnalités de Documents

50 fonctionnalités en 10 domaines

Dépose plusieurs fichiers à la fois, avec une étiquette facultative appliquée dès le dépôt.
Retrouve les documents par une recherche dans le nom, le texte du document, les métadonnées, les étiquettes et les personnes liées.
Filtre la liste par étiquette, par personne ou par type de fichier, page par page.
Ouvre une fiche avec aperçu en ligne des PDF, des images et des textes, et télécharge l'original.
Renomme ou supprime un document.
Garde pour chaque dépôt l'auteur, la date, la taille et l'empreinte SHA-256 du fichier.

Crée des étiquettes avec nom, description et couleur, les modifie ou les supprime, et en pose plusieurs sur un même document.
Ajoute à un document des informations libres sous forme de clé et de valeur (par exemple un numéro de facture), avec leur type : texte, nombre ou date.
Lie des personnes à un document en précisant leur rôle (par exemple locataire), avec nom, prénom, courriel et téléphone.
Reconnaît les personnes venues d'une autre application Prophetix grâce à l'application d'origine et à leur identifiant chez elle.
Compte les documents de chaque étiquette et de chaque personne.

Garde le texte de chaque document, saisi à la main ou transmis par l'application qui l'a déjà lu, avec sa date d'enregistrement.
Cherche dans ce texte avec le reste de la recherche de la bibliothèque.
Accepte le texte d'un document en même temps que son dépôt par l'API.

Expose une API REST pour déposer un document avec, si l'on veut, le texte déjà lu sur le poste, le télécharger, le lister et le consulter.
Recherche par l'API dans le texte, par étiquettes ou par métadonnée, et gère étiquettes, informations et personnes.
Accepte la session de navigateur ou un jeton d'accès Prophetix ; une route d'état indique l'organisation, les droits d'écriture et la taille maximale.

Se connecte avec le compte Prophetix, sans mot de passe propre à l'application.
Réserve chaque document à son organisation : celui d'une autre organisation reste introuvable.
Passe en consultation seule quand la formule d'abonnement ne couvre pas Documents.
Supprime les documents de façon logique : ils disparaissent de la bibliothèque.

Parcourt des dossiers avec ou sans leurs sous-dossiers, filtrés par extension, et indexe chaque fichier avec son empreinte SHA-256 pour détecter les modifications.
Surveille des répertoires en continu, marque les fichiers disparus, garde l'historique de synchronisation, et peut ajouter d'un coup tous les lecteurs fixes.
Cherche par plusieurs mots, quel que soit leur ordre, dans les noms, les métadonnées et le texte déjà stocké.
Affine la recherche par dates de création ou de modification, taille, extension et chemin.
Ajoute ses propres métadonnées aux fichiers et édite les informations des fichiers audio et des photos : titre, artiste, album, dimensions, date de prise de vue…
Détecte les fichiers en double, groupe par groupe, et chiffre l'espace qu'on gagnerait à les supprimer.
Dresse des statistiques par extension et par répertoire, exportables en CSV.
Prévisualise un document, l'ouvre avec son application ou son dossier, l'imprime et lance l'OCR dessus.
Convertit des fichiers audio WAV en MP3 grâce à FFmpeg, qu'il propose de télécharger.
Repère les fichiers OneDrive disponibles seulement en ligne.
Règle le moteur d'OCR (Tesseract ou Marker, expérimental), télécharge les langues et teste la configuration.

Détecte les scanners et numérise une page, ou toute une pile depuis le chargeur automatique.
Range les pages numérisées dans un pool, où on les réordonne, les sélectionne et les supprime.
Constitue plusieurs documents à partir d'une même session : on regroupe les pages voulues, dans l'ordre voulu, et celles qui restent attendent dans le pool.
Nomme chaque document, le classe par catégorie (facture, contrat, correspondance…), lui ajoute des étiquettes et affiche sa vignette.
Enregistre chaque document en PDF de plusieurs pages.
Lance une reconnaissance de texte avec Marker, qui propose de s'installer au besoin, et affiche un aperçu du texte lu dans la liste.

Web : bibliothèque de l'organisation, étiquettes, personnes, recherche et API.
Windows : Classify pour indexer et classer les dossiers du poste, et Scanner pour numériser.
Linux : Classify, avec ses recherches, doublons, statistiques, aperçu et réglages d'OCR ; Scanner n'existe pas sous Linux.

Sur le serveur web, la reconnaissance de texte est désactivée : le texte d'un document se saisit à la main ou arrive d'une application qui l'a lu sur le poste.
Classify et Scanner n'envoient pas encore leurs documents vers la bibliothèque web : ils travaillent en local.
L'API de la bibliothèque est prête à recevoir les pièces d'autres applications Prophetix ; chaque application doit encore être branchée.
Les fichiers sont stockés avec la base, 10 Mo au plus chacun par défaut.
La reconnaissance de texte de Classify et de Scanner dépend d'un moteur installé à part, et n'a pas été vérifiée sous Linux.

Classement automatique des documents.
Reconnaissance de texte sur le serveur web.
Envoi des documents de Classify et de Scanner vers la bibliothèque de l'organisation.
Suppression définitive des documents effacés.