HR & Projects

Ressources humaines et projets

Votre équipe et vos projets : qui fait quoi, quand, et à quel coût.

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HR & Projects suit le personnel et planifie les projets sur un diagramme de Gantt, avec les ressources et les coûts de chaque tâche.

HR & Projects est en préparation. Elle rejoindra le catalogue de l'abonnement Prophetix à sa sortie.

Toutes les fonctionnalités de HR & Projects

125 fonctionnalités en 19 domaines

Dossiers du personnel

Tient une fiche par salarié : identité, coordonnées, date de naissance, date d'embauche, poste et département.
Indique le responsable direct, le type de contrat (temps plein, temps partiel, CDD, stagiaire, intérim) et la situation (actif, en congé, suspendu, sorti).
Garde sur la fiche le salaire, le numéro de sécurité sociale et l'IBAN.
Limite la lecture d'une fiche à la personne concernée, à son responsable direct et aux RH ; seuls les RH créent et modifient les fiches.
Retrouve un salarié par son nom, son courriel ou son poste.
Marque la sortie d'un salarié sans effacer son historique.
Organise les départements en arbre, avec un code, un responsable et des sous-départements.
Importe les salariés depuis un fichier Excel, avec un modèle vide, un modèle d'exemple et un contrôle du fichier avant l'import.
Met à jour les fiches existantes pendant l'import et signale les lignes en erreur.
Exporte la liste des salariés vers Excel.
Rattache chaque salarié à son compte Prophetix grâce à l'adresse de courriel de sa fiche.

Règles par pays

Prend en charge trois pays : France, Luxembourg et Belgique, au choix de l'organisation.
Propose pour chaque pays une durée de travail hebdomadaire et un nombre de jours de congés annuels de départ, à ajuster pour chaque salarié.
Calcule les jours de RTT d'après la durée hebdomadaire pour la France, avec la possibilité de les fixer à la main.
Offre une liste de conventions collectives prédéfinies par pays, à rattacher à la fiche du salarié.
Classe les salariés par catégorie (cadre, employé, ouvrier, stagiaire, apprenti, prestataire...).
Gère l'option forfait jours pour les cadres.
Génère les jours fériés de l'année d'après les modèles du pays, y compris ceux qui se déplacent comme Pâques ou la Pentecôte.
Ajoute, modifie ou supprime un jour férié à la main.

Congés

Dépose une demande de congé avec son type : annuel, maladie, sans solde, maternité, paternité, deuil, formation, récupération ou autre.
Accepte les demi-journées au début et à la fin de la période.
Compte les jours ouvrés en retirant les week-ends et les jours fériés.
Tient un solde par salarié et par année, avec les jours acquis, pris et en attente.
Fait approuver ou refuser la demande par un responsable, avec un commentaire.
Permet au salarié d'annuler sa propre demande, ce qui rend les jours au solde.
Liste les demandes à traiter dans une page d'approbation.
Montre aux RH un calendrier mensuel des congés approuvés.

Temps de travail

Présente la semaine du salarié jour par jour, avec navigation d'une semaine à l'autre.
Saisit chaque entrée avec la date, les heures, l'heure de début et de fin, la pause et une description.
Rattache l'entrée à un projet et à une tâche.
Note le télétravail et le lieu de travail.
Compare le total de la semaine à un objectif de 40 heures.
Soumet la semaine d'un clic, puis verrouille les entrées envoyées.
Fait approuver ou rejeter les entrées par un responsable.

Notes de frais

Crée une note de frais pour une période, avec un titre, une description et une devise.
Ajoute des lignes avec la date, la catégorie, la description, le montant, le fournisseur et la TVA.
Propose douze catégories : voyage, hébergement, repas, transport, kilométrage, équipement, logiciel, formation, réception, bureau, communication et autre.
Rattache une ligne à un projet et la marque comme refacturable.
Totalise la note automatiquement.
Soumet la note à l'approbation et suit son état : brouillon, soumise, approuvée ou refusée.
Fait approuver ou refuser la note par un responsable, avec un commentaire.

Clients et projets de l'organisation

Tient la liste des clients avec leur adresse, leur courriel, leur téléphone et leur état actif.
Crée des projets avec un code, un client, un chef de projet, des dates, un budget, un état et un indicateur refacturable.
Détaille chaque projet en tâches, avec des heures estimées.
Propose ces projets et ces tâches dans les feuilles de temps et les notes de frais.
Réserve la création et la modification des projets aux RH, et leur consultation aux responsables.

Planning de projet, ressources et coûts

Planifie un projet sur un diagramme de Gantt, avec des tâches, des sous-tâches, des jalons et un avancement en pourcentage.
Se lit en tableau ou en barres, et se réorganise en montant, descendant ou décalant les tâches.
Recense les ressources (personnes, matériel, équipements, logiciels) avec leur taux horaire et leur disponibilité.
Enregistre les coûts de chaque projet par nature : main-d'œuvre, matériaux, équipement, logiciel, déplacement.
Suit les achats de la demande à la réception.
Rédige des rapports d'avancement avec les risques, les problèmes et les prochaines étapes.

Matériel et documents

Inventorie le matériel attribué aux salariés : ordinateur, écran, téléphone, véhicule, badge, clés, carte bancaire et autres.
Note le numéro de série, l'étiquette, le constructeur, le modèle, le prix d'achat et la fin de garantie.
Suit l'état de chaque équipement : disponible, attribué, en réparation, perdu ou retiré.
Enregistre le retour d'un équipement.
Dépose les documents RH d'un salarié : contrat, CV, pièce d'identité, diplôme, évaluation, bulletin de paie et autres, jusqu'à 20 Mo par fichier.
Marque un document comme confidentiel et note sa date d'expiration.
Garde les documents dans la base de l'application, et non dans un dossier public du serveur.

Espace personnel et statistiques

Accueille chaque salarié sur un tableau de bord : congés restants, heures de la semaine, demandes en attente.
Donne accès à son profil, à ses soldes de congés, à son matériel et à son équipe.
Laisse le salarié mettre à jour ses coordonnées et son IBAN.
Lui fait télécharger ses documents non confidentiels.
Affiche aux RH les effectifs actifs, les arrivées du mois et de l'année et les salariés en congé.
Répartit les salariés par département, par type de contrat, par situation et par ancienneté.
Trace l'effectif des douze derniers mois.
Résume les congés, les heures et les frais par année ou par mois.

Organisation, rôles et droits

Se connecte avec le compte Prophetix, sans mot de passe propre à l'application.
Sépare strictement les données de chaque organisation.
Distingue quatre rôles : administrateur, gestionnaire RH, responsable et salarié.
Donne les rôles RH et responsable depuis la page Comptes et rôles, et rattache ou détache un compte d'une fiche salarié.
Règle le pays et le fuseau horaire de l'organisation.
Masque les rubriques du menu dont l'organisation n'a pas besoin, sans donner de droit en plus.
Passe en consultation seule quand la licence ne couvre plus l'organisation.
Change d'organisation sans quitter l'application.

Sur vos appareils

Les dossiers du personnel, les congés, le temps, les frais, le matériel et les projets de suivi s'utilisent dans un navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone.
Le diagramme de Gantt, les ressources, les coûts, les achats et les rapports d'avancement sont ceux de l'application de bureau Projets, sur Windows et sur Linux.
Il n'existe pas encore d'application de bureau pour la partie ressources humaines.

À savoir

Les jours de congés, les RTT et les conventions collectives sont des valeurs de départ à contrôler : l'application aide à les gérer et ne remplace pas votre vérification.
Seuls la France, le Luxembourg et la Belgique sont proposés.
Les notes de frais n'acceptent pas de justificatif en pièce jointe, et aucune action n'enregistre leur paiement.
Les demandes de congé n'acceptent pas de pièce jointe.
Les projets de la partie RH servent au suivi du temps et des frais ; le Gantt est dans l'application Projets, dont les données ne sont pas encore reliées à celles-ci.
L'application ne propose pas d'interface de programmation publique.

Notes de frais : Notes de frais

Une note a un code proposé (NDF-2026-001, préfixe réglable), un objet, une période, un service et un projet.
Un brouillon n'est vu que par son auteur, pas même par un administrateur.
Calcule le total et la part à rembourser, sans les dépenses payées avec la carte de la société.
Copie une note pour préparer la suivante.
Cherche et filtre la liste par état, auteur, service, projet et date, et l'exporte en CSV.
Imprime une note (PDF par le navigateur) avec ses dépenses, ses points relevés, ses justificatifs et son journal.

Notes de frais : Dépenses et justificatifs

Saisit une dépense avec sa date, sa catégorie, son libellé, son commerçant et son montant TTC.
Convertit une dépense en devise étrangère au taux de change saisi, dans la devise de l'organisation.
Recopie la TVA indiquée sur le justificatif, sans la calculer ni affirmer qu'elle est récupérable.
Calcule une indemnité kilométrique ou un forfait journalier en multipliant la distance ou les jours par le taux d'un barème.
Joint la photo ou le PDF du justificatif, jusqu'à cinq par ligne, avec son empreinte SHA-256.
Accepte une liste fermée de types de fichiers : images, PDF, courriel, texte.
Permet de déclarer un justificatif perdu, avec une explication que l'approbateur lit.

Notes de frais : Politique de frais

Empêche de soumettre une note sans ligne, avec un montant nul, une date future, une période inversée ou une devise sans taux.
Exige un justificatif pour les catégories qui le demandent, sauf déclaration de perte expliquée.
Signale à l'approbateur un plafond de catégorie dépassé, une dépense ancienne ou hors période et un doublon possible avec une autre note du même auteur.
Signale un barème non vérifié, une TVA incohérente et un taux de change égal à 1.
Livre des catégories de départ sans plafond, sans compte comptable et sans barème : l'organisation saisit les siens.

Notes de frais : Circuit d'approbation

Fait passer une note de brouillon à soumise, approuvée puis remboursée.
Fige l'approbateur désigné pour la personne au moment de la soumission.
Laisse l'auteur rappeler sa note tant que personne n'a décidé.
Exige un motif pour refuser, et laisse l'auteur reprendre la note refusée, la corriger et la soumettre de nouveau.
Interdit d'approuver ou de rembourser sa propre note, sauf réglage de l'organisation.
Signale en retard une note soumise depuis trop longtemps.
Consigne chaque étape dans un journal que personne ne modifie.

Notes de frais : Comptabilité

Liste les notes approuvées à rembourser et enregistre un paiement ou un lot, avec sa référence et sa date.
Exporte les écritures en CSV, avec les comptes, le journal et la TVA que l'organisation a saisis.
Équilibre les écritures : le crédit du collaborateur égale la somme des débits.
Laisse de côté les dépenses payées avec la carte de la société et le dit à l'export.
Exporte la liste des remboursements par collaborateur, sans coordonnée bancaire.
Marque des notes comme comptabilisées pour ne pas les exporter deux fois.
Rouvre, par un administrateur, une note remboursée par erreur.

Notes de frais : Rôles, barèmes et réglages

Distingue employé, approbateur, comptable et administrateur, et désigne l'approbateur de chaque collaborateur.
Règle les catégories : compte comptable, plafond par ligne, justificatif exigé.
Saisit les barèmes avec leur source, non vérifiés tant que personne ne l'a dit, et redevenus non vérifiés si le taux change.
Règle le préfixe des codes, la devise, l'ancienneté maximale, le délai d'approbation et les comptes de l'export.
Garde le montant des lignes déjà saisies quand un barème change.

Notes de frais : Poste, téléphone et échanges

Fonctionne hors ligne sous Windows et sous Linux, et sur Android pour photographier un ticket sans réseau.
Exporte les notes et leurs justificatifs en archive ZIP relisible sans nos outils.
Importe une archive en la traitant comme une donnée venue d'ailleurs et en recalculant les totaux.
Restaure fidèlement l'archive pour un administrateur ; pour les autres, les notes arrivent en brouillon.