E-invoicing

Factures électroniques

Vos factures, leurs paiements et vos rapports de TVA, au même endroit.

E-invoicing s'installe sur votre appareil (Windows et Linux) et s'ouvre avec votre compte Prophetix, le même que pour les applications web.

E-invoicing établit vos factures et les produit en PDF avec les mentions légales françaises : pénalités de retard, indemnité forfaitaire de recouvrement. Chaque paiement enregistré met à jour l'état de la facture, jusqu'au solde.

Clients et fournisseurs y ont leur fiche. Les rapports de ventes, d'achats et de TVA, la balance âgée et le fichier des écritures comptables (FEC) s'exportent vers Excel ou en CSV.

Toutes les fonctionnalités de E-invoicing

47 fonctionnalités en 11 domaines

Tableau de bord

Chiffre d'affaires total et du mois en cours, montant restant à encaisser et montant en retard.
Nombre de factures, de clients, de factures payées, impayées et en retard.
Courbe du chiffre d'affaires des six derniers mois et répartition des factures par statut.
Top 5 des clients, factures récentes et liste des factures en retard.

Création des factures

Nouvelle facture avec numéro automatique construit sur votre préfixe, l'année et un compteur.
Choix du client dans la liste avec recherche, ou création d'un nouveau client sans quitter la facture.
Lignes de facture avec description, quantité, unité, prix unitaire, remise en pourcentage et taux de TVA par ligne.
Totaux hors taxes, TVA et toutes taxes comprises recalculés à chaque modification de ligne.
Date d'émission, date d'échéance (30 jours par défaut), conditions de paiement, référence et notes.
Modification d'une facture existante, duplication en un clic et suppression.

Suivi des factures émises

Liste des factures émises avec client, dates, montants, reste dû et statut (brouillon, envoyée, payée, en retard, annulée).
Marquage d'une facture comme payée en un clic.
Export d'une facture en PDF avec ouverture immédiate du fichier.

PDF et mentions

PDF de facture avec l'identité de l'entreprise : SIRET, numéro de TVA et coordonnées bancaires.
Mentions françaises de retard de paiement : pénalités égales à trois fois le taux d'intérêt légal et indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros.
Lignes de TVA détaillées et total en bas de page.

Paiements

Enregistrement d'un paiement sur une facture avec montant, date, mode (virement, chèque, espèces, carte, prélèvement, PayPal, Stripe, autre), référence et notes.
Le montant proposé est le reste dû ; l'état de la facture se met à jour jusqu'au solde.
Historique de tous les paiements, avec suppression d'un paiement saisi par erreur.
Statistiques : encaissé ce mois et factures en attente de paiement.

Clients et fournisseurs

Fiche client : nom, code, forme juridique, TVA intracommunautaire, immatriculation, adresse, contact, banque et IBAN, conditions de paiement et limite de crédit.
Fiche fournisseur avec les mêmes coordonnées, recherche en cours de frappe, activation et désactivation.
Choix du pays à la saisie d'un fournisseur (France, Belgique, Allemagne, Italie, Espagne, Suisse).
Écran de réception qui liste les factures d'achat reçues, avec suppression.

Rapports et exports

Journal des ventes et journal des achats sur la période de votre choix.
Rapport de TVA : TVA collectée sur les ventes, TVA déductible sur les achats et TVA à payer.
Balance âgée des clients : non échu, 1-30, 31-60, 61-90 et plus de 90 jours.
Périodes rapides : ce mois, mois dernier, cette année, année dernière, ou dates libres.
Export des rapports vers Excel ou en CSV.
Export du fichier des écritures comptables (FEC) pour un exercice.

Paramètres

Identité de l'entreprise : raison sociale, forme juridique, SIREN, SIRET, TVA intracommunautaire, RCS, adresse, contact et coordonnées bancaires.
Réglages de facturation : préfixe des numéros de facture et taux de TVA par défaut.
Réglage de la messagerie d'envoi : serveur, port, SSL/TLS, identifiants, avec modèles prêts pour Gmail, Outlook, Office 365, Yahoo et IONOS.
Test de la connexion au serveur de messagerie et modèles de texte pour les factures et les relances.

Sur vos appareils

Application de bureau Windows, avec une base de données locale sur votre poste.
Version Linux : mêmes écrans, données locales sur le poste.
Compte Prophetix intégré : Mon espace, déconnexion et libération du poste.
Pas de version web ni mobile pour l'instant.

Prévu (pas encore disponible)

Envoi des factures et des relances par courriel depuis l'application : les réglages existent, le bouton d'envoi n'est pas encore branché.
Relances de paiement à plusieurs niveaux, en PDF et par courriel.
Fichiers de facture électronique Factur-X et UBL (EN 16931) : le XML se génère dans le code, mais pas encore depuis les écrans.
Import de factures d'achat reçues : le bouton existe sans action pour l'instant.
Avoirs et factures pro forma.

À savoir

Les mentions légales du PDF suivent le droit français ; vérifiez-les pour votre situation, l'application n'affirme aucune conformité.
Le PDF produit n'est pas encore un PDF/A-3 Factur-X : il ne remplace pas une facture électronique structurée.
Le fichier des écritures comptables (FEC) est un export de départ, à faire contrôler par votre comptable.
Version Linux non vérifiée sur un poste réel.