Contracts

Contrats

Le registre de vos contrats, et le dernier jour pour dénoncer avant qu'une reconduction tacite ne vous engage pour une période de plus.

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Contracts rassemble les contrats d'une organisation : fournisseurs, clients, prestataires informatiques, licences et abonnements, accords de confidentialité, accords de traitement de données, baux, assurances, maintenance. Chacun porte son tiers, ses dates, sa reconduction (aucune, tacite ou expresse), son préavis, son montant, ses obligations, ses avenants et ses pièces, avec un journal que personne ne modifie.

Les échéances se calculent chaque jour à partir des clauses saisies : la date limite pour dénoncer, la fin de la période en cours, la fin au plus tôt et l'engagement qui reste. Le tableau de bord montre ce qui demande une décision avant qu'il ne soit trop tard, l'échéancier se met dans votre agenda, et les contrats qui confient des données personnelles sans accord de traitement sont signalés. Contracts n'envoie aucun message, et ce n'est pas un avis juridique : relisez le contrat avant d'agir.

Le même registre existe sur le poste, sous Windows et sous Linux, et sur Android, hors ligne ; un paquet ZIP relisible sans nos outils le fait passer de l'un à l'autre.

Contracts est en préparation. Elle rejoindra le catalogue de l'abonnement Prophetix à sa sortie.

Toutes les fonctionnalités de Contracts

69 fonctionnalités en 11 domaines

Registre des contrats

Un contrat a un code proposé (CTR-2026-001, préfixe réglable), un intitulé, un tiers, un responsable et un état.
Classe par nature : fournisseur, client, prestataire informatique, licence ou abonnement, traitement de données, confidentialité, maintenance, assurance, bail, partenariat, financement.
Précise le sens du flux (dépense, recette, sans flux), le montant, sa périodicité et la devise, et affiche le montant ramené à l'année.
Range chaque contrat par catégorie et par service, deux listes que vous réglez vous-même.
Rédige le résumé et les clauses à retenir en Markdown : niveaux de service, pénalités, réversibilité…
Rattache un contrat à un contrat-cadre (bons de commande, accords de traitement, annexes) et y joint des liens vers CRM, Process ou Docs.
Copie un contrat pour en préparer un semblable.
Cherche et filtre la liste par nature, sens, situation, catégorie, service et responsable ; affiche aussi les contrats clos.
Exporte la liste filtrée en registre CSV, ou imprime la fiche d'un contrat (PDF par le navigateur).

Échéances calculées

Calcule chaque jour, à partir des clauses saisies, le dernier jour pour dénoncer avant qu'une reconduction tacite ne reparte pour une période entière.
Gère la reconduction tacite : périodes comptées depuis la fin initiale, sortie reportée à la période suivante quand le préavis est passé.
Gère un nombre maximal de reconductions, comme un bail 3-6-9.
Gère le renouvellement exprès : la limite pour décider est la fin moins le préavis.
Gère le contrat sans reconduction et le contrat à durée indéterminée, résiliable à tout moment avec préavis.
Compte le préavis en mois ou en jours.
Calcule la fin au plus tôt et l'engagement ferme qui reste jusqu'à la sortie la plus proche.
Indique la situation de chaque contrat : à venir, en vigueur, dénonciation à décider, fin proche, dénoncé, échu à clore.
Règle la fenêtre d'alerte pour l'organisation (90 jours par défaut) ou pour un contrat particulier.
Montre l'effet des dates pendant la saisie, comme si le contrat était signé aujourd'hui.

Cycle de vie et décisions

Suit un contrat du brouillon à la signature, à l'entrée en vigueur, à la dénonciation puis à la fin ; il peut aussi être abandonné.
Enregistre la dénonciation avec la date de notification, la partie et la fin obtenue, proposée d'après le préavis ; elle peut se retirer.
Consigne la décision d'échéance : reconduire, dénoncer ou renégocier.
Renouvelle un contrat à reconduction expresse.
Enregistre les avenants, qui reportent le montant et la fin.
Rouvre un contrat clos, réservé à l'administrateur.
Garde un journal que personne ne modifie : création, changements d'état, dénonciations, décisions, avenants, pièces, obligations, imports.

Obligations

Suit les obligations de votre société ou du tiers : livrable, paiement, révision du prix, rapport, audit, attestation, réunion.
Les planifie une fois ou tous les mois, trimestres, semestres ou ans.
Crée automatiquement la suivante quand une obligation récurrente est faite, sans dépasser la fin d'un contrat dénoncé.
Liste les obligations à faire sur 30 jours, 3 mois ou 1 an.
La personne responsable marque l'obligation faite, même avec un rôle de lecteur.

Pièces et tiers

Dépose l'exemplaire signé, les avenants, les devis, la correspondance, les preuves de dénonciation et les annexes.
Ouvre ou télécharge chaque pièce ; chacune garde son empreinte SHA-256.
Tient une fiche légère par tiers : type, identifiant légal, TVA, pays, adresse, contact, site web, notes.
Marque un tiers comme prestataire critique lorsqu'une activité importante dépend de lui.
Lie un tiers à sa fiche CRM.
Montre pour chaque tiers ses contrats et ce que pèsent ses contrats en cours.

Tableau de bord et échéancier

Met en tête les dénonciations à décider, les fins proches et les contrats échus à clore.
Liste les obligations des 30 prochains jours et les contrats en préparation.
Signale les contrats qui confient des données personnelles sans accord de traitement en vigueur avec le même tiers.
Totalise les dépenses et recettes annuelles et l'engagement restant, par devise.
Échéancier mois par mois sur 3, 6, 12 ou 24 mois.
Génère un agenda iCalendar à importer dans Outlook, Google Agenda ou votre téléphone, avec rappel une semaine avant les dates limites.
N'envoie aucun message : l'agenda tient lieu de rappel.

Droits et diffusion

Trois rôles : lecteur, gestionnaire, administrateur, reflets du compte Prophetix.
Diffusion restreinte : un contrat restreint n'est visible que des administrateurs, de son responsable et de son auteur, dans les listes, les comptes, l'échéancier et l'export.
Connexion unique avec votre compte Prophetix ; chaque organisation ne voit que ses données.
En consultation seule (licence absente), on lit et on exporte sans modifier.
Les listes de catégories et de services, la devise par défaut et le préfixe des codes se règlent dans Listes et réglages.

Import et export

Exporte l'organisation en archive ZIP relisible sans nos outils : registre CSV, tiers, obligations, agenda iCalendar, contrats en JSON et résumés en Markdown.
Joint les pièces d'origine dans l'archive ; seuls les contrats que la personne voit en sortent.
Importe un paquet en mode Ajouter (à côté, sous un code se terminant par IMP) ou Remplacer (administrateurs).
Reconnaît les tiers par leur identifiant légal puis leur nom, et les personnes par leur compte puis leur adresse.
Contrôle l'archive à l'import : taille et chemins bornés, extensions admises, empreintes vérifiées, le tout en une transaction.
Fait passer les contrats du serveur au poste ou au téléphone et retour.

Sur vos appareils

Web : l'application complète, avec connexion unique, licence, données sur le serveur et deux tutoriels guidés : traiter une dénonciation à décider, suivre une obligation récurrente.
Bureau Windows : paquet MSIX, registre hors ligne sur le poste.
Bureau Linux : paquets .deb et .sh en amd64 et arm64, registre hors ligne.
Android : la même interface, hors ligne, sans serveur.
Le paquet ZIP fait passer les contrats d'un appareil à l'autre.

À savoir

Les échéances viennent des dates et des clauses que vous saisissez : un préavis mal recopié donne une date fausse. Ce n'est pas un avis juridique, relisez le contrat.
Le signalement des accords de traitement de données est une aide à la vigilance, pas une preuve de conformité.
Le serveur n'est pas encore mis en ligne ; la version Linux amd64 est construite mais n'a pas été exécutée.
Sur Android, l'application s'est lancée sans erreur, mais l'interface n'a pas été vue à l'écran.
La fiche imprimable partagée depuis le téléphone est un HTML sans mise en forme.
Les liens vers CRM, Process ou Docs sont de simples adresses, sans vérification que la cible existe.

Prévu (pas encore disponible)

Signature électronique : l'exemplaire signé se dépose pour l'instant en pièce.
Rappels par courriel.
Licence du pendant hors ligne et publication dans le Microsoft Store.