CRM

Gestion de la relation client

Vos contacts, vos sociétés et l'historique de vos échanges, avec ce qu'il faut relancer et quand.

En préparation Créer un compteAussi pour

CRM garde la mémoire de vos relations : contacts et sociétés, appels, courriels, réunions et visites avec leur compte rendu. La date du dernier contact se tient toute seule, et le tableau de bord propose les personnes à relancer. Il ne présume pas de ce que vous y suivez : ventes, partenariats, adhésions, recrutements ou subventions, à vous de choisir.

Les tâches datées (relance, appel, rendez-vous) se confient à un collègue, et les opportunités avancent dans autant de pipelines que nécessaire, avec leur total et leur prévisionnel pondéré. Des collections de bonnes pratiques, des marches à suivre qui se transforment en tâches et des modèles de courriels ou de comptes rendus aident toute l'équipe à travailler de la même façon.

Le produit tient compte du RGPD au quotidien : base légale, date du consentement, opposition à la prospection affichée partout, suppression de la fiche avec son historique. Il n'affirme pas pour autant que votre organisation est en règle : cela reste à vérifier avec votre juriste. Rôles et équipes règlent qui voit quoi.

CRM est en préparation. Elle rejoindra le catalogue de l'abonnement Prophetix à sa sortie.

Toutes les fonctionnalités de CRM

124 fonctionnalités en 20 domaines

Tableau de bord et tâches

Affiche en tuiles les tâches en retard, celles du jour, les opportunités ouvertes et le prévisionnel pondéré.
Liste vos tâches du moment et permet de les cocher comme faites.
Propose les personnes à relancer : prospects et clients sans échange depuis plus de 30 jours.
Montre les derniers échanges consignés par l'équipe.
Crée un contact, une société ou une opportunité en un clic depuis l'accueil.
Planifie une tâche datée : appel, courriel, rendez-vous, relance ou à-faire, avec une priorité.
Confie la tâche à un collègue et la rattache à un contact, une société ou une opportunité.
Regroupe les tâches en retard, du jour, de la semaine et à venir.
Filtre par personne (moi, tout le monde) et par état ; rouvre, annule ou modifie une tâche.

Contacts et sociétés

Fiche contact : civilité, prénom, nom, fonction, société, courriel, téléphone, mobile, adresse, site web, notes.
Suit le cycle de vie : suspect, prospect, client, ancien client, partenaire.
Pose des étiquettes (VIP, salon…) et note la source du contact.
Cherche par nom, adresse, téléphone ou société ; filtre par cycle de vie, étiquette, propriétaire ou fiches archivées.
Archive une fiche pour la sortir des listes sans la perdre, ou la supprime avec tout son historique.
Ouvre un courriel vers le contact dans votre messagerie.
Fiche société : coordonnées, site web, secteur, effectif, identifiants légaux (SIREN, n° de TVA) et notes.
Classe chaque société comme prospect, client, partenaire, fournisseur ou ancien client.
Réunit sur la fiche ses contacts, ses opportunités et l'historique de tous ses échanges.
Crée un contact ou une opportunité déjà rattaché à la société.
Cherche et filtre les sociétés par relation, étiquette, propriétaire ou archivage.

Historique des échanges

Consigne un appel, un courriel, une réunion, une visioconférence, un message, un courrier, une visite ou une note.
Précise le sens (entrant, sortant, interne), la durée, l'objet, le détail et le résultat.
Planifie la suite directement en consignant l'échange.
Corrige ou supprime un échange consigné.
Tient seule la date du dernier contact de chaque fiche.
Emploie un modèle de courriel, de script d'appel ou de compte rendu et le consigne comme échange.

Opportunités et pipelines

Suit chaque affaire avec son montant, sa devise, sa probabilité et sa date de clôture espérée.
Affiche le pipeline en colonnes par étape, avec le total de chaque étape.
Déplace une opportunité d'étape en un clic ; le total en jeu et le prévisionnel pondéré par les probabilités se mettent à jour.
Marque une affaire gagnée ou perdue, avec le motif de perte.
Règle autant de pipelines que nécessaire (ventes, partenariats, recrutement…), avec étapes, probabilités et nature gagnée ou perdue.
Réordonne les étapes, choisit le pipeline par défaut.
Propose de lancer le playbook conseillé quand une opportunité arrive à l'étape prévue.

Bonnes pratiques

Organise les connaissances de l'équipe en collections : prospection, relation client, RGPD…
Rédige des articles en Markdown avec étiquettes ; un membre écrit un brouillon, un responsable le publie.
Garde les versions d'un article, les relit et les restaure ; archive un article ou le remet en brouillon.
Crée des playbooks : une marche à suivre qui crée une tâche datée par étape sur un contact, une société ou une opportunité.
Associe à chaque étape d'un playbook un délai, un modèle à employer et un article à relire.
Rédige des modèles de courriel, de script d'appel, de compte rendu ou de message dont les variables se remplissent depuis la fiche.
Cherche dans les articles, modèles et playbooks.
Une organisation neuve reçoit un jeu de départ : prospection, relation client et RGPD.

Droits, données personnelles et journal

Quatre rôles : administrateur, responsable, membre, lecteur.
Visibilité de chaque fiche : toute l'organisation, une équipe ou le propriétaire seul.
Crée des équipes et y affecte les collaborateurs ; active ou désactive un collaborateur.
Cache aux autres un échange ou une tâche rattaché à une fiche privée : un compte rendu ne trahit pas une opportunité privée.
Journal de chaque fiche et de l'organisation : qui a créé, modifié ou supprimé quoi et quand.
Filtre le journal par auteur et par type de fiche.
Connexion unique avec votre compte Prophetix ; chaque organisation ne voit que ses données.
Enregistre la base légale du traitement : intérêt légitime, consentement, contrat, obligation légale.
Note la date du consentement recueilli.
Marque les personnes qui s'opposent à la prospection, et l'affiche sur la fiche.
Supprime une fiche avec tout son historique pour répondre à une demande d'effacement.
Aide à tenir ces informations ; la conformité de votre organisation reste à vérifier avec votre juriste.

Import et export

Importe les contacts d'un autre outil depuis un CSV, colonnes reconnues en français ou en anglais.
Écarte les doublons par l'adresse de courriel et crée les sociétés au besoin.
Exporte tout en une archive ZIP relisible sans nos outils.
Le paquet contient les données en JSON, des CSV pour tableur, les contacts en vCard et les articles en Markdown.
Importe un paquet en mode Fusionner (ajoute, met à jour, sans doublon) ou Remplacer (restauration, administrateurs).
Contrôle l'archive à l'import : taille bornée, format vérifié, droits de la personne appliqués ligne par ligne.

Agents IA

Un point MCP permet à un agent IA de lire et compléter le CRM au nom d'une personne, avec ses seuls droits.
Lecture : rechercher, ouvrir une fiche, lire l'historique, les tâches, le pipeline et les bonnes pratiques.
Écriture, si la personne l'accorde : consigner un échange, planifier ou terminer une tâche, lancer un playbook, créer un contact.
Rien d'irréversible : aucun outil ne supprime ni n'envoie.
Chaque écriture est signée du nom de la personne suivi de agent IA, dans le journal et sur la fiche.
Le jeton de l'agent se crée sur le portail Prophetix.

Tutoriels

Déplacer une opportunité dans le pipeline et lire sa probabilité.
Lancer un playbook sur un contact.
Lire un article et employer un modèle de courriel.
Brancher un agent IA : adresse du point MCP, outils et signature au journal.
Une bulle désigne l'élément à utiliser et attend votre geste.

Sur vos appareils

Web : l'application complète, avec connexion unique, licence, point MCP pour les agents IA et données sur le serveur.
Bureau : la même application en local, hors ligne, sur Windows et sur Linux Ubuntu (paquets amd64 et arm64) ; données sur le poste.
Bureau et serveur échangent par le paquet ZIP en mode Fusionner : la modification la plus récente l'emporte.
Android : la même interface, hors ligne et sans permission ; les exports passent par la feuille de partage d'Android.

À savoir

Le pendant de bureau n'est pas encore proposé : sa licence n'est pas branchée et la publication Microsoft Store reste à faire.
L'application Android est compilée mais n'a pas encore été essayée sur un téléphone.
Pas de synchronisation entre serveur et poste ; les tutoriels n'ont pas été joués en navigateur.
Pas encore disponible : les pièces jointes aux échanges, à brancher sur le futur service Documents et OCR.
Pas encore disponible : les agents IA sur le poste, seul le serveur web les accueille.

Campagnes : Contacts et listes

Tient ces contacts à part des fiches du CRM : on les importe depuis un CSV, sans lien en direct avec elles.
Enregistre pour chaque contact son adresse, son prénom, son nom, sa société et sa langue.
Exige à la saisie comme à l'import la base du droit de lui écrire (consentement, intérêt légitime, client), son origine et sa date.
Range les contacts en listes ; un contact peut être dans plusieurs listes et ne reçoit un message qu'une fois par campagne.
Importe des contacts depuis un CSV, fusionne les doublons du fichier et liste les adresses invalides.
Exporte les contacts en CSV, avec les formules de tableur neutralisées.

Campagnes : Liste d'opposition

Applique la liste d'opposition au lancement, puis de nouveau à l'instant de chaque message.
Y inscrit chaque désabonnement, chaque rebond définitif et chaque plainte.
Réserve à un administrateur le retrait d'une adresse, avec la raison.
Applique le droit à l'effacement : la personne disparaît, ne reste que l'empreinte de son adresse, pour qu'une réimportation ne la recrée pas.
Partage cette liste avec les messages signés : un désabonnement par l'un bloque l'autre.
Efface, avec la fiche du CRM, le contact des campagnes et les messages signés de la même personne.

Campagnes : Campagnes et messages

Écrit le message une fois en Markdown, sans HTML brut, avec des liens filtrés et des images en https seulement.
Fusionne le prénom, le nom et la société, avec une valeur de repli, en protégeant le texte inséré.
Montre un aperçu avec un contact d'exemple et envoie un message de test à une adresse.
Ajoute un pied de message obligatoire avec l'adresse postale de l'organisation et la façon de se désabonner.
Fait passer une campagne de brouillon à planifiée, en cours, en pause puis terminée ou annulée.
Fige le contenu dès le lancement.
Refuse de lancer tant que l'adresse postale, le serveur SMTP et le désabonnement ne sont pas réglés.

Campagnes : Envoi

Envoie par le serveur SMTP de la société, avec un débit par minute et une limite journalière réglés pour l'organisation.
Réessaie les erreurs temporaires, et inscrit en opposition une boîte refusée pour de bon.
Permet la pause, la reprise, l'annulation et le lancement programmé.
Répartit une campagne entre plusieurs instances du serveur sans jamais envoyer deux fois le même message.
Reprend les lots abandonnés par une instance arrêtée en cours d'envoi.
Garde le mot de passe SMTP chiffré.

Campagnes : Désabonnement

Met dans chaque message un lien de désabonnement signé qui mène à une page publique de confirmation.
Ajoute l'en-tête « un clic » de la RFC 8058, pour que la messagerie désabonne d'un geste.
Ne désabonne pas à l'ouverture du lien : un bouton de confirmation est demandé.
Sur le poste de bureau, où aucun site n'est joignable par les destinataires, se désabonne par réponse « STOP » traitée à la main.

Campagnes : Résultats et rôles

Montre l'avancement en direct d'une campagne et le résultat message par message : état, essais, identifiant et erreur.
Exporte les résultats en CSV et garde un journal de campagne que personne ne modifie.
Distingue lecteur, rédacteur, expéditeur et administrateur.
N'enregistre ni ouvertures ni clics.

Campagnes : Poste, téléphone et échanges

Fonctionne hors ligne sous Windows et sous Linux, où il peut envoyer.
Fonctionne sur Android pour préparer et lire les résultats, sans envoyer.
Exporte et importe un paquet ZIP relisible sans nos outils.
Remet en brouillon à l'import toute campagne en cours, en pause ou planifiée.

Messages signés : Domaines d'expédition

Génère pour chaque domaine d'expédition une clé de signature DKIM, renouvelée par rotation, et indique les enregistrements DNS à publier.
Contrôle les enregistrements SPF et DMARC du domaine et dit s'il est prêt à envoyer.

Messages signés : Envoi unitaire

Envoie un message à une personne à la fois, déclenché par un autre produit (un workflow) et non en campagne, à partir d'un modèle.
Signe chaque message en DKIM depuis le domaine de votre organisation.
Met dans chaque message le désabonnement en un clic de la RFC 8058.
Respecte la liste d'opposition commune avec les campagnes.
Ne tient ni liste de contacts, ni suivi des ouvertures ou des clics.
Existe sur le web seulement.