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Policies
Politiques et procédures
Vos politiques et procédures internes, leurs versions, leur approbation, et la preuve de qui les a lues.
Policies rassemble les chartes, politiques, procédures et instructions de travail d'une organisation. Chaque document porte un code, un propriétaire, un approbateur, un périmètre et une échéance de revue, et ses versions suivent un cycle : brouillon, relecture, approuvée, publiée, retirée. Une version publiée ne se modifie plus : toute correction crée une nouvelle version, et la précédente est retirée.
Une fois un document publié, chacun l'atteste d'un clic (« J'ai lu et compris »), et l'attestation est liée à la version et datée. Un tableau montre qui a lu, qui doit lire et qui est en retard ; Policies n'envoie aucun message, la liste des personnes à relancer sert à le faire par votre canal habituel.
Les exigences d'un référentiel (RGPD, DORA, ISO 27001, ISO 9001) se rattachent aux documents pour voir ce qui est couvert. Les référentiels fournis sont des exemples reformulés, sans prétention d'exhaustivité, et les modèles de départ sont à adapter et à faire valider : ce n'est pas un avis juridique, et rien ici n'atteste une conformité.
Toutes les fonctionnalités de Policies
61 fonctionnalités en 13 domaines
Documents et versions
- Rassemble chartes, politiques, procédures et instructions de travail, chacune avec un code (par exemple POL-RH-001).
- Chaque document a un propriétaire, un approbateur, un périmètre et une échéance de revue.
- Classe les documents par domaine (liste réglable), avec un niveau de confidentialité et une périodicité de revue.
- Écrit le texte en Markdown, avec un aperçu à côté de l'éditeur.
- Numérote les versions en majeur.mineur, avec un résumé des changements, les auteurs et une date d'effet.
- Lie un document à un diagramme Process ou à un fichier Docs, par leur adresse.
- Joint des annexes au document, dans la limite de 25 Mo et 30 annexes par document.
- Signale « à réviser » un document dont l'échéance de revue est passée.
Cycle de vie des versions
- Fait passer chaque version par brouillon, en relecture, approuvée, publiée, puis retirée ; seules ces transitions sont permises.
- Rend une version publiée immuable : toute correction crée une nouvelle version en brouillon.
- Garde une seule version publiée à la fois : publier la suivante retire la précédente.
- Empêche l'approbateur d'être le seul auteur de la version qu'il approuve (règle réglable).
- Permet de reprendre en brouillon une version à corriger, de renoncer à une version, ou de supprimer un document jamais publié.
Relecture et approbation
- Désigne les relecteurs d'une version et la soumet à la relecture.
- Recueille leurs commentaires sur la version.
- Enregistre la décision : approuver, ou refuser en indiquant un motif, ce qui renvoie la version en brouillon.
- Publie une version approuvée, ou la retire avec un motif.
- Garde l'historique des événements de chaque document.
Diffusion et accusés de lecture
- Choisit l'audience d'un document : toute l'organisation, les membres de périmètres, ou des destinataires nommés.
- Fixe une date avant laquelle le document doit être lu.
- Permet à chacun d'attester d'un clic « J'ai lu et compris », liée à la version et datée.
- Rouvre une attestation pour chaque personne concernée quand une nouvelle version est publiée.
- Offre à chacun la page « Mes lectures » : ce qu'il doit lire, ce qu'il a lu, ce qui est en vigueur.
- Affiche sur le tableau de bord ce qui est à lire, à relire ou à approuver, et les revues échues.
Conformité de lecture
- Montre le tableau de lecture par document et par personne : lues, à lire, en retard, avec le taux.
- Liste les personnes à relancer, avec leurs adresses si on le demande.
- Consigne une relance faite par votre canal habituel, avec la date de la dernière relance.
- N'envoie aucun message lui-même : la liste sert à relancer par votre propre canal.
Référentiels et exigences
- Fournit en exemple des exigences RGPD, DORA, ISO 27001 et ISO 9001, reformulées et en petit nombre.
- Permet d'ajouter les référentiels d'exemple manquants, ou de créer les vôtres.
- Rattache un document à une exigence, avec un renvoi (article, chapitre…).
- Montre la couverture : on peut filtrer sur les exigences qui n'ont aucun document.
Modèles de départ
- Propose des modèles en français : charte informatique, mots de passe, congés, incidents de sécurité, protection des données personnelles, arrivée et départ.
- Affiche un aperçu du modèle avant de le copier.
- Crée un brouillon dans vos documents d'un clic sur « Copier dans mes documents ».
- Porte sur chaque modèle la mention « à adapter et à faire valider ; ce n'est pas un avis juridique ».
Recherche, périmètres et rôles
- Cherche dans le titre, le code, le domaine et le contenu, sans tenir compte des majuscules ni des accents.
- Définit des périmètres (société, site, service, rôle) et leurs membres, ainsi que la liste des domaines.
- Reconnaît cinq rôles cumulatifs : lecteur, relecteur, auteur, approbateur, administrateur.
- Crée le collaborateur à sa première visite ; un administrateur peut l'activer ou le désactiver.
- Le premier visiteur d'une organisation en devient administrateur.
Impression, import et export
- Imprime un document ou l'enregistre en PDF, avec son code, sa version, son état, sa date d'effet et son approbateur.
- Affiche le Markdown de façon assainie : pas de HTML brut, liens filtrés.
- Exporte l'organisation en archive ZIP relisible sans nos outils : registre et attestations en CSV, versions en Markdown, annexes d'origine.
- Importe une archive en mode Ajouter (à côté des documents existants) ou Remplacer (réservé aux administrateurs).
- Vérifie les empreintes à l'import et protège les champs CSV des formules de tableur.
- Permet de sortir ses données vers d'autres outils, sans dépendre de nos logiciels.
Aide et accès
- Propose quatre tutoriels guidés dans l'application : rédiger et soumettre, approuver et publier, répondre à une exigence, partir d'un modèle.
- Se connecte avec le compte Prophetix, avec une licence par organisation.
- Fonctionne dans le navigateur, sur ordinateur et sur téléphone.
À savoir
- Les modèles de départ sont à adapter et à faire valider : ce n'est pas un avis juridique.
- Les référentiels fournis sont des exemples reformulés, sans prétention d'exhaustivité, et rien n'atteste une conformité.
- Le taux de lecture mesure des attestations, pas la compréhension réelle des documents.
- Les liens vers Process et Docs sont des adresses : Policies ne vérifie pas que la cible existe.
- Les annexes ne sont pas versionnées ; l'historique d'un document supprimé disparaît avec lui.
Poste, téléphone et échanges
- Fonctionne hors ligne sous Windows et sous Linux, et sur Android pour lire la bibliothèque sans réseau.
- Permet à une personne seule d'approuver et de publier ses propres versions sur le poste et le téléphone, où elle est la seule.
- Exporte et importe un paquet ZIP relisible sans nos outils.
- N'a de valeur de preuve pour les accusés de lecture que sur le serveur.
Prévu (pas encore disponible)
- Envoi automatique des relances et des demandes de relecture.
- Licence du pendant de bureau, quotas de stockage et publication dans le Microsoft Store.