Policies

Politiche e procedure

Le vostre politiche e procedure interne, le loro versioni, la loro approvazione e la prova di chi le ha lette.

Policies riunisce le carte, le politiche, le procedure e le istruzioni di lavoro di un'organizzazione. Ogni documento ha un codice, un proprietario, un approvatore, un ambito e una scadenza di revisione, e le sue versioni seguono un ciclo: bozza, in revisione, approvata, pubblicata, ritirata. Una versione pubblicata non si modifica più: ogni correzione crea una nuova versione, e la precedente viene ritirata.

Una volta pubblicato un documento, ciascuno lo attesta con un clic (« Ho letto e compreso »), e l'attestazione è legata alla versione e datata. Una tabella mostra chi ha letto, chi deve leggere e chi è in ritardo; Policies non invia alcun messaggio, e l'elenco delle persone da sollecitare serve a farlo attraverso il vostro canale abituale.

I requisiti di un quadro normativo (GDPR, DORA, ISO 27001, ISO 9001) si collegano ai documenti per vedere che cosa è coperto. I quadri normativi forniti sono esempi riformulati, senza pretesa di esaustività, e i modelli di partenza vanno adattati e fatti convalidare: non è una consulenza legale, e nulla qui attesta una conformità.

Lo stesso strumento esiste sulla postazione, con Windows e Linux, e su Android, senza connessione: si legge la biblioteca senza rete e si scrive, rivede e pubblica come persona singola; le conferme di lettura valgono solo sul server.

Tutte le funzionalità di Policies

61 funzionalità in 13 ambiti

Documenti e versioni

Riunisce carte, politiche, procedure e istruzioni di lavoro, ciascuna con un codice (per esempio POL-RH-001).
Ogni documento ha un proprietario, un approvatore, un ambito e una scadenza di revisione.
Classifica i documenti per dominio (elenco configurabile), con un livello di riservatezza e una periodicità di revisione.
Scrive il testo in Markdown, con un'anteprima accanto all'editor.
Numera le versioni in maggiore.minore, con un riepilogo delle modifiche, gli autori e una data di efficacia.
Collega un documento a un diagramma Process o a un file Docs, tramite il loro indirizzo.
Allega al documento degli allegati, nel limite di 25 MB e 30 allegati per documento.
Segnala come « da rivedere » un documento la cui scadenza di revisione è passata.

Ciclo di vita delle versioni

Fa passare ogni versione per bozza, in revisione, approvata, pubblicata e poi ritirata; sono consentite solo queste transizioni.
Rende immutabile una versione pubblicata: ogni correzione crea una nuova versione in bozza.
Mantiene una sola versione pubblicata alla volta: pubblicare la successiva ritira la precedente.
Impedisce che l'approvatore sia l'unico autore della versione che approva (regola configurabile).
Permette di riportare in bozza una versione da correggere, di rinunciare a una versione o di eliminare un documento mai pubblicato.

Revisione e approvazione

Designa i revisori di una versione e la sottopone a revisione.
Raccoglie i loro commenti sulla versione.
Registra la decisione: approvare, oppure rifiutare indicando un motivo, il che riporta la versione in bozza.
Pubblica una versione approvata, oppure la ritira indicando un motivo.
Conserva la cronologia degli eventi di ogni documento.

Diffusione e conferme di lettura

Sceglie il pubblico di un documento: tutta l'organizzazione, i membri di ambiti, oppure destinatari indicati per nome.
Fissa una data entro la quale il documento deve essere letto.
Permette a ciascuno di attestare con un clic « Ho letto e compreso », legata alla versione e datata.
Riapre un'attestazione per ogni persona interessata quando viene pubblicata una nuova versione.
Offre a ciascuno la pagina « Le mie letture »: che cosa deve leggere, che cosa ha letto, che cosa è in vigore.
Mostra sulla dashboard che cosa è da leggere, da rileggere o da approvare, e le revisioni scadute.

Conformità di lettura

Mostra la tabella di lettura per documento e per persona: lette, da leggere, in ritardo, con la percentuale.
Elenca le persone da sollecitare, con i loro indirizzi su richiesta.
Registra un sollecito fatto tramite il vostro canale abituale, con la data dell'ultimo sollecito.
Non invia alcun messaggio da sé: l'elenco serve a sollecitare tramite il vostro canale.

Quadri normativi e requisiti

Fornisce come esempio requisiti GDPR, DORA, ISO 27001 e ISO 9001, riformulati e in numero ridotto.
Permette di aggiungere i quadri normativi di esempio mancanti, o di crearne di propri.
Collega un documento a un requisito, con un rimando (articolo, capitolo e così via).
Mostra la copertura: si può filtrare sui requisiti che non hanno alcun documento.

Modelli di partenza

Propone modelli in francese: carta informatica, password, ferie, incidenti di sicurezza, protezione dei dati personali, arrivo e partenza.
Mostra un'anteprima del modello prima di copiarlo.
Crea una bozza nei vostri documenti con un clic su « Copia nei miei documenti ».
Riporta su ogni modello la dicitura « da adattare e far convalidare; non è una consulenza legale ».

Ricerca, ambiti e ruoli

Cerca nel titolo, nel codice, nel dominio e nel contenuto, senza distinguere maiuscole e accenti.
Definisce gli ambiti (società, sede, servizio, ruolo) e i loro membri, nonché l'elenco dei domini.
Riconosce cinque ruoli cumulabili: lettore, revisore, autore, approvatore, amministratore.
Crea il collaboratore alla sua prima visita; un amministratore può attivarlo o disattivarlo.
Il primo visitatore di un'organizzazione ne diventa l'amministratore.

Stampa, importazione ed esportazione

Stampa un documento o lo salva in PDF, con il suo codice, la versione, lo stato, la data di efficacia e l'approvatore.
Mostra il Markdown in modo ripulito: niente HTML grezzo, link filtrati.
Esporta l'organizzazione in un archivio ZIP leggibile senza i nostri strumenti: registro e attestazioni in CSV, versioni in Markdown, allegati originali.
Importa un archivio in modalità Aggiungi (accanto ai documenti esistenti) o Sostituisci (riservata agli amministratori).
Verifica le impronte all'importazione e protegge i campi CSV dalle formule dei fogli di calcolo.
Permette di portare i propri dati verso altri strumenti, senza dipendere dai nostri software.

Guida e accesso

Propone quattro tutorial guidati nell'applicazione: redigere e sottoporre, approvare e pubblicare, rispondere a un requisito, partire da un modello.
Si accede con l'account Etrebil, con una licenza per organizzazione.
Funziona nel browser, su computer e su telefono.

Da sapere

I modelli di partenza vanno adattati e fatti convalidare: non è una consulenza legale.
I quadri normativi forniti sono esempi riformulati, senza pretesa di esaustività, e nulla attesta una conformità.
Il tasso di lettura misura delle attestazioni, non la comprensione effettiva dei documenti.
I link verso Process e Docs sono indirizzi: Policies non verifica che la destinazione esista.
Gli allegati non sono versionati; la cronologia di un documento eliminato scompare con esso.

Postazione, telefono e scambi

Funziona senza connessione su Windows e Linux, e su Android per leggere la biblioteca senza rete.
Permette a una sola persona di approvare e pubblicare le proprie versioni sulla postazione e sul telefono, dove è l'unica.
Esporta e importa un pacchetto ZIP leggibile senza i nostri strumenti.
Le conferme di lettura hanno valore probatorio solo sul server.

Previsto (non ancora disponibile)

Invio automatico dei solleciti e delle richieste di revisione.
Licenza della controparte desktop, quote di archiviazione e pubblicazione nel Microsoft Store.