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Policies
Políticas y procedimientos
Sus políticas y procedimientos internos, sus versiones, su aprobación y la prueba de quién las ha leído.
Policies reúne las cartas, políticas, procedimientos e instrucciones de trabajo de una organización. Cada documento tiene un código, un propietario, un aprobador, un ámbito y una fecha de revisión, y sus versiones siguen un ciclo: borrador, en revisión, aprobada, publicada, retirada. Una versión publicada ya no se modifica: toda corrección crea una nueva versión, y la anterior se retira.
Una vez publicado un documento, cada persona lo certifica con un clic («He leído y comprendido»), y la certificación queda vinculada a la versión y fechada. Una tabla muestra quién ha leído, quién debe leer y quién va con retraso; Policies no envía ningún mensaje, y la lista de las personas a las que hay que recordárselo sirve para hacerlo por su canal habitual.
Los requisitos de un marco normativo (RGPD, DORA, ISO 27001, ISO 9001) se vinculan a los documentos para ver qué está cubierto. Los marcos proporcionados son ejemplos reformulados, sin pretensión de exhaustividad, y las plantillas de partida deben adaptarse y validarse: no es asesoramiento jurídico, y nada aquí certifica una conformidad.
La misma herramienta existe en el puesto, con Windows y Linux, y en Android, sin conexión: se lee la biblioteca sin red y se redacta, revisa y publica como persona única; los acuses de lectura solo valen en el servidor.
Todas las funciones de Policies
61 funciones en 13 ámbitos
Documentos y versiones
- Reúne cartas, políticas, procedimientos e instrucciones de trabajo, cada uno con un código (por ejemplo POL-RH-001).
- Cada documento tiene un propietario, un aprobador, un ámbito y una fecha de revisión.
- Clasifica los documentos por dominio (lista configurable), con un nivel de confidencialidad y una periodicidad de revisión.
- Escribe el texto en Markdown, con una vista previa junto al editor.
- Numera las versiones en mayor.menor, con un resumen de los cambios, los autores y una fecha de entrada en vigor.
- Vincula un documento a un diagrama de Process o a un archivo de Docs, mediante su dirección.
- Adjunta anexos al documento, con un límite de 25 MB y 30 anexos por documento.
- Marca como «por revisar» un documento cuya fecha de revisión ha pasado.
Ciclo de vida de las versiones
- Hace pasar cada versión por borrador, en revisión, aprobada, publicada y después retirada; solo se permiten estas transiciones.
- Hace inmutable una versión publicada: toda corrección crea una nueva versión en borrador.
- Mantiene una sola versión publicada a la vez: publicar la siguiente retira la anterior.
- Impide que el aprobador sea el único autor de la versión que aprueba (regla configurable).
- Permite volver a poner en borrador una versión que hay que corregir, renunciar a una versión o eliminar un documento nunca publicado.
Revisión y aprobación
- Designa a los revisores de una versión y la somete a revisión.
- Recoge sus comentarios sobre la versión.
- Registra la decisión: aprobar, o rechazar indicando un motivo, lo que devuelve la versión a borrador.
- Publica una versión aprobada, o la retira indicando un motivo.
- Conserva el historial de eventos de cada documento.
Difusión y acuses de lectura
- Elige la audiencia de un documento: toda la organización, los miembros de ámbitos o destinatarios designados por su nombre.
- Fija una fecha antes de la cual el documento debe leerse.
- Permite a cada persona certificar con un clic «He leído y comprendido», vinculada a la versión y fechada.
- Reabre una certificación para cada persona afectada cuando se publica una nueva versión.
- Ofrece a cada persona la página «Mis lecturas»: lo que debe leer, lo que ha leído, lo que está en vigor.
- Muestra en el panel lo que hay que leer, releer o aprobar, y las revisiones vencidas.
Cumplimiento de lectura
- Muestra la tabla de lectura por documento y por persona: leídos, por leer, con retraso, con la tasa.
- Enumera las personas a las que hay que recordárselo, con sus direcciones si se solicita.
- Registra un recordatorio hecho por su canal habitual, con la fecha del último recordatorio.
- No envía ningún mensaje por sí mismo: la lista sirve para recordarlo por su propio canal.
Marcos normativos y requisitos
- Proporciona como ejemplo requisitos del RGPD, DORA, ISO 27001 e ISO 9001, reformulados y en pequeño número.
- Permite añadir los marcos de ejemplo que falten, o crear los suyos.
- Vincula un documento a un requisito, con una referencia (artículo, capítulo, etc.).
- Muestra la cobertura: se puede filtrar por los requisitos que no tienen ningún documento.
Plantillas de partida
- Ofrece plantillas en francés: carta informática, contraseñas, vacaciones, incidentes de seguridad, protección de datos personales, altas y bajas.
- Muestra una vista previa de la plantilla antes de copiarla.
- Crea un borrador en sus documentos con un clic en «Copiar en mis documentos».
- Lleva en cada plantilla la mención «para adaptar y validar; no es asesoramiento jurídico».
Búsqueda, ámbitos y roles
- Busca en el título, el código, el dominio y el contenido, sin distinguir mayúsculas ni acentos.
- Define ámbitos (sociedad, sede, servicio, rol) y sus miembros, así como la lista de dominios.
- Reconoce cinco roles acumulables: lector, revisor, autor, aprobador, administrador.
- Crea al colaborador en su primera visita; un administrador puede activarlo o desactivarlo.
- El primer visitante de una organización se convierte en su administrador.
Impresión, importación y exportación
- Imprime un documento o lo guarda en PDF, con su código, versión, estado, fecha de entrada en vigor y aprobador.
- Muestra el Markdown de forma depurada: sin HTML en bruto, enlaces filtrados.
- Exporta la organización en un archivo ZIP legible sin nuestras herramientas: registro y certificaciones en CSV, versiones en Markdown, anexos originales.
- Importa un archivo en modo Añadir (junto a los documentos existentes) o Reemplazar (reservado a los administradores).
- Verifica las huellas al importar y protege los campos CSV de las fórmulas de las hojas de cálculo.
- Permite llevar sus datos a otras herramientas, sin depender de nuestros programas.
Ayuda y acceso
- Ofrece cuatro tutoriales guiados en la aplicación: redactar y someter, aprobar y publicar, responder a un requisito, partir de una plantilla.
- Se accede con la cuenta Prophetix, con una licencia por organización.
- Funciona en el navegador, en ordenador y en teléfono.
Conviene saber
- Las plantillas de partida deben adaptarse y validarse: no es asesoramiento jurídico.
- Los marcos proporcionados son ejemplos reformulados, sin pretensión de exhaustividad, y nada certifica una conformidad.
- La tasa de lectura mide certificaciones, no la comprensión real de los documentos.
- Los enlaces a Process y Docs son direcciones: Policies no comprueba que el destino exista.
- Los anexos no se versionan; el historial de un documento eliminado desaparece con él.
Puesto, teléfono e intercambios
- Funciona sin conexión en Windows y Linux, y en Android para leer la biblioteca sin red.
- Permite a una sola persona aprobar y publicar sus propias versiones en el puesto y el teléfono, donde es la única.
- Exporta e importa un paquete ZIP legible sin nuestras herramientas.
- Los acuses de lectura solo tienen valor probatorio en el servidor.
Previsto (todavía no disponible)
- Envío automático de recordatorios y de solicitudes de revisión.
- Licencia de la contrapartida de escritorio, cuotas de almacenamiento y publicación en la Microsoft Store.