HR & Projects

Recursos humanos y proyectos

Su equipo y sus proyectos: quién hace qué, cuándo y a qué coste.

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HR & Projects gestiona el personal y planifica los proyectos en un diagrama de Gantt, con los recursos y los costes de cada tarea.

HR & Projects está en preparación. Se incorporará al catálogo de la suscripción Etrebil cuando salga.

Todas las funciones de HR & Projects

125 funciones en 19 ámbitos

Expedientes del personal

Mantiene una ficha por empleado: identidad, datos de contacto, fecha de nacimiento, fecha de incorporación, puesto y departamento.
Indica el responsable directo, el tipo de contrato (jornada completa, jornada parcial, temporal, becario, trabajo temporal por ETT) y la situación (activo, de permiso, suspendido, baja definitiva).
Guarda en la ficha el salario, el número de la Seguridad Social y el IBAN.
Limita la lectura de una ficha a la persona interesada, a su responsable directo y a RR. HH.; solo RR. HH. crea y modifica las fichas.
Encuentra a un empleado por su nombre, su correo electrónico o su puesto.
Marca la salida de un empleado sin borrar su historial.
Organiza los departamentos en árbol, con un código, un responsable y subdepartamentos.
Importa los empleados desde un archivo Excel, con una plantilla vacía, una plantilla de ejemplo y una comprobación del archivo antes de la importación.
Actualiza las fichas existentes durante la importación y señala las filas con errores.
Exporta la lista de empleados a Excel.
Vincula a cada empleado con su cuenta Etrebil mediante la dirección de correo electrónico de su ficha.

Reglas por país

Admite tres países: Francia, Luxemburgo y Bélgica, a elección de la organización.
Propone para cada país una jornada semanal y un número inicial de días de vacaciones anuales, que se ajustan para cada empleado.
Calcula los días de RTT (días de reducción de la jornada laboral) según la jornada semanal para Francia, con la posibilidad de fijarlos a mano.
Ofrece una lista de convenios colectivos predefinidos por país, para vincular a la ficha del empleado.
Clasifica a los empleados por categoría (directivo, empleado, obrero, becario, aprendiz, colaborador externo...).
Gestiona la opción de jornadas anuales a tanto alzado (forfait jours) para los directivos.
Genera los días festivos del año según las plantillas del país, incluidos los que se desplazan, como la Pascua o Pentecostés.
Añade, modifica o elimina un día festivo a mano.

Vacaciones y permisos

Presenta una solicitud de ausencia con su tipo: anual, enfermedad, sin sueldo, maternidad, paternidad, duelo, formación, recuperación u otro.
Acepta medias jornadas al principio y al final del periodo.
Cuenta los días laborables descontando los fines de semana y los días festivos.
Lleva un saldo por empleado y por año, con los días devengados, disfrutados y pendientes.
Hace aprobar o rechazar la solicitud por un responsable, con un comentario.
Permite al empleado cancelar su propia solicitud, lo que devuelve los días al saldo.
Enumera las solicitudes por tramitar en una página de aprobación.
Muestra a RR. HH. un calendario mensual de las ausencias aprobadas.

Tiempo de trabajo

Presenta la semana del empleado día a día, con navegación de una semana a otra.
Introduce cada entrada con la fecha, las horas, la hora de inicio y de fin, la pausa y una descripción.
Vincula la entrada a un proyecto y a una tarea.
Anota el teletrabajo y el lugar de trabajo.
Compara el total de la semana con un objetivo de 40 horas.
Envía la semana con un clic y bloquea después las entradas enviadas.
Hace aprobar o rechazar las entradas por un responsable.

Informes de gastos

Crea un informe de gastos para un periodo, con un título, una descripción y una moneda.
Añade líneas con la fecha, la categoría, la descripción, el importe, el proveedor y el IVA.
Ofrece doce categorías: viaje, alojamiento, comidas, transporte, kilometraje, equipos, software, formación, atenciones a clientes, oficina, comunicación y otros.
Vincula una línea a un proyecto y la marca como refacturable.
Totaliza el informe automáticamente.
Envía el informe a aprobación y sigue su estado: borrador, enviado, aprobado o rechazado.
Hace aprobar o rechazar el informe por un responsable, con un comentario.

Clientes y proyectos de la organización

Mantiene la lista de clientes con su dirección, su correo electrónico, su teléfono y su estado activo.
Crea proyectos con un código, un cliente, un jefe de proyecto, fechas, un presupuesto, un estado y un indicador de refacturable.
Divide cada proyecto en tareas, con horas estimadas.
Ofrece esos proyectos y esas tareas en las hojas de horas y en los informes de gastos.
Reserva la creación y la modificación de los proyectos a RR. HH., y su consulta a los responsables.

Planificación de proyectos, recursos y costes

Planifica un proyecto en un diagrama de Gantt, con tareas, subtareas, hitos y avance en porcentaje.
Se lee como tabla o como barras y se reorganiza subiendo, bajando o desplazando las tareas.
Registra los recursos (personas, material, equipos, software) con su tarifa por hora y su disponibilidad.
Registra los costes de cada proyecto por naturaleza: mano de obra, materiales, equipos, software, desplazamientos.
Sigue las compras desde la solicitud hasta la recepción.
Redacta informes de avance con los riesgos, los problemas y los próximos pasos.

Equipamiento y documentos

Inventaría el equipamiento asignado a los empleados: ordenador, pantalla, teléfono, vehículo, tarjeta de acceso, llaves, tarjeta bancaria y otros.
Anota el número de serie, la etiqueta, el fabricante, el modelo, el precio de compra y el fin de la garantía.
Sigue el estado de cada equipo: disponible, asignado, en reparación, perdido o dado de baja.
Registra la devolución de un equipo.
Guarda los documentos de RR. HH. de un empleado: contrato, currículum, documento de identidad, título, evaluación, nómina y otros, hasta 20 MB por archivo.
Marca un documento como confidencial y anota su fecha de caducidad.
Guarda los documentos en la base de datos de la aplicación, y no en una carpeta pública del servidor.

Espacio personal y estadísticas

Recibe a cada empleado con un panel: vacaciones restantes, horas de la semana, solicitudes pendientes.
Da acceso a su perfil, a sus saldos de vacaciones, a su equipamiento y a su equipo.
Deja que el empleado actualice sus datos de contacto y su IBAN.
Le permite descargar sus documentos no confidenciales.
Muestra a RR. HH. la plantilla activa, las incorporaciones del mes y del año y los empleados de permiso.
Reparte a los empleados por departamento, por tipo de contrato, por situación y por antigüedad.
Traza la plantilla de los últimos doce meses.
Resume las vacaciones, las horas y los gastos por año o por mes.

Organización, roles y permisos

Se conecta con la cuenta Etrebil, sin contraseña propia de la aplicación.
Separa estrictamente los datos de cada organización.
Distingue cuatro roles: administrador, gestor de RR. HH., responsable y empleado.
Concede los roles de RR. HH. y de responsable desde la página Cuentas y roles, y vincula o desvincula una cuenta de una ficha de empleado.
Establece el país y la zona horaria de la organización.
Oculta los apartados del menú que la organización no necesita, sin conceder ningún derecho adicional.
Pasa a solo consulta cuando la licencia ya no cubre la organización.
Cambia de organización sin salir de la aplicación.

En sus dispositivos

Los expedientes del personal, las vacaciones, el tiempo, los gastos, el equipamiento y los proyectos de seguimiento se utilizan en un navegador, tanto en ordenador como en teléfono.
El diagrama de Gantt, los recursos, los costes, las compras y los informes de avance son los de la aplicación de escritorio Project, en Windows y en Linux.
Todavía no existe una aplicación de escritorio para la parte de recursos humanos.

Conviene saber

Los días de vacaciones, los días de RTT y los convenios colectivos son valores de partida que hay que comprobar: la aplicación ayuda a gestionarlos y no sustituye su verificación.
Solo se ofrecen Francia, Luxemburgo y Bélgica.
Los informes de gastos no admiten un justificante como archivo adjunto, y ninguna acción registra su pago.
Las solicitudes de ausencia no admiten archivos adjuntos.
Los proyectos de la parte de RR. HH. sirven para el seguimiento del tiempo y de los gastos; el Gantt está en la aplicación Project, cuyos datos todavía no están vinculados a estos.
La aplicación no ofrece una interfaz de programación (API) pública.

Gastos: Informes de gastos

Un informe tiene un código propuesto (NDF-2026-001, prefijo ajustable), un asunto, un periodo, un departamento y un proyecto.
Un borrador solo lo ve su autor, ni siquiera un administrador.
Calcula el total y la parte que se reembolsa, sin los gastos pagados con la tarjeta de la empresa.
Copia un informe para preparar el siguiente.
Busca y filtra la lista por estado, autor, departamento, proyecto y fecha, y la exporta en CSV.
Imprime un informe (PDF mediante el navegador) con sus gastos, sus puntos señalados, sus justificantes y su registro.

Gastos: Gastos y justificantes

Introduce un gasto con su fecha, su categoría, su concepto, su comercio y su importe con IVA incluido.
Convierte un gasto en moneda extranjera al tipo de cambio introducido, a la moneda de la organización.
Copia el IVA indicado en el justificante, sin calcularlo ni afirmar que sea deducible.
Calcula una indemnización por kilometraje o un importe fijo diario multiplicando la distancia o los días por la tarifa de un baremo.
Adjunta la foto o el PDF del justificante, hasta cinco por línea, con su huella SHA-256.
Acepta una lista cerrada de tipos de archivo: imágenes, PDF, correo electrónico, texto.
Permite declarar perdido un justificante, con una explicación que lee el aprobador.

Gastos: Política de gastos

Impide enviar un informe sin líneas, con un importe nulo, una fecha futura, un periodo invertido o una moneda sin tipo de cambio.
Exige un justificante para las categorías que lo piden, salvo declaración de pérdida explicada.
Señala al aprobador un tope de categoría superado, un gasto antiguo o fuera de periodo y un posible duplicado con otro informe del mismo autor.
Señala un baremo sin verificar, un IVA incoherente y un tipo de cambio igual a 1.
Entrega categorías iniciales sin tope, sin cuenta contable y sin baremo: la organización introduce las suyas.

Gastos: Circuito de aprobación

Hace pasar un informe de borrador a enviado, aprobado y después reembolsado.
Fija el aprobador designado para la persona en el momento del envío.
Deja que el autor retire su informe mientras nadie haya decidido.
Exige un motivo para rechazar y deja que el autor retome el informe rechazado, lo corrija y lo envíe de nuevo.
Prohíbe aprobar o reembolsar el propio informe, salvo ajuste de la organización.
Señala como retrasado un informe enviado desde hace demasiado tiempo.
Registra cada paso en un registro que nadie modifica.

Gastos: Contabilidad

Enumera los informes aprobados por reembolsar y registra un pago o un lote, con su referencia y su fecha.
Exporta los asientos en CSV, con las cuentas, el diario y el IVA que la organización ha introducido.
Equilibra los asientos: el haber del colaborador es igual a la suma de los debes.
Deja aparte los gastos pagados con la tarjeta de la empresa y lo indica en la exportación.
Exporta la lista de reembolsos por colaborador, sin datos bancarios.
Marca informes como contabilizados para no exportarlos dos veces.
Permite a un administrador reabrir un informe reembolsado por error.

Gastos: Roles, baremos y ajustes

Distingue empleado, aprobador, contable y administrador, y designa el aprobador de cada colaborador.
Configura las categorías: cuenta contable, tope por línea, justificante exigido.
Introduce los baremos con su fuente, sin verificar mientras nadie lo diga, y de nuevo sin verificar si cambia la tarifa.
Establece el prefijo de los códigos, la moneda, la antigüedad máxima, el plazo de aprobación y las cuentas de la exportación.
Conserva el importe de las líneas ya introducidas cuando cambia un baremo.

Gastos: Escritorio, teléfono e intercambios

Funciona sin conexión en Windows y en Linux, y en Android para fotografiar un ticket sin red.
Exporta los informes y sus justificantes en un archivo ZIP legible sin nuestras herramientas.
Importa un archivo tratándolo como un dato venido de fuera y recalculando los totales.
Restaura fielmente el archivo para un administrador; para los demás, los informes llegan como borrador.