CRM

Relación con los clientes

Sus contactos, sus empresas y el historial de sus interacciones, con lo que hay que retomar y cuándo.

En preparación Crear una cuentaTambién para

CRM guarda la memoria de sus relaciones: contactos y empresas, llamadas, correos electrónicos, reuniones y visitas con su acta. La fecha del último contacto se mantiene sola, y el panel propone las personas con las que conviene retomar el contacto. No presupone lo que usted sigue en él: ventas, alianzas, afiliaciones, contrataciones o subvenciones, a usted le corresponde elegir.

Las tareas con fecha (seguimiento, llamada, cita) se encargan a un compañero, y las oportunidades avanzan por tantos pipelines como haga falta, con su total y su previsión ponderada. Colecciones de buenas prácticas, playbooks que se convierten en tareas y plantillas de correos electrónicos o de actas ayudan a todo el equipo a trabajar de la misma manera.

El producto tiene en cuenta el RGPD en el día a día: base jurídica, fecha del consentimiento, oposición a la prospección mostrada en todas partes, eliminación de la ficha con su historial. Con ello no afirma, sin embargo, que su organización cumpla la normativa: eso queda por verificar con su asesor jurídico. Los roles y los equipos regulan quién ve qué. Incluye también las campañas de correo, enviadas por el servidor de su empresa, y mensajes individuales firmados desde su dominio; una sola lista de exclusión sirve para ambos.

CRM está en preparación. Se incorporará al catálogo de la suscripción Prophetix cuando salga.

Todas las funciones de CRM

124 funciones en 20 ámbitos

Panel y tareas

Muestra en recuadros las tareas atrasadas, las de hoy, las oportunidades abiertas y la previsión ponderada.
Lista sus tareas del momento y permite marcarlas como hechas.
Propone las personas con las que retomar el contacto: clientes potenciales y clientes sin interacción desde hace más de 30 días.
Muestra las últimas interacciones registradas por el equipo.
Crea un contacto, una empresa o una oportunidad con un clic desde la página de inicio.
Programa una tarea con fecha: llamada, correo electrónico, cita, seguimiento o pendiente, con una prioridad.
Encarga la tarea a un compañero y la vincula a un contacto, una empresa o una oportunidad.
Agrupa las tareas en atrasadas, de hoy, de la semana y futuras.
Filtra por persona (yo, todos) y por estado; reabre, cancela o modifica una tarea.

Contactos y empresas

Ficha de contacto: tratamiento, nombre, apellidos, cargo, empresa, correo electrónico, teléfono, móvil, dirección, sitio web, notas.
Sigue el ciclo de vida: sospechoso, cliente potencial, cliente, antiguo cliente, socio.
Aplica etiquetas (VIP, feria...) y anota el origen del contacto.
Busca por nombre, dirección, teléfono o empresa; filtra por ciclo de vida, etiqueta, propietario o fichas archivadas.
Archiva una ficha para sacarla de las listas sin perderla, o la elimina con todo su historial.
Abre un correo electrónico dirigido al contacto en su programa de correo.
Ficha de empresa: datos de contacto, sitio web, sector, plantilla, identificadores legales (SIREN, número de IVA) y notas.
Clasifica cada empresa como cliente potencial, cliente, socio, proveedor o antiguo cliente.
Reúne en la ficha sus contactos, sus oportunidades y el historial de todas sus interacciones.
Crea un contacto o una oportunidad ya vinculados a la empresa.
Busca y filtra las empresas por relación, etiqueta, propietario o archivo.

Historial de interacciones

Registra una llamada, un correo electrónico, una reunión, una videoconferencia, un mensaje, una carta, una visita o una nota.
Precisa el sentido (entrante, saliente, interno), la duración, el asunto, el detalle y el resultado.
Programa el siguiente paso directamente al registrar la interacción.
Corrige o elimina una interacción registrada.
Mantiene por sí sola la fecha del último contacto de cada ficha.
Emplea una plantilla de correo electrónico, de guion de llamada o de acta y la registra como interacción.

Oportunidades y pipelines

Sigue cada negocio con su importe, su divisa, su probabilidad y su fecha de cierre prevista.
Muestra el pipeline en columnas por etapa, con el total de cada etapa.
Mueve una oportunidad de etapa con un clic; el total en juego y la previsión ponderada por las probabilidades se actualizan.
Marca un negocio como ganado o perdido, con el motivo de la pérdida.
Configura tantos pipelines como haga falta (ventas, alianzas, contratación...), con etapas, probabilidades y naturaleza ganada o perdida.
Reordena las etapas, elige el pipeline predeterminado.
Propone lanzar el playbook recomendado cuando una oportunidad llega a la etapa prevista.

Buenas prácticas

Organiza los conocimientos del equipo en colecciones: prospección, relación con el cliente, RGPD...
Redacta artículos en Markdown con etiquetas; un miembro escribe un borrador, un responsable lo publica.
Guarda las versiones de un artículo, las revisa y las restaura; archiva un artículo o lo devuelve a borrador.
Crea playbooks: un procedimiento que crea una tarea con fecha por cada paso sobre un contacto, una empresa o una oportunidad.
Asocia a cada paso de un playbook un plazo, una plantilla que emplear y un artículo que releer.
Redacta plantillas de correo electrónico, de guion de llamada, de acta o de mensaje cuyas variables se rellenan desde la ficha.
Busca en los artículos, las plantillas y los playbooks.
Una organización nueva recibe un conjunto inicial: prospección, relación con el cliente y RGPD.

Permisos, datos personales y registro

Cuatro roles: administrador, responsable, miembro, lector.
Visibilidad de cada ficha: toda la organización, un equipo o solo el propietario.
Crea equipos y les asigna colaboradores; activa o desactiva a un colaborador.
Oculta a los demás una interacción o una tarea vinculada a una ficha privada: un acta no delata una oportunidad privada.
Registro de cada ficha y de la organización: quién creó, modificó o eliminó qué y cuándo.
Filtra el registro por autor y por tipo de ficha.
Conexión única con su cuenta Prophetix; cada organización ve únicamente sus datos.
Registra la base jurídica del tratamiento: interés legítimo, consentimiento, contrato, obligación legal.
Anota la fecha del consentimiento obtenido.
Marca a las personas que se oponen a la prospección y lo muestra en la ficha.
Elimina una ficha con todo su historial para atender una solicitud de supresión.
Ayuda a llevar esta información; el cumplimiento normativo de su organización queda por verificar con su asesor jurídico.

Importación y exportación

Importa los contactos de otra herramienta desde un CSV, con columnas reconocidas en francés o en inglés.
Descarta los duplicados por la dirección de correo electrónico y crea las empresas si hace falta.
Exporta todo en un archivo ZIP legible sin nuestras herramientas.
El paquete contiene los datos en JSON, CSV para hoja de cálculo, los contactos en vCard y los artículos en Markdown.
Importa un paquete en modo Fusionar (añade, actualiza, sin duplicados) o Reemplazar (restauración, administradores).
Controla el archivo al importar: tamaño acotado, formato verificado, permisos de la persona aplicados línea por línea.

Agentes de IA

Un punto de acceso MCP permite a un agente de IA leer y completar el CRM en nombre de una persona, con sus únicos permisos.
Lectura: buscar, abrir una ficha, leer el historial, las tareas, el pipeline y las buenas prácticas.
Escritura, si la persona la concede: registrar una interacción, programar o terminar una tarea, lanzar un playbook, crear un contacto.
Nada irreversible: ninguna herramienta elimina ni envía.
Cada escritura va firmada con el nombre de la persona seguido de agente de IA, en el registro y en la ficha.
El token del agente se crea en el portal de Prophetix.

Tutoriales

Mover una oportunidad por el pipeline y leer su probabilidad.
Lanzar un playbook sobre un contacto.
Leer un artículo y emplear una plantilla de correo electrónico.
Conectar un agente de IA: dirección del punto de acceso MCP, herramientas y firma en el registro.
Un globo señala el elemento que hay que usar y espera su gesto.

En sus dispositivos

Web: la aplicación completa, con conexión única, licencia, punto de acceso MCP para los agentes de IA y datos en el servidor.
Escritorio: la misma aplicación en local, sin conexión, en Windows y en Linux Ubuntu (paquetes amd64 y arm64); datos en el equipo.
Escritorio y servidor intercambian datos mediante el paquete ZIP en modo Fusionar: prevalece la modificación más reciente.
Android: la misma interfaz, sin conexión y sin permisos; las exportaciones pasan por la hoja de compartir de Android.

Conviene saber

La versión de escritorio todavía no se ofrece: su licencia no está conectada y la publicación en Microsoft Store queda por hacer.
La aplicación Android está compilada, pero aún no se ha probado en un teléfono.
No hay sincronización entre servidor y equipo; los tutoriales no se han reproducido en un navegador.
Todavía no disponible: los archivos adjuntos a las interacciones, que se conectarán al futuro servicio Documentos y OCR.
Todavía no disponible: los agentes de IA en el escritorio, solo el servidor web los admite.

Campañas: Contactos y listas

Mantiene estos contactos aparte de las fichas del CRM: se importan desde un archivo CSV, sin vínculo directo con ellas.
Registra para cada contacto su dirección, su nombre, sus apellidos, su empresa y su idioma.
Exige, tanto al introducirlo como al importarlo, la base jurídica para escribirle (consentimiento, interés legítimo, cliente), su origen y su fecha.
Agrupa los contactos en listas; un contacto puede estar en varias listas y recibe un mensaje una sola vez por campaña.
Importa contactos desde un CSV, fusiona los duplicados del archivo y enumera las direcciones no válidas.
Exporta los contactos en CSV, con las fórmulas de hoja de cálculo neutralizadas.

Campañas: Lista de exclusión

Aplica la lista de exclusión al lanzar y de nuevo en el momento de cada mensaje.
Inscribe en ella cada baja, cada rebote definitivo y cada queja.
Reserva a un administrador la retirada de una dirección, con el motivo.
Aplica el derecho de supresión: la persona desaparece y solo queda la huella de su dirección, para que una nueva importación no la vuelva a crear.
Comparte esta lista con los mensajes firmados: una baja por uno bloquea al otro.
Elimina, junto con la ficha del CRM, el contacto de las campañas y los mensajes firmados de la misma persona.

Campañas: Campañas y mensajes

Escribe el mensaje una sola vez en Markdown, sin HTML en bruto, con enlaces filtrados e imágenes solo en https.
Combina el nombre, los apellidos y la empresa, con un valor de reserva, protegiendo el texto insertado.
Muestra una vista previa con un contacto de ejemplo y envía un mensaje de prueba a una dirección.
Añade un pie de mensaje obligatorio con la dirección postal de la organización y la forma de darse de baja.
Hace pasar una campaña de borrador a programada, en curso, en pausa y después terminada o cancelada.
Congela el contenido desde el lanzamiento.
Se niega a lanzar mientras no estén configurados la dirección postal, el servidor SMTP y la baja.

Campañas: Envío

Envía por el servidor SMTP de la empresa, con un ritmo por minuto y un límite diario establecidos para la organización.
Reintenta los errores temporales e inscribe en la lista de exclusión un buzón rechazado de forma definitiva.
Permite la pausa, la reanudación, la cancelación y el lanzamiento programado.
Reparte una campaña entre varias instancias del servidor sin enviar nunca dos veces el mismo mensaje.
Recupera los lotes abandonados por una instancia detenida en pleno envío.
Guarda cifrada la contraseña SMTP.

Campañas: Baja

Pone en cada mensaje un enlace de baja firmado que lleva a una página pública de confirmación.
Añade la cabecera «un clic» de la RFC 8058, para que el programa de correo dé de baja con un solo gesto.
No da de baja al abrir el enlace: se pide un botón de confirmación.
En el equipo de escritorio, donde los destinatarios no pueden acceder a ningún sitio, la baja se hace con una respuesta «STOP» tramitada a mano.

Campañas: Resultados y roles

Muestra el avance en directo de una campaña y el resultado mensaje por mensaje: estado, intentos, identificador y error.
Exporta los resultados en CSV y lleva un registro de campaña que nadie modifica.
Distingue lector, redactor, remitente y administrador.
No registra aperturas ni clics.

Campañas: Escritorio, teléfono e intercambios

Funciona sin conexión en Windows y en Linux, donde puede enviar.
Funciona en Android para preparar y leer los resultados, sin enviar.
Exporta e importa un paquete ZIP legible sin nuestras herramientas.
Devuelve a borrador al importar toda campaña en curso, en pausa o programada.

Mensajes firmados: Dominios de envío

Genera para cada dominio de envío una clave de firma DKIM, renovada por rotación, e indica los registros DNS que hay que publicar.
Comprueba los registros SPF y DMARC del dominio e indica si está listo para enviar.

Mensajes firmados: Envío individual

Envía un mensaje a una persona cada vez, activado por otro producto (un workflow) y no como campaña, a partir de una plantilla.
Firma cada mensaje con DKIM desde el dominio de su organización.
Incluye en cada mensaje la baja con un clic de la RFC 8058.
Respeta la lista de exclusión compartida con las campañas.
No mantiene lista de contactos ni rastrea aperturas ni clics.
Solo existe en la web.