Field Service

Außendienst

Einsätze bei Ihren Kunden geplant, Zeit erfasst, Teile notiert, Zustimmung des Kunden unterschrieben und abzurechnende Positionen vorbereitet.

In Vorbereitung Konto erstellen

Field Service begleitet Einsätze bei Kunden: Störungsbehebung, Wartung, Installation. Ein Disponent legt den Einsatz an, weist ihn einem Techniker zu und plant ihn. Der Techniker fährt los, beginnt, erfasst Arbeits- und Fahrzeit, notiert die verwendeten Teile, schreibt seinen Bericht, lässt den Kunden unterschreiben und schließt ab. Der Disponent bereitet danach die abzurechnenden Positionen vor und behält die Referenz der in einem anderen Werkzeug ausgestellten Rechnung, zum Beispiel in Business.

Der Ablauf wird von den Diensten und von der Datenbank geprüft: Entwurf, geplant, unterwegs, in Arbeit, abgeschlossen, abgerechnet oder mit Begründung storniert. Ein Techniker hat immer nur eine offene Zeiterfassung. Jeder Einsatz führt ein Protokoll darüber, was getan wurde, von wem und wann.

Die Unterschrift des Kunden ist eine einfache elektronische Unterschrift, ein Nachweis der Zustimmung zur Arbeit: Sie ist keine qualifizierte Unterschrift im Sinne der eIDAS-Verordnung und identifiziert ihren Urheber nicht. Das Bild wird geprüft, ist auf 200 KB begrenzt, trägt einen SHA-256-Fingerabdruck und wird nicht mehr geändert.

Es werden keine Tarife mitgeliefert: Solange der Stundensatz nicht eingestellt ist, verweigert die Vorbereitung der Abrechnung die Arbeitszeit. Field Service rechnet nicht selbst ab und hat keine Live-Verbindung mit CRM oder Business.

Es ist eine Webanwendung, gedacht für den Browser eines Telefons vor Ort, ohne Offline-Modus und ohne Desktop- oder Android-Anwendung. KI-Agenten greifen über MCP-Werkzeuge darauf zu, und die wichtigsten Änderungen gehen als Ereignisse an Workflows.

Field Service ist in Vorbereitung. Sie wird mit ihrer Veröffentlichung in den Katalog des Etrebil-Abonnements aufgenommen.

Alle Funktionen von Field Service

61 Funktionen in 10 Bereichen

Einsätze und Planung

Legt einen Einsatz für einen Kunden an: Titel, Beschreibung der Arbeit, Priorität (niedrig, normal, hoch, dringend) und Adresse, die vom Kunden übernommen wird, wenn sie leer bleibt.
Vergibt jedem Einsatz einen Code pro Jahr, zum Beispiel INT-2026-001, dessen Präfix einstellbar ist.
Plant durch Zuweisung eines aktiven Technikers mit geplantem Beginn und Ende; plant einen bereits geplanten Einsatz um.
Führt den Einsatz vom Entwurf über geplant, unterwegs, in Arbeit, abgeschlossen bis abgerechnet; der einzige Schritt zurück ist das Unterbrechen durch einen Disponenten.
Storniert mit einer Begründung, solange die Arbeit nicht abgeschlossen ist; abgerechnet und storniert sind Endzustände.
Prüft den Ablauf in den Diensten und in der Datenbank: Ein abgeschlossener Einsatz behält seine Beschreibung, seine Zuweisung und seine Termine.
Listet die Einsätze, gefiltert nach Zustand, nach Techniker und per Suche nach Code, Titel oder Kunde; dieselbe Suche steht in der Kopfleiste.
Zeigt und erfasst Uhrzeiten in der Zeitzone der Organisation, anfangs Europe/Paris; die Daten werden in UTC gespeichert.

Kunden

Kundenkarte: Name, Adresse, Ansprechpartner vor Ort, Telefon, E-Mail und eine externe Referenz als Freitext (CRM, Business).
Sucht in den Kunden; ein Kunde mit Einsätzen wird nicht gelöscht, damit der Verlauf erhalten bleibt.
Die vollständige Liste ist Disponenten vorbehalten; ein Techniker sieht den Kunden auf der Seite jedes seiner Einsätze.

Vor Ort: Tour und Zeiterfassung

Die Seite Meine Einsätze zeigt als Karten, mit großen Schaltflächen, was den Techniker erwartet, was läuft und was er gerade beendet hat.
Die Telefonnummer des Kunden ist dort ein Anruflink.
Der Techniker fährt los, beginnt und schließt ab, von dieser Seite oder von der Seite des Einsatzes aus.
Erfasst die Arbeitszeit während des Einsatzes und die Fahrzeit unterwegs oder vor Ort.
Ein Techniker hat immer nur eine offene Zeiterfassung, was auch die Datenbank garantiert, und seine Zeiterfassungen überschneiden sich nicht.
Beginnen schließt die offen gebliebene Fahrt; Abschließen, Stornieren oder Unterbrechen schließt die offenen Zeiterfassungen des Einsatzes.
Eine vergessene Zeiterfassung wird nachträglich erfasst, nie in der Zukunft; ein Disponent entfernt eine falsche Zeiterfassung während des Einsatzes.
Der Bericht des Technikers wird während der Arbeit geschrieben und kann nach Abschluss des Einsatzes noch ergänzt werden.

Teile und Unterschrift des Kunden

Erfasst die verwendeten Teile: Referenz, Bezeichnung, Menge und Stückpreis netto, änderbar, solange der Einsatz nicht abgeschlossen ist.
Nimmt die Unterschrift des Kunden auf, mit dem Finger oder der Maus gezeichnet, mit dem Namen des Unterzeichners, während des Einsatzes oder direkt nach seinem Ende.
Prüft das empfangene Bild: PNG Block für Block samt Prüfsummen kontrolliert, höchstens 200 KB, höchstens 4.096 Pixel Seitenlänge.
Berechnet den SHA-256-Fingerabdruck des Bildes selbst und zeigt ihn mit dem Namen des Unterzeichners und dem Datum an.
Eine einzige Unterschrift pro Einsatz, nie geändert oder gelöscht: Die Datenbank verweigert es.
Es ist eine einfache elektronische Unterschrift, ein Nachweis der Zustimmung zur Arbeit; sie ist keine qualifizierte Unterschrift im Sinne der eIDAS-Verordnung und identifiziert ihren Urheber nicht.

Vorbereitung der Abrechnung

Bereitet die abzurechnenden Positionen eines abgeschlossenen Einsatzes vor: Arbeitszeit, Anfahrtspauschale, eine Position je Teil, Summe netto.
Rundet die Arbeitszeit jedes Einsatzes auf, auf die Minute, die Viertelstunde oder die halbe Stunde.
Berechnet die Anfahrtspauschale nur einmal je Einsatz mit mindestens einer Fahrzeiterfassung.
Rechnet dezimal, ohne Gleitkomma, mit auf zwei Nachkommastellen gerundeten Beträgen; jede Position lässt sich identisch nachrechnen.
Fügt Mehrwertsteuer und Bruttosumme nur hinzu, wenn ein Mehrwertsteuersatz eingestellt ist.
Verweigert die Vorbereitung abzurechnender Zeit, solange der Stundensatz 0 ist, und sagt, wo er einzustellen ist.
Markiert den Einsatz als abgerechnet und behält die Nummer der anderswo ausgestellten Rechnung, zum Beispiel in Business; danach ändert er sich nicht mehr.
Einstellungen und Tarife sind für alle lesbar und nur von einem Administrator änderbar: Stundensatz, Pauschale, Mehrwertsteuer, Rundung, Code-Präfix, Zeitzone.

Rollen, Zugriff und Protokoll

Drei Rollen: Techniker, der seine Einsätze sieht und ausführt; Disponent, der alles sieht, anlegt, plant, zuweist, storniert und die Abrechnung vorbereitet; Administrator, der zusätzlich Rollen und Tarife verwaltet.
Ein Techniker sieht keine Entwürfe: Ein Einsatz erscheint ihm, sobald er geplant ist.
Die Rechte werden von den Diensten geprüft, nicht nur von der Oberfläche; ein Disponent kann die Handgriffe vor Ort anstelle eines Technikers ausführen.
Die erste Person einer Organisation sowie jeder Etrebil-Eigentümer oder -Administrator ist automatisch Administrator; die anderen beginnen als Techniker.
Seite Mitarbeitende und Rollen: eine Rolle ändern, einen Zugang sperren oder wiederherstellen; ein gesperrter Zugang wechselt in den reinen Lesemodus.
Ohne Lizenz für die Anwendung ist alles lesbar und nichts schreibbar.
Jeder Einsatz hat sein Protokoll, wer was wann getan hat, von der Anlage bis zur Abrechnung; es wird weder geändert noch gelöscht.

KI-Agenten und Workflows

MCP-Zugangspunkt für KI-Agenten, mit einem Etrebil-Agententoken; die Werkzeuge laufen über dieselben Dienste und dieselben Rechte wie die Seiten.
Lesewerkzeuge: Einsätze auflisten (Zustand, Techniker, Zeitraum, Text), einen Einsatz mit Zeiterfassungen, Teilen und Unterschrift ohne Bild lesen, die Abrechnung vorbereiten, Kunden und Mitarbeitende auflisten.
Schreibwerkzeuge: einen Einsatz anlegen, planen und abschließen, dann als abgerechnet markieren.
Kein Werkzeug storniert, unterschreibt oder erfasst Zeit: Diese Handgriffe bleiben am Bildschirm.
Sendet an Workflows die Ereignisse Anlage, Planung, Beginn, Abschluss, Stornierung und Abrechnung, in derselben Transaktion wie die Änderung geschrieben; weder Beschreibung noch Adresse noch Bericht werden mitgesendet.
Keine öffentliche REST-API: Programme nutzen den MCP-Zugangspunkt.

Tutorials

Einen Einsatz anlegen, vom Entwurf bis zum vergebenen Code.
Die eigenen Tarife einstellen: Stundensatz und Anfahrtspauschale.
Jedes Tutorial führt Schritt für Schritt über die Bildschirme der Anwendung.

Auf Ihren Geräten

Web: die vollständige Anwendung, gedacht für den Browser eines Telefons vor Ort wie für den Arbeitsplatz des Disponenten.
Einmalanmeldung mit Ihrem Etrebil-Konto; jede Organisation sieht nur ihre eigenen Daten.
Vorerst keine Desktop-Anwendung und keine Android-Anwendung.
Kein Offline-Modus: Eine Zeiterfassung oder eine Unterschrift braucht beim Erfassen eine Verbindung.

Wissenswertes

Field Service rechnet nicht ab: Es bereitet Positionen vor, maßgeblich ist die in einem anderen Werkzeug ausgestellte Rechnung.
Es werden keine Tarife mitgeliefert; die vorbereiteten Beträge folgen den aktuellen Tarifen und sind nicht eingefroren.
Keine Live-Verbindung mit CRM oder Business: Der Kunde behält eine externe Referenz als Text, die Rechnung eine Referenz als Text.
Keine Ortung, keine Karte, keine Tourenoptimierung und keine Benachrichtigung.
Kein Foto und kein Anhang, kein Teilekatalog und kein Lager.
Vorerst kein Import und kein Export der Daten.
Unterschriften werden in der Datenbank ohne vorgesehene Aufbewahrungsfrist oder Löschung gespeichert und lassen sich heute nicht löschen.
Wurde nur auf einem Entwicklungsarbeitsplatz mit einer simulierten Anmeldung ausprobiert: kein echtes Telefon, keine Zeichnung von Hand, keine echte Etrebil-Anmeldung, kein echtes Workflows, keine MCP-Werkzeuge über das Protokoll.